Verpflegungspauschale Ratgeber

Alle wichtigen Informationen rund um das Thema Verpflegungspauschale zusammengefasst

Wer beruflich viel reist hat außerordentliche Kosten. Schließlich gibt es in Hotels meist keine Küche, in der man selbst kochen könnte, von Zeit fürs Einkaufen möchten wir gar nicht erst anfangen. Aus diesem Grund gibt es Verpflegungspauschalen, die Ihnen vom Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen zustehen. Kann eine Verpflegungspauschale nicht in Anspruch genommen werden, beispielsweise bei selbstständiger Arbeit, gibt es die Möglichkeit, die Kosten der Dienstreise in der Steuererklärung geltend zu machen.

Über beide Szenarien werden wir in diesem Artikel berichten und dabei wichtige Fragen klären, wie: Wann und wie Sie die Verpflegungspauschale bekommen, wie hoch die Sätze sind und wie das mit der Verpflegungspauschale läuft, sollten Sie viel im Ausland unterwegs sein. Dazu geben wir praktische Beispiele, damit das Ganze anschaulich wird. Tabellarische Ansichten haben wir ebenfalls für Sie vorbeireitet, damit Sie den Überblick behalten.

1. Was heißt Verpflegungsmehraufwand?
2. Wann bekommt man Verpflegungsmehraufwand?
3. Was ist die 3-Monatsfrist?
4. Wann wird die Verpflegungspauschale verkürzt?
5. Verpflegungspauschale im Ausland

Was heißt Verpflegungsmehraufwand?

Sollte Ihr Arbeitgeber die Kosten für Ihre Verpflegung und/oder Ihre Übernachtungen am Reiseort Ihrer Dienstreise nicht übernehmen, können Sie Ihren entstandenen Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Das sind die Kosten, die Sie haben, wenn Sie aus beruflichen Gründen nicht zu Hause sind. Dafür gibt es die Verpflegungspauschale, deren Höhe davon bestimmt wird, wo und wie lange Sie unterwegs sind.

Was versteht man unter Spesen?

Spesen ist ein Synonym von Verpflegungsmehraufwand. Dieser Begriff wurde in früheren Zeiten öfter verwendet. Darunter fallen also alle Unkosten, die zur Erledigung eines Auftrags oder ähnlichem entstehen.

Tipp: Um den Berechnungsprozess der Verpflegungskosten zu vereinfachen, gibt es Buchungs-Tools wie HRS SmartTrip, die eine integrierte Funktion zur Reisekostenabrechnung haben, die automatisch Verpflegungspauschalen berechnet.

Wann bekommt man Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Seit 2014 werden zwei Pauschalen unterschieden:

1. Sind Sie zwischen 8 und 24 Stunden von Ihrem privaten Wohnort abwesend, werden bei Inlandsreisen 12 € erstattet. Das bekommen Sie auch für Ihre Anreise- und Abreisetage, wenn Sie übernachten. In diesem Fall müssen dann nicht mindestens 8 Stunden überschritten sein.
2. Die zweite Variante gilt für ganztägige Abwesenheit, also wenn Sie 24 Stunden abwesend sind. Dafür werden für Inlandsreisen 24 € gezahlt.

Beispiel:

Sie fahren zu einem Seminar, das zwei Tage dauert. Sie fahren Zuhause um 15 Uhr los, verbringen zwei ganze Tage in einem Hotel, in dem auch das Seminar stattfindet und fahren am vierten Tag zurück nach Hause. Dort kommen Sie um 17 Uhr an. Folgende Kosten können Sie beim Arbeitgeber einfordern:

Was ist die 3-Monatsfrist?

Die 3-Monatsfrist bedeutet im Zusammenhang mit der Verpflegungspauschale folgendes: Wenn Sie sich geschäftlich länger als 3 Monate an einem Ort, der nicht Ihr Zuhause ist, aufhalten, gilt dies nicht mehr als Dienstreise. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, gibt es andere Wege, um diese Mehraufwendung geltend zu machen, es fällt nur nicht mehr unter die Verpflegungspauschale.

Ist es allerdings so, dass Sie Ihren geschäftlichen Aufenthalt durch Rückkehr für mindestens vier Wochen unterbrechen, werden die drei Monate wieder von vorn gezählt. Warum Sie den Aufenthalt unterbrechen, ist nicht relevant, also können auch Krankheit oder Urlaub Gründe sein.

Beispiel:

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Unternehmen Sie zu einem kürzlich übernommenen Unternehmen übersendet, um dort die Veränderungsprozesse zu steuern. Sie bleiben einen Monat, bekommen dann leider eine Grippe und verbringen ein paar Tage zur Genesung zu Hause, bevor Sie wieder einen Monat im neuen Unternehmen verbringen. Folgende Kosten können Sie vom Arbeitgeber erstattet bekommen:

Wann wird die Verpflegungspauschale verkürzt?

Die Verpflegungspauschale wird dann verkürzt, wenn der Arbeitgeber Kosten der Reise übernimmt. Denn natürlich soll die Pauschale nur ausgezahlt werden, wenn Sie selbst für die Kosten privat aufkommen, die Ihnen beruflich anfallen. Ist beispielsweise bei der Hotelbuchung das Frühstück inklusive, tritt bereits eine Kürzung der Verpflegungspauschale ein. Folgende Kürzungen gelten in Deutschland:

• Übernimmt der Arbeitgeber das Frühstück, wird die Pauschale um 20 % gekürzt.
• Werden Mittagessen oder Abendessen übernommen, werden jeweils 40% gekürzt.

Wenn Sie von der 24-Stunden-Pauschale ausgehen, sind das für das Frühstück 4,80 € und für Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 die gekürzt werden. Übernimmt der Arbeitgeber also all diese Verpflegungen, bleibt von der Pauschale nichts mehr übrig.

Verpflegungspauschale im Ausland

Die Verpflegungspauschalen können sich je nach Land stark unterscheiden. Deshalb gibt es Listen, die Ihnen verraten, welche Sätze in dem Land gelten, das Sie aufgesucht haben oder planen, aufzusuchen. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie einen Tag im Ausland verbringen, ist der Pauschalbetrag des Landes, in dem Sie sich aufhalten der, woran Sie sich halten. Bei mehreren Tagen Aufenthalt gilt:

• Anreisetag: der Pauschalbetrag des Ortes wird ausgezahlt, den Sie vor 24 Uhr erreichen.
• Rückreise: der Pauschaltbetrag des Ortes wird gezahlt, der ihr letzter Tätigkeitsort im Ausland war.
• 24-stündige Abwesenheit: der Pauschalbetrag des Ortes, an dem Sie sich aufhalten, ist maßgebend für die Auszahlungshöhe.

Sehen Sie auch die Liste mit den aktuellen Verpflegungspauschalen im Ausland nach Land sortiert.

Das Bundesfinanzministerium stellt außerdem die aktuellen Pauschbeträge als PDF zur Verfügung.

Verpflegungspauschale geltend machen lohnt sich

Wenn Sie aus diversen Gründe die aufgelisteten Kosten nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, weil Sie beispielsweise selbstständig arbeiten, beachten Sie folgende Tipps, um einen Teil der Kosten über die Steuererklärung zurück erstattet zu bekommen:

Wer häufiger beruflich verreist, für den lohnt sich die Verpflegungspauschale auf jeden Fall. Deshalb sollten Sie sich am besten nach jeder Reise kurz hinsetzen und Ihre Daten auflisten, damit Sie diese zum Zeitpunkt der Einkommenssteuererklärungs-Erstellung parat haben. Auf diese Weise können Sie einen Teil Ihrer Kosten zurückerstattet bekommen.

Haben Sie weitere Tipps und Tricks zum Thema Verpflegungspauschale? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen mit uns in den Kommentaren!