Kosten für das Frühstück im Hotel: So vermeiden Sie ein böses Erwachen bei der Reisekostenabrechnung

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Kosten für das Frühstück - das sollten Sie mit Blick auf die Reisekostenabrechnung beachten

Für viele Menschen ist das Frühstück die wichtigste Mahlzeit des Tages, vor allem auf einem Business-Trip. Mit Blick auf ihren prall gefüllten Terminkalender ist Geschäftsreisenden ein gutes Frühstück wichtig, weil sie tagsüber oftmals nicht zum Essen kommen. Wer viel Wert auf eine ausgiebige erste Mahlzeit des Tages legt, muss dafür aber auch mehr Geld auf den Tisch legen, als vom Arbeitgeber eigentlich vorgesehen ist. Die gute Nachricht: Geschäftsreisende können die Frühstückskosten überschaubar halten – und so ein böses Erwachen bei der Reisekostenabrechnung verhindern.

Frühstückskosten in deutschen Innenstädten übersteigen die Verpflegungspauschale deutlich

Es ist kein Geheimnis, dass Hotels in Innenstadtlagen begehrt und dementsprechend deutlich teurer sind – ein Fakt, der sich auch in den Frühstückspreise widerspiegelt: Laut einer Analyse der HRS Group, die wir bereits im April dieses Jahres in einem Blog-Artikel ausgewertet haben, kostet ein Frühstück in Hotels in Innenstädten im Vergleich zum Landesdurchschnitt bis zu 40 Prozent mehr. Wer zentrumsnah übernachten will, muss für ein Frühstück in einem 3-Sterne-Hotel im Schnitt 12 Euro auf den Tisch legen, bei Unterkünften mit 4 Sternen sind es 20 Euro, 5-Sterne-Hotels verlangen im Durchschnitt rund 38 Euro.

Demgegenüber steht die gesetzliche Verpflegungspauschale, die in den Reisekosten für die erste Mahlzeit des Tages berücksichtigt wird: 4,80 Euro. Man muss keinen Mathematik-Professor zu Rate ziehen, um zu ermitteln, dass der vom Arbeit- bzw. vielmehr vom Gesetzgeber vorgesehene Betrag für ein Frühstück nicht ausreicht, um die Kosten zu decken – schon gar nicht, wenn man in einem guten Hotel mit entsprechenden Kosten übernachtet. Bleiben Geschäftsreisende also auf den Kosten sitzen, wenn das Dejeuner mehr als 4,80 Euro kostet?

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Reisekostenrecht: Frühstück zählt nicht zu den Übernachtungs-, sondern den Verpflegungskosten

Eine eindeutige Antwort auf diese Frage gibt es nicht; dem deutschen Reisekostenrecht sei Dank. Während die Unterbringung in einem Hotel unter den Übernachtungskosten läuft, fällt ein Frühstück – ganz egal ob im Hotel oder einem Café gegessen wurde – nämlich unter die Verpflegungskosten, die nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können. Vielmehr werden die Kosten für Verpflegung auf einem Business-Trip in der Regel nur über die Verpflegungspauschale für Mahlzeiten abgegolten.

Die Regelungen für die Kürzung des Erstattungsbetrages von insgesamt 24 Euro ist denkbar einfach:

  • Frühstück: 4,80 Euro (entspricht 20% der Verpflegungspauschale für 24 Stunden Abwesenheit innerhalb Deutschlands)
  • Mittag- und Abendessen: 9,60 Euro (entspricht jeweils 40% der Verpflegungspauschale für 24 Stunden Abwesenheit innerhalb Deutschlands)

Hotelbuchung: Halten Sie die Augen nach Pauschalpreisen oder Business-Paketen offen

Hotels müssen die Preise für die Übernachtung und das Frühstück aufgrund der oben genannten Unterscheidung und der unterschiedlichen Besteuerung (ermäßigter Steuersatz von 7% für die reine Übernachtung, zusätzliche Leistungen wie Frühstück zum Regelsteuersatz von 19%) separat ausweisen. Solange der Arbeitgeber das Hotel inklusive Frühstück gebucht hat, ist das für den Arbeitnehmer bei der Abrechnung unproblematisch, schließlich hätte sich das Unternehmen vorab informieren müssen, wie teuer das Frühstück ist.

Sollten Geschäftsreisende ihre Reise selbst gebucht und die Unterkunft mit einem vergleichsweise teuren Frühstück gewählt haben, muss ihnen trotzdem nicht zwangsweise ein Nachteil entstehen. Es gibt einen Weg, um zu verhindern, dass nicht nur 4,80 Euro, sondern der tatsächliche Preis für das Frühstück von der Verpflegungspauschale abgezogen werden: Falls es vom Hotel angeboten wird, können Geschäftsreisende einfach eine Servicepauschale oder ein sogenanntes Business-Paket buchen. Dabei handelt es sich um Leistungen, die nicht nur das Frühstück, sondern auch weitere Services wie die Nutzung des Internets, der Parkplätze oder der Reinigung beinhalten.

Laut deutschem Reisekostenrecht werden diese zusätzlichen Leistungen als Sammelposten mit den üblichen 19% besteuert, gehören nicht zu den Verpflegungskosten – und sorgen dafür, dass die erste Mahlzeit des Tages für Geschäftsreisende bei der Reisekostenabrechnung nicht zum bösen Erwachen führt.

Fünf Tipps für ein ausgiebiges Hotel-Frühstück zum kleinen Preis

Eine ordentliche erste Mahlzeit des Tages und ein fairer Preis – diese beiden Dingen müssen sich also nicht ausschließen. Mit diesen fünf Tipps stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf den Kosten für Ihr Hotel-Frühstück sitzen bleiben.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit der Abrechnung Ihres Hotel-Frühstücks gemacht? Läuft bei Ihnen immer alles glatt oder gab es schon einmal Probleme, wenn es um die Kosten für die erste Mahlzeit des Tages geht? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

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9 Kommentare

  1. Hallo, vielen Dnk für die Empfehlungen im Artikel, die treffen es auf den Punkt und sind eine gute Strategie um sich hinterher Stress zu ersparen.

    Hier mein pragmatischer Tipp für die Thematik (wenn man die Rechnung selbst bezahlen darf oder einen zickigen Arbeitgeber hat) hier ist im Prinzip ganz einfach: bei höheren, zu hohen Preisen des Hotels für das Frühstück das einfach dort weglassen, dafür raus um die Ecke zum Bäcker Rewe, Lidl, Tankstelle oder zum Mac etc. gehen und sich dort einen Kaffee samt belegtem Brötchen gönnen, eventuell für später noch etwas einpacken und gut. Das ist besser für den Geldbeutel und wer nicht auf das opulente kontinentale Buffet am Morgen angewiesen ist fährt so auch für deinen Körper am Besten.

    Probiert es mal aus, morgens eher weniger zu essen macht deutlich leistungsfähiger als sich kreuz und quer den Magen vollzuladen der dann Schwerstarbeit leisten muss um das zu verarbeiten.

    Ganz optimal ist sich zwar einen Kaffee oder Tee zu gönnen die festen Stoffe sich jedoch in Form von Obst zuzuführen. Das belastet den Magen nicht, gibt dem Körper bis zum Mittag richtig viel Energie um den Stoffwechsel laufen zu lassen. Dann, ab 12 Uhr bis 20 Uhr kann normal gegessen werden, dann ist das System im Körper darauf eingestellt. Siehe die Trennkostregeln nach Fit for Life, damit habe ich beste Erfahrungen gemacht.

    Jeder weiß dass es vor dem Sport z.B. keinen Sinn macht den Magen mit Essen zu belasten, so ist es generell. Daher machen die teuren Buffets am Morgen eigentlich so gut wie keinen Sinn und den Kaffee / das Brötchen / die Banane gibt es günstiger außerhalb des Hotels um die Ecke.

    • Hallo Herr Grauer, danke für Ihr Feedback. Es freut uns, dass Ihnen der Beitrag gefällt. Und noch mehr freuen wir uns über Ihre hilfreichen Tipps für ein Frühstück, mit dem man gestärkt, aber nicht zu vollgeladen in den Tag startet. Wir hoffen, dass Sie gut in die Woche gekommen sind und vom stürmischen Winterwetter verschont bleiben. Viele Grüße aus Köln, Daniel

  2. Ich sehe hier leider eine negative Entwicklung generell.
    Die Hotels sind aufgrund der leichten Überprüfbarkeit ihrer Preise , ( nicht zuletzt auch wegen Buchungsportalen ) gezwungen ihre Preise für die Zimmer so gering wie möglich zu halten.
    Im Umkehrschluss holen Sie sich die entgangenen Gewinne so wieder über das Frühstück rein.
    Der Leidtragende ist hier leider der Außendienst , so das von den wenigen Reisekosten so gut wie gar nichts mehr übrig beliebt um dann wenigstens am Abend anständig essen zu können.
    Wir erinnern uns noch an die D-Mark Zeiten. Hier waren 48 DM am Tag nicht zu verbrauchen ………..
    Schöne neue Welt ………………

  3. Inhaltlich leider nicht korrekt!
    Selbst wenn ein Pauschalpreis gebucht wird, indem das Frühtsück enthalten isrt, kann und muß man spätestens beim Mwst ausweis erkennen, welchen Wert die Leistung zu 19 % (also das Frühstück hat). Das Hotel muß nämlich auch abrechnen (mit dem Finanzamt) und die rechnen erbarmungslos nach. Das Finanzamt verdient am höheren Mwst satz des Frühstücks und ist deshalb sehr darauf bedacht.

    • Guten Tag Frau Schulten, vielen Dank für Ihren Hinweis, den wir natürlich gerne aufnehmen. Wir werden den Text entsprechend anpassen. Viele Grüße, Daniel

  4. Hallo HRS,

    hier wird etwas falsch wiedergegeben, denn im Schreiben dazu vom Finanzministerium heißt es (BMF-Schreiben vom 14. Dezember 2016 (BStBl I S. 1438)): „Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG) werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen…“

    Es handelt sich also um die zusätzlichen Kosten: bitte korrigieren!

    Mit freundlichen Grüßen
    Karsten Jopke

    • Hallo Herr Jopke, ganz lieben Dank, dass Sie uns darauf aufmerksam machen. Wir werden den Text entsprechend anpassen. Schöne Grüße aus Köln, Daniel

  5. Ihr Artikel ist nicht ganz korrekt.
    Der Gesetzgeber verlangt – auch wenn ein Pauschalpreis inkl. Frühstück gebucht wurde – dass der Frühstücksanteil aufgrund der unterschiedlichen Besteuerung mit 7 bzw. 19 % IMMER separat ausgewiesen werden MUSS auf der Rechnung.
    Natürlich kann dieser Posten als Business Pauschale umbenannt oder geändert werde. Auf der Rechnung müssen die Posten jedoch wie bereits erwähnt immer separat ausgewiesen werden.

    • Guten Tag Frau Stahl, da haben Sie Recht, das haben wir nicht korrekt dargestellt. Deshalb ganz lieben Dank für den Hinweis, den wir uns natürlich zu Herzen genommen haben. Viele Grüße, Daniel