Für viele Menschen ist das Frühstück die wichtigste Mahlzeit des Tages, vor allem auf einem Business-Trip. Mit Blick auf ihren prall gefüllten Terminkalender ist Geschäftsreisenden ein gutes Frühstück wichtig, weil sie tagsüber oftmals nicht zum Essen kommen. Wer viel Wert auf eine ausgiebige erste Mahlzeit des Tages legt, muss dafür aber auch mehr Geld auf den Tisch legen, als vom Arbeitgeber eigentlich vorgesehen ist. Die gute Nachricht: Geschäftsreisende können die Frühstückskosten überschaubar halten – und so ein böses Erwachen bei der Reisekostenabrechnung verhindern.

Frühstückskosten in deutschen Innenstädten übersteigen die Verpflegungspauschale deutlich

Es ist kein Geheimnis, dass Hotels in Innenstadtlagen begehrt und dementsprechend deutlich teurer sind – ein Fakt, der sich auch in den Frühstückspreise widerspiegelt: Laut einer Analyse der HRS Group, die wir bereits im vergangenen Jahr in einem Blog-Artikel ausgewertet haben, kostet ein Frühstück in Hotels in Innenstädten im Vergleich zum Landesdurchschnitt bis zu 40 Prozent mehr. Wer zentrumsnah übernachten will, muss für ein Frühstück in einem 3-Sterne-Hotel im Schnitt 12 Euro auf den Tisch legen, bei Unterkünften mit 4 Sternen sind es 20 Euro, 5-Sterne-Hotels verlangen im Durchschnitt rund 38 Euro.

Demgegenüber steht die gesetzliche Verpflegungspauschale, die in den Reisekosten für die erste Mahlzeit des Tages berücksichtigt wird: 4,80 Euro. Man muss keinen Mathematik-Professor zu Rate ziehen, um zu ermitteln, dass der vom Arbeit- bzw. vielmehr vom Gesetzgeber vorgesehene Betrag für ein Frühstück nicht ausreicht, um die Kosten zu decken – schon gar nicht, wenn man in einem guten Hotel mit entsprechenden Kosten übernachtet. Bleiben Geschäftsreisende also auf den Kosten sitzen, wenn das Dejeuner mehr als 4,80 Euro kostet?

Frühstück Buffet Hotel Reisekostenabrechnung

Reisekostenrecht: Frühstück zählt nicht zu den Übernachtungs-, sondern den Verpflegungskosten

Eine eindeutige Antwort auf diese Frage gibt es nicht; dem deutschen Reisekostenrecht sei Dank. Während die Unterbringung in einem Hotel unter den Übernachtungskosten läuft, fällt ein Frühstück – ganz egal ob im Hotel oder einem Café gegessen wurde – nämlich unter die Verpflegungskosten, die nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können. Vielmehr werden die Kosten für Verpflegung auf einem Business-Trip in der Regel nur über die Verpflegungspauschale für Mahlzeiten abgegolten.

Die Regelungen für die Kürzung des Erstattungsbetrages von insgesamt 24 Euro ist denkbar einfach:

  • Frühstück: 4,80 Euro (entspricht 20% der Verpflegungspauschale für 24 Stunden Abwesenheit innerhalb Deutschlands)
  • Mittag- und Abendessen: 9,60 Euro (entspricht jeweils 40% der Verpflegungspauschale für 24 Stunden Abwesenheit innerhalb Deutschlands)

Hotelbuchung: Halten Sie die Augen nach Pauschalpreisen oder Business-Paketen offen

Hotels müssen die Preise für die Übernachtung und das Frühstück aufgrund der oben genannten Unterscheidung und der unterschiedlichen Besteuerung (ermäßigter Steuersatz von 7% für die reine Übernachtung, zusätzliche Leistungen wie Frühstück zum Regelsteuersatz von 19%) separat ausweisen. Solange der Arbeitgeber das Hotel inklusive Frühstück gebucht hat, ist das für den Arbeitnehmer bei der Abrechnung unproblematisch, schließlich hätte sich das Unternehmen vorab informieren müssen, wie teuer das Frühstück ist.

Sollten Geschäftsreisende ihre Reise selbst gebucht und die Unterkunft mit einem vergleichsweise teuren Frühstück gewählt haben, muss ihnen trotzdem nicht zwangsweise ein Nachteil entstehen. Es gibt einen Weg, um zu verhindern, dass nicht nur 4,80 Euro, sondern der tatsächliche Preis für das Frühstück von der Verpflegungspauschale abgezogen werden: Falls es vom Hotel angeboten wird, können Geschäftsreisende einfach eine Servicepauschale oder ein sogenanntes Business-Paket buchen. Dabei handelt es sich um Leistungen, die nicht nur das Frühstück, sondern auch weitere Services wie die Nutzung des Internets, der Parkplätze oder der Reinigung beinhalten.

Laut deutschem Reisekostenrecht werden diese zusätzlichen Leistungen als Sammelposten mit den üblichen 19% besteuert, gehören nicht zu den Verpflegungskosten – und sorgen dafür, dass die erste Mahlzeit des Tages für Geschäftsreisende bei der Reisekostenabrechnung nicht zum bösen Erwachen führt.

Fünf Tipps für ein ausgiebiges Hotel-Frühstück zum kleinen Preis

Eine ordentliche erste Mahlzeit des Tages und ein fairer Preis – diese beiden Dingen müssen sich also nicht ausschließen. Mit diesen fünf Tipps stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf den Kosten für Ihr Hotel-Frühstück sitzen bleiben.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit der Abrechnung Ihres Hotel-Frühstücks gemacht? Läuft bei Ihnen immer alles glatt oder gab es schon einmal Probleme, wenn es um die Kosten für die erste Mahlzeit des Tages geht? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

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26 Kommentare

  1. Mir wurde als Arbeitnehmer der volle Betrag des Frühstückes (19€)abgezogen.
    Das Zimmer mit Frühstück hat der Arbeitgeber gebucht und ich wurde über die Kosten nicht informiert.
    Eine Anwendung der 20% Regel hat nicht stattgefunden.

  2. Wo finde ich die gesetzliche Regelung dazu?

    „Sofern das Frühstück kleiner dem Pauschalabzug des Frühstücks (5,60 EUR) ist, würde nur die Erstattung der Übernachtungskosten erfolgen und kein Pauschalabzug der Frühstückspauschale.“

    Ich habe es so abegerechnet:
    Hotel Rechnung Übernachtung + 5,00€ Frühstück
    Also habe ich nur die Hotelkosten ohne Frühstück und den vollen Verpflegungssatz geltend gemacht.
    Unsere Finanzbuchhaltung ist der Meinung, das wäre falsch und hat deshalb die komplette Hotelrechnung incl. Frühstück und hat 5,60€ von der pauschale abgezogen.

    Ich würde mich über eine Antwort freuen.

    • Anmerkung zu As vom 21.02.2020:
      Mir ging es genauso auf einer Dienstreise nach Italien (bin als Beamter im Öffentlichen Dienst (BG) beschäftigt). Das Frühstück in Italien kostete nur 5 € pro Tag. Dies war weniger als 20% der Tagegeldpauschale für Italien. Also rechnete ich nur die Übernachtungskosten ab und wollte das Frühstück selbst bezahlen. Trotzdem wurden mir pauschal 20 % vom Tagegeld abgezogen (also mehr als 5 €), obwohl ich das Frühstück selbst bezahlen wollte!
      Der Abzug von 20% vom Tagegeld ist vom Gesetzgeber aber für den Fall vorgesehen, dass die Rechnung „Übernachtung inklusive Frühstück“ lautet. In diesem Fall kann der vom Hotel angesetzte Frühstückspreis nicht ermittelt werden und ein pauschaler Abzug von 20% vom Tagegeld soll den Frühstückswert repräsentieren. Prinzipiell gehört das Frühstück zu den persönlichen Bedürfnissen des Mitarbeiters und sind daher von diesem selbst zu tragen. Schließlich hätte der Mitarbeiter das Frühstück auch selbst zu bezahlen, wenn er zuhause geblieben wäre.
      Das Tagegeld wurde vom Gesetzgeber dazu vorgesehen, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Mehrkosten für die Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) ersetzen muss, die durch die vom Arbeitgeber angeordnete Dienstreise entstanden sind. Diese Mehrkosten wären nicht entstanden, wenn der Mitarbeiter zu Hause gegessen hätte.
      Das Tagegeld stellt also eine Mehrkostenaufwandsentschädigung dar. Nicht erstattet werden sollen jedoch die Kosten für das Essen selbst, denn dies sind Kosten des persönlichen Bedarfs, die zuhause auch entstanden wären. Deshalb wird das Tagegeld um die auf der Rechnung ausgewiesenen Kosten für das Essen gekürzt oder um einen prozentualen Pauschbetrag (20% fürs Frühstück, 40% für Mittag- oder Abendessen), wenn die Kosten nicht explizit ausgewiesen sind. Der übrig bleibende Betrag soll dem Mitarbeiter dazu dienen, die durch die Dienstreise entstandenen Mehrkosten für Verpflegung selbst zu bezahlen. Beinhaltet also die Hotelrechnung beispielsweise „Übernachtung mit Frühstück und Mittagessen“ dienen dem Mitarbeiter die vom Arbeitgeber bezahlten 40% des Tagegeldes dazu, das Abendessen zu finanzieren.
      Mir wurde zur Last gelegt, dass der Wert des Frühstücks auf der Rechnung ausgewiesen war. Wenn ich dagegen außerhalb des Hotels z.B. in einem Café mit gesonderter Rechnung gefrühstückt hätte, wäre das Tagegeld nicht gekürzt worden. Der Abzug von 20% vom Tagegeld, obwohl der Mitarbeiter das extra ausgewiesene Frühstück selbst bezahlt, ist eindeutig unzulässig.
      Es gibt eine Beispielsammlung des Bundesfinanzministeriums, in der genau dieser Fall beschrieben ist und eindeutig klargestellt wurde, dass das Tagegeld nicht zu kürzen ist, wenn der Mitarbeiter das Frühstück in voller Höhe selbst bezahlt!
      Insofern handeln offenbar viele Reisekostenstellen gesetzeswidrig und den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums zuwider, wenn der Mitarbeiter das explizit ausgewiesene Frühstück selbst bezahlen möchte und trotzdem eine Kürzung des Tagegeldes vorgenommen wird. Zu beachten ist dabei jedoch, dass der Pauschalabzug vom Tagegeld für den Mitarbeiter oft günstiger ist, nämlich dann, wenn das Essen teurer war als der Pauschalabzug des Tagegeldes beträgt. Nur wenn das Essen besonders günstig war, ist der im Vergleich zu hohe Pauschalabzug vom Tagegeld für den Mitarbeiter ungünstiger.

  3. Mein Problem ist, dass der Arbeitgeber das Hotel bucht und viele Hotels das Frühstück automatisch als inklusiv dabei haben. Zwar notiert die Assistentin bei der Buchung „ohne Frühstück“, aber der Hotelpreis ist inkl. Frühstück und von daher kann das Frühstück nicht abgewählt werden. Da ich allerdings grundsätzlich nicht Frühstücke wird das für mich zum Bumerang. Denn der Arbeitgeber zieht mir in der Pauschale das Frühstück ab, weil es ja in der Hotelbuchung enthalten ist – egal ob ich Frühstücke oder nicht. Das heißt: Es wird ein günstiges Hotel gebucht und mir dann das nicht gewollte und nicht genutzte Frühstück von der Pauschale abgezogen.

    • Antwort zu Georg vom 16.01.2020
      Wenn der Hotelübernachtungspreis das Frühstück pauschal enthält, kann es nicht abgewählt werden. D.h. die Reisekostenstelle zieht richtigerweise die 20% vom Tagegeld ab. Auch wenn man das Frühstück nicht zu sich genommen hat, ist der Abzug legal, ob er auch legitim ist, steht auf einem anderen Blatt.
      Der Abzug erfolgt, weil der Arbeitgeber nicht überprüfen kann, ob man das zur Verfügung gestellte Frühstück gegessen hat oder nicht. Der eine isst mehr, der andere weniger, ein Dritter isst gar nichts. Entscheidend ist, dass das Frühstück zur Verfügung gestellt wurde – und das ist vom Mitarbeiter selbst zu bezahlen. Was viele Arbeitnehmer vergessen: Sowohl Frühstück als auch Mittagessen als auch Abendessen sind prinzipiell vom Mitarbeiter zu bezahlen, denn zu Hause hätte er diese Essen auch selbst bezahlen müssen. Der Arbeitgeber soll nur die Mehrkosten in Form des Tagegeldes ersetzen, die dem Mitarbeiter auf der Dienstreise entstanden sind!! Enthält die Hotelrechnung z.B. nur die Übernachtung soll sich der Mitarbeiter mit dem Tagegeld die Mehrkosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen selbst finanzieren. Die Basiskosten (die zuhause auch angefallen wären) muss er sowieso selbst bezahlen. Was er mit dem Tagegeld macht, bleibt natürlich ihm überlassen. Entweder er fastet, dann hat er ein Zusatzeinkommen, oder er kauft sich nur eine Kleinigkeit oder er geht ins 4-Sterne-Restaurant essen und muss mehr bezahlen als das Tagegeld ausmacht. Dies bleibt alles dem Mitarbeiter selbst überlassen.
      Ein im Übernachtungspreis eingeschlossenes Essen gilt aber als eingenommen.

    • so geht es mir auch, gibt es da keine Regelung. Es wird ja eine nicht in Anspruch genommene Leistung berechnet?

  4. Hallo, eine Frage:
    Kürzen diese 20% der Verpflegungsmehraufwand-Pauschale von 4,80 den Pauschbetrag von 24 Euro oder kürzt dies den Netto- Betrag der Hotelrechnung um 4,80 Euro?
    Danke für Ihre Antwort!
    Mit freundlichen Grüßen
    Helmut Schmitt

    • Es wird die Verpflegungsmehraufwandspauschale um 4,80 gekürzt (voller Tag: 24,00 EUR – 4,80 EUR und An-/Abreisetag 12,00 EUR – 4,80 EUR; ab 01.01.2020 ändert sich der Pauschalabzug entsprechen auf 5,60 EUR, da dann für einen ganzen Tag 28,00 EUR und für An-/Abreisetag 14,00 EUR Verpflegungsmehraufwand erstattet wird). Die Hotelrechnung ist inkl. Frühstück komplett abrechenbar, sofern das Frühstück nicht kleiner dem Pauschalabzug des Frühstücks (5,60 EUR) ist. Dann nämlich würde nur die Erstattung der Übernachtungskosten erfolgen und kein Pauschalabzug der Frühstückspauschale.
      Viele Grüße
      Moris

  5. Hallo,

    ich habe folgendes Problem:
    Ich war auf Dienstreise und ich habe Frühstück und Abendessen bekommen.
    Das Frühstück kostete 4,80 EUR, das Abendessen 6,90EUR.
    Nun will mir der Arbeitgeber von meinem Tagessatz für zweimal Abendessen je 9,60 EUR abziehen, nicht die tatsächlichen Kosten je Abendessen von 6,90 EUR.
    Ist dies korrekt?

    • Hallo Mike, da der Arbeitgeber nicht wissen kann, wie teuer das Abendessen war, wird hier automatisch 40% der Spesen für einen vollen Tag abgezogen. Das sind in Deutschland 9,60 Euro – von daher ist in diesem Fall wohl alles korrekt.

  6. Hallo,

    es handelt sich ja auch um „Verpflegungsmehraufwendungen“. Es geht also nicht darum, dass der Frühstückspreis erstattet wird, sondern darum, dass die höheren Ausgaben für auswärtiges Essen im Gegensatz zur günstigeren Versorgung zu Hause aufgefangen werden.

    Gruß, Trey

  7. Danke für die tollen Infos.
    Es wäre aber auch von HRS prima, wenn bei allen Buchungen der Frühstückspreis aufgeführt wäre.
    Oft kommt es nämlich vor, dass nur inkl. Frühstück dabei steht und man gar nicht weiß (wissen kann) was auf einen zukommt.
    Zum Glück bieten immer mehr Hotels die Möglichkeit von Paketen an, damit man die überhöhten Kosten verteilen kann.

    • Das würden wir auch gerne machen, allerdings stellen uns die Hotels die (oft variablen) Preise für das Frühstück nicht immer bereit, so dass wir sie leider nicht auf den Buchungen angeben können.
      Viele Grüße aus Köln, Daniel

  8. Hallo,
    die Vorgehensweise mit dem Business-Paket anstelle des Frühstückspreises auf der Hotelrechnung habe ich mit einer Abmahnung „bezahlen“ müssen. Mir wurde vorgehalten, absichtlich meinen Arbeitgeber betrogen zu haben, nachdem ich das Hotel drum gebeten habe, die Frühstücks- und Parkkosten (16€ + 4€) als Business-Paket in der Rechnung aufzuführen. Es wurden letztlich pro Tag €16,- für das Frühstück von den €24,- pro Tag einbehalten…..(zzg. einer Abmahnung !)

    MfG

  9. Hallo, vielen Dnk für die Empfehlungen im Artikel, die treffen es auf den Punkt und sind eine gute Strategie um sich hinterher Stress zu ersparen.

    Hier mein pragmatischer Tipp für die Thematik (wenn man die Rechnung selbst bezahlen darf oder einen zickigen Arbeitgeber hat) hier ist im Prinzip ganz einfach: bei höheren, zu hohen Preisen des Hotels für das Frühstück das einfach dort weglassen, dafür raus um die Ecke zum Bäcker Rewe, Lidl, Tankstelle oder zum Mac etc. gehen und sich dort einen Kaffee samt belegtem Brötchen gönnen, eventuell für später noch etwas einpacken und gut. Das ist besser für den Geldbeutel und wer nicht auf das opulente kontinentale Buffet am Morgen angewiesen ist fährt so auch für deinen Körper am Besten.

    Probiert es mal aus, morgens eher weniger zu essen macht deutlich leistungsfähiger als sich kreuz und quer den Magen vollzuladen der dann Schwerstarbeit leisten muss um das zu verarbeiten.

    Ganz optimal ist sich zwar einen Kaffee oder Tee zu gönnen die festen Stoffe sich jedoch in Form von Obst zuzuführen. Das belastet den Magen nicht, gibt dem Körper bis zum Mittag richtig viel Energie um den Stoffwechsel laufen zu lassen. Dann, ab 12 Uhr bis 20 Uhr kann normal gegessen werden, dann ist das System im Körper darauf eingestellt. Siehe die Trennkostregeln nach Fit for Life, damit habe ich beste Erfahrungen gemacht.

    Jeder weiß dass es vor dem Sport z.B. keinen Sinn macht den Magen mit Essen zu belasten, so ist es generell. Daher machen die teuren Buffets am Morgen eigentlich so gut wie keinen Sinn und den Kaffee / das Brötchen / die Banane gibt es günstiger außerhalb des Hotels um die Ecke.

    • Hallo Herr Grauer, danke für Ihr Feedback. Es freut uns, dass Ihnen der Beitrag gefällt. Und noch mehr freuen wir uns über Ihre hilfreichen Tipps für ein Frühstück, mit dem man gestärkt, aber nicht zu vollgeladen in den Tag startet. Wir hoffen, dass Sie gut in die Woche gekommen sind und vom stürmischen Winterwetter verschont bleiben. Viele Grüße aus Köln, Daniel

    • Also mit Ihrer Lösung mögen Sie ja für Ihren Geschmack das richtige tun. Aber für die Mehrheit dürfte es keine Lösung sein, sich ohne die halbe Stunde geregeltes Frühstück mit einem Kaffee im Haus in den Job zu stürzen. Meine Welt ist das jedenfalls nicht. Zuhause mache ich meinen Kaffee selbst und trinke ihn in meiner gewöhnten Umgebung. Ihr Vorschlag hat auch weniger mit dem eigentlichen Ansatz dieses Artikels zu tun, mag aber helfen, dem Problem aus dem Weg zu gehen.
      Ich bevorzuge eine rechtssichere Lösung, die mich nicht auch noch mit einem teuren Frühstück bei meiner Auswärtstätigkeit (die ich insgesamt schon sehr belastend finde) im Regen der Unternehmenswillkür stehen lässt. Schöner wäre doch wenn man wenigstens eine Wahl dabei hat

  10. Ich sehe hier leider eine negative Entwicklung generell.
    Die Hotels sind aufgrund der leichten Überprüfbarkeit ihrer Preise , ( nicht zuletzt auch wegen Buchungsportalen ) gezwungen ihre Preise für die Zimmer so gering wie möglich zu halten.
    Im Umkehrschluss holen Sie sich die entgangenen Gewinne so wieder über das Frühstück rein.
    Der Leidtragende ist hier leider der Außendienst , so das von den wenigen Reisekosten so gut wie gar nichts mehr übrig beliebt um dann wenigstens am Abend anständig essen zu können.
    Wir erinnern uns noch an die D-Mark Zeiten. Hier waren 48 DM am Tag nicht zu verbrauchen ………..
    Schöne neue Welt ………………

  11. Inhaltlich leider nicht korrekt!
    Selbst wenn ein Pauschalpreis gebucht wird, indem das Frühtsück enthalten isrt, kann und muß man spätestens beim Mwst ausweis erkennen, welchen Wert die Leistung zu 19 % (also das Frühstück hat). Das Hotel muß nämlich auch abrechnen (mit dem Finanzamt) und die rechnen erbarmungslos nach. Das Finanzamt verdient am höheren Mwst satz des Frühstücks und ist deshalb sehr darauf bedacht.

    • Guten Tag Frau Schulten, vielen Dank für Ihren Hinweis, den wir natürlich gerne aufnehmen. Wir werden den Text entsprechend anpassen. Viele Grüße, Daniel

  12. Hallo HRS,

    hier wird etwas falsch wiedergegeben, denn im Schreiben dazu vom Finanzministerium heißt es (BMF-Schreiben vom 14. Dezember 2016 (BStBl I S. 1438)): „Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG) werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen…“

    Es handelt sich also um die zusätzlichen Kosten: bitte korrigieren!

    Mit freundlichen Grüßen
    Karsten Jopke

    • Hallo Herr Jopke, ganz lieben Dank, dass Sie uns darauf aufmerksam machen. Wir werden den Text entsprechend anpassen. Schöne Grüße aus Köln, Daniel

  13. Ihr Artikel ist nicht ganz korrekt.
    Der Gesetzgeber verlangt – auch wenn ein Pauschalpreis inkl. Frühstück gebucht wurde – dass der Frühstücksanteil aufgrund der unterschiedlichen Besteuerung mit 7 bzw. 19 % IMMER separat ausgewiesen werden MUSS auf der Rechnung.
    Natürlich kann dieser Posten als Business Pauschale umbenannt oder geändert werde. Auf der Rechnung müssen die Posten jedoch wie bereits erwähnt immer separat ausgewiesen werden.

    • Guten Tag Frau Stahl, da haben Sie Recht, das haben wir nicht korrekt dargestellt. Deshalb ganz lieben Dank für den Hinweis, den wir uns natürlich zu Herzen genommen haben. Viele Grüße, Daniel

Der HRS Experte Wojtek teilt mit den Lesern gerne Tipps und Tricks rund um das Thema Reisen. Wojtek reist gerne selbst in neue Destinationen und kommt von jeder Reise reicher um spannende Erlebnisse und neue Inspirationen zurück.