Viele Kosten, die Ihnen auf Ihren Dienstreisen anfallen, können Sie sich erstatten lassen. Nur wissen viele Menschen gar nicht, welche Optionen Sie eigentlich haben. Deshalb haben wir uns hingesetzt und geschaut, was für Sie wichtig sein könnte. In diesem Beitrag beantworten wir mit praktischen Beispielen Ihre Fragen, z.B.: Wie verrechnet man Fahrtkosten, was zählt zu den Reisenebenkosten und welche Kosten Ihre Verpflegung betreffend werden rückerstattet?

  1. Was heißt Reisekostenabrechnung?
  2. Wie berechnet man die Fahrtkosten?
  3. Tipp: Fahrtenbuch
  4. Was zählt zu den Reisenebenkosten?
  5. Verpflegungsmehraufwand
  6. Übernachtungskosten
  7. Reisekostenabrechnung – Aufwand, der sich lohnt

Was genau beinhaltet die Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist ein Zusammenfassen all Ihrer Kosten, die mit einer Dienstreise zusammenhängen. Darunter fallen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand (auch Spesen oder Tagegeld genannt) und Reisenebenkosten. Es gibt immer wieder den Fall, dass Ihr Arbeitgeber diese Kosten übernimmt, dann ist es Ihnen nicht möglich, diese in Ihrer Einkommenssteuererklärung (im Bereich „Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit“) geltend zu machen. Sind Ihnen aber dadurch Kosten entstanden, die Sie nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, können Sie sich einen Teil davon zurückholen.

Wie berechnet man die Fahrtkosten?

Darauf gibt es keine einfache Antwort, weil es eine Vielzahl an Wegen gibt, zur Arbeitsstätte und zurück zu kommen. Deshalb gehen wir die einzelnen Szenarien für Sie durch. Mal gelten Pauschalen, mal müssen Sie die tatsächlichen Kosten nachweisen können, um diese erstattet zu bekommen.

FahrzeugInformationen
PrivatfahrzeugIndividueller Kilometersatz: Hier sammeln Sie alle Kosten, die im Jahr für Ihr Auto anfallen (Versicherung, Reparaturen, Wartung etc.), diese werden durch die jährlichen Kilometer geteilt. Dieser Satz wird dann für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt.
Beispiel: Dabei kann ein individueller Kilometersatz von 0,40 € rauskommen. Sie bekommen also für 150 gefahrene Kilometer 60 € erstattet (Rechnung: 150 km x 0,40 € = 60 €).


Pauschaler Kilometersatz: Wer sich für diese Variante entscheidet, bekommt einfach 0,30 € pro gefahrenen Kilometer (mit dem Auto).
Beispiel: Für Ihre 150 Kilometer berufliche Fahrt erhalten Sie dann 45 € zurückerstattet (Rechnung: 150 km x 0,30 € = 45 €).

FirmenwagenFahrten mit dem Firmenwagen werden entweder komplett vom Arbeitgeber im Vorhinein übernommen (beispielweise mit einer Tankkarte) oder sie werden anhand eines Fahrtenbuches zurückerstattet.
MietwagenBeim Mietwagen geben Sie alle Quittungen ab, die damit zu tun haben, diese werden dann in voller Höhe erstattet.
Andere VerkehrsmittelGenauso läuft es, wenn Sie mit Bus, Bahn oder Flugzeug unterwegs sind. Sammeln Sie alle Belege und geben diese dann ab, die Kosten werden in voller Höhe erstattet.

Tipp: Fahrtenbuch

Fahrtkosten_Resiekostenabrechnung

Das Fahrtenbuch muss häufig bei Dienstwagen geführt werden, aber Sie können es auch bei Ihrem privaten PKW anwenden, wenn Sie sehr häufig berufliche Fahrten im Jahr mit dem Auto erledigen. Ein Fahrtenbuch zu führen ist einerseits aufwendig, wenn Sie es aber machen, winken höhere Rückzahlungsbeträge. In der Pauschale sind zwar alle Kosten von Kraftstoff, über Versicherung bis hin zur Instandhaltung enthalten, jedoch mit minimal angenommenem Faktor. Präziser wird es, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen. Darin müssen Sie festhalten:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel
  • Route
  • Zweck der Fahrt
  • Aufgesuchte Geschäftspartner

Was zählt zu den Reisenebenkosten?

Was die Reisenebenkosten betrifft, ist es ebenfalls wichtig, dass Sie alle Belege aufheben, damit diese erstattet werden können. Dazu zählen:

  • Mautgebühren,
  • Fährkosten,
  • Parkgebühren,
  • Eintrittskarten,
  • Kosten für das WLAN im Hotel,
  • Telefonkosten,
  • Trinkgelder,
  • Taxi,
  • Reisegepäckversicherungen,
  • Gepäckkosten
  • oder Schließfachgebühren.

Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungspauschale_Reisekostenabrechnung

Während einer Dienstreise müssen Sie sich meist selbst verpflegen. Diese dadurch entstandenen Kosten werden mit einer sogenannten Verpflegungspauschale beglichen. Für Inlandsreise gilt:

  1. Sind Sie zwischen 8 und 24 Stunden von Ihrem privaten Wohnort abwesend, werden bei Inlandsreisen 12 € erstattet. Das bekommen Sie auch für Ihre Anreise- und Abreisetage, wenn Sie übernachten. In diesem Fall müssen dann nicht mindestens 8 Stunden überschritten sein.
  2. Die zweite Variante gilt für ganztägige Abwesenheit, also wenn Sie 24 Stunden abwesend sind. Dafür werden für Inlandsreisen 24 € gezahlt.

Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder legen Sie eine Rechnung über die tatsächlichen Kosten vor, diese werden dann in voller Höhe erstattet. Oder Sie wenden die Pauschale an, diese unterscheidet sich je nach dem Land, in dem Sie übernachtet haben. In Deutschland werden pauschal 20 Euro gezahlt. Diese Pauschalbeträge können sich auch von Jahr zu Jahr ändern, informieren Sie sich also genau darüber, was Sie absetzen dürfen.

Reisekostenabrechnung – Aufwand, der sich lohnt

In diesem Artikel haben wir Ihnen Informationen dazu bereitgestellt, welche Optionen Sie in Sachen Reisekostenabrechnung haben. Fest steht: es ist die Mühe wert, Belege zu sammeln, Fahrtenbücher zu führen und am besten direkt nach der Reise alle Informationen zusammenzusammeln, damit Sie diese für Ihre Einkommenssteuererklärung parat haben. Auf diese Weise können Sie sich viele Ihrer Auslagen zurückholen.

Haben Sie weitere Anregungen oder andere hilfreiche Tipps zum Thema Reisekostenabrechnung? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrung mit uns in den Kommentaren!

 

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