Alle Informationen auf einem Blick:

Dienstreisen gehören in vielen Berufen heutzutage dazu. Dabei anfallende Kosten dürfen Sie von der Steuer absetzen. Diese Aufzeichnungen können vom Finanzamt in einer Betriebsprüfung untersucht werden. Damit Sie davor keine Panik haben brauchen, informieren wir in diesem Artikel darüber, was Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung beachten sollten.

Sie erfahren:

  1. Wofür Ihr Unternehmen Steuern abführen muss.
  2. Welche Voraussetzungen für Reisekostenabrechnungen erfüllt sein müssen.
  3. Welche Kosten zu Reisekosten zählen.
  4. Wie diese Kosten ausgewiesen werden.
  5. Welchen Stellenwert Vollständigkeit hat.

Wofür muss mein Unternehmen Steuern abführen?

Als Unternehmer kommen einige unterschiedliche Steuerarten auf einen zu. Sie lassen sich in drei Kategorien unterscheiden:

  • Ertragssteuern (z.B. Einkommenssteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer)
  • Verbrauchssteuern (z.B. Energiesteuer)
  • Substanzsteuern (z.B. Vermögenssteuer, Grundsteuer)

Aus diesem Grund macht es für Selbstständige wie auch Angestellte Sinn, angefallene Reisekosten in der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen, damit die evtl. zu zahlenden Steuern geringer werden.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden, damit Reisekostenabrechnungen anerkannt werden?

Reisekosten absetzen_ChecklisteEine Reise wird als berufliche Reise anerkannt, wenn diese so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst ist. Ein weiterer Hinweis ist, dass Sie außerhalb Ihrer Wohnung oder Ihrer Arbeitsstätte über einen längeren Zeitraum beruflich tätig waren. Damit Sie die Reise absetzen können, sollten Sie alles, was mit der Reise zu tun hat, sammeln oder aufschreiben.

Welche Belege müssen eingereicht werden?

Fahrt: Sammeln Sie hier alles, was Aufwendungen für Verkehrsmittel betrifft, die Sie benutzt haben, um zum Reiseort zu gelangen. Für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln erhalten Sie meist eine Rechnung, die Sie einreichen können. Wenn Sie mit Ihrem Privatfahrzeug gefahren sind, sollten Sie aufschreiben (Fahrtenbuch), wie viele Kilometer Sie gefahren sind, wie viel Zeit Sie gebraucht haben und welchen Weg Sie genutzt haben. Anhand dieser Daten werden die Ihnen angefallenen Kosten berechnet.

Unterkunft: Sammeln Sie hier alle Rechnungen, die mit Ihrer Unterkunft zu tun haben, also Hotelrechnungen.

Verpflegung: Die Verpflegung wird normalerweise über die Verpflegungspauschale abgerechnet. Belege zu sammeln ist trotzdem ratsam, um bei einer Betriebsprüfung „beweisen“ zu können, dass Sie tatsächlich an diesem Ort waren.

Reisenebenkosten: Dies sind Kosten, die nichts mit Fahrt, Unterkunft oder Verpflegung zu tun haben. Darunter fallen: Gepäckgebühren, Reisegepäckversicherungen, Mautgebühren, Parkgebühren, Trinkgelder, berufliche Telefongespräche … usw.

Welche Kosten gehören zu den Reisekosten?

Reisekosten
Unter Reisekosten fällt alles, was mit Ihrer Dienstreise zusammenhängt, also Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten. Falls Sie Arbeitnehmer sind, sollten Sie auch immer darauf achten, ob Ihr Arbeitgeber nicht vielleicht bereits Kostenanteile Ihrer Reisekosten übernommen hat, dann dürfen Sie diese entweder nicht oder nicht voll steuerlich absetzen. Mehr erfahren Sie dazu in unserem Artikel Reisekostenabrechnung.

Wie weise ich meine Reisekosten aus?

Unternehmer und Arbeitnehmer haben beide einen Vorteil, wenn Sie Reisekosten absetzen. Diese Kosten schmälern nämlich den Gewinn, deshalb sinken die Einkommens-, Körperschafts- und evtl. sogar die Gewerbesteuern, die gezahlt werden müssen. Wenn Sie Arbeitgeber sind, schaut das Finanzamt allerdings bei Ihnen nochmal genauer hin, denn hier geht es meist um größere Summen, wenn etwa nicht korrekt ausgewiesen wurde, während es beim Arbeitnehmer meist um kleinere Beträge geht.

Wenn eine Betriebsprüfung ansteht, überprüft das Finanzamt oft die Trennung von privaten und geschäftlichen Kosten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie lückenlos aufzeichnen. So brauchen Sie keine Panik vor der Betriebsprüfung zu haben. Achten Sie deshalb am besten schon vorm Antritt der Reise darauf, dass Sie private von geschäftlichen Kosten trennen. Heben Sie alle Belege lückenlos auf, damit Sie auch Jahre später noch nachweisen können, dass Ihre Reise betrieblich war. Hier zählen dann doch die Rechnungen des Italieners in Leipzig, bei dem Sie nach der Tagung essen waren oder das Protokoll einer Besprechung, das Einladungsschreiben eines Geschäftskontaktes, etc.

Welchen Stellenwert hat Vollständigkeit bei der Reisekostenabrechnung?

Reisekosten absetzen_Rechnungen
Vollständigkeit hat für die Erstattung von Reisekosten oberste Priorität! Fehlende Belege bedeuten, dass diese Kosten nicht erstattet werden können. Fehlende Belege, die erst nach einer gewissen Zeit wieder auftauchen, können meist auch nicht mehr mitaufgenommen oder rückerstattet werden.

Sammeln Sie für Ihre Reisen alles, was damit zu tun hatte, auch die Belege, die erstmal unwichtig erscheinen, wie Restaurantbesuche, Einladungsschreiben, Seminarabläufe, Protokolle. Diese scheinbar unwichtigen Belege können gerade bei einer Betriebsprüfung unwahrscheinlich wichtig sein, um zu belegen, dass Sie am Reiseort und dass Sie dort beruflich tätig waren.

Ordnung und Vollständigkeit schützen vor bösen Überraschungen

Es ist die Mühe wert, sich bereits vor einer Reise Gedanken darüber zu machen, wie eine Reise im Nachgang plausibel als Geschäftsreise ausgewiesen werden kann. Außerdem ist zu empfehlen, dass Sie sich nach der Reise direkt hinsetzen und alles Wichtige zusammentragen, abgeben oder abheften. Sind erstmal ein paar Monate oder Jahre vergangen, können Sie sich vielleicht auch nicht mehr so genau daran erinnern, was Sie vielleicht am Reiseort gemacht haben.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen weiterhelfen konnte und wünschen gutes Reisen!

Haben Sie weitere Tipps und Tricks für die Steuererklärung? Teilen Sie diese gerne in den Kommentaren mit uns!

 

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