Meeting-Knigge: 7 Etikette-Tipps für einen gelungenen Auftritt von der Anreise bis zur Abreise

Die Anreise zum Meeting kann ja schon eine gewisse Zeit dauern. Viele stehen in der Nacht auf, um sich auf den Weg zum Flughafen oder zur Bahn zu machen. Und manchmal stellen sich leider Zeitverzögerungen ein. Welche Tipps haben Sie, um gelassen am Ziel anzukommen?

Ja, ich kenne auch diese Situationen. Man geht früh aus dem Haus, hat möglicherweise einen Flug vor sich, dem dann gegen 9 Uhr das erste Meeting folgt. Ich hatte auch schon die Situation, dass der Flug zwar pünktlich war, es aber einen riesigen Stau auf dem Weg vom Flughafen zum Meeting gegeben hat.

Um solch eine Situation gar nicht erst aufkommen zu lassen, rate ich Folgendes: Ist das Meeting in der Früh, versuche ich den Abend vorher anzureisen und mir eine Nacht im Hotel zu gönnen. Das ist entspannter. Ich kann dann übrigens auch abends nochmals in aller Ruhe die Termine des folgenden Tages durchgehen.

Wenn das zeitlich nicht passt, so sollte man wenigstens versuchen, mit dem ersten Flug des Tages anzureisen bzw. mit der ersten Bahn, um Zeitpuffer einzubauen. Das gleiche gilt via Auto.

Angenommen man reist direkt morgens an. Welche kleinen Helferlein sollten Geschäftsreisende im Gepäck haben, die einem Gegenüber im Meeting nicht anmerken lassen, dass man schon 4 Stunden oder länger auf den Beinen war?

Da gibt es viele Helferlein. Auf jeden Fall empfehle ich immer ein zweites schickes knitterarmes Hemd oder Shirt aus Baumwolle zum Wechseln dabei zu haben, insbesondere wenn man an dem Tag mehrere Meetings hat. Und falls erforderlich, rate ich Männern mehrere Krawatten mitzunehmen, falls mal ein Kaffeefleck oder Ähnliches darauf landet.

Ich empfehle immer ein gutes, dezentes und sehr lang anhaltendes Deodorant, dabei zu haben, z.B. für Männer das Deo Spray Heat Protect von L’Oreal. Es bietet wirksamen Schutz gegen Schweiß selbst bei sehr hohen Außentemperaturen. Von weiblichen Geschäftsreisenden höre ich öfter, dass sie auf Deo-Cremes setzen, etwa auf die von Rexona. Diese verhindert, dass man überhaupt schwitzt. Perfekt! Auch erfrischende Reinigungstüchlein wie z.B. von Sagrotan mit Refresh-Effekt helfen. Vom Benutzen von starken Parfüms rate ich ab; das überdeckt nur, ist zu aufdringlich und erfrischt nicht wirklich.

Darüber hinaus helfen Bodysplashes/Themalsprays über den Tag hinweg, um sich zu erfrischen, z.B. von Avene oder Roche-Posay. Gut sind auch Sprays mit leichten Duftnoten wie Zitrus oder Orange. Damit assoziiert man Energie. Düften wie Grapefruit oder auch Limone sagt man nach, dass diese konzentrationsfördernd seien. Eher anregend wirken Salbei, Minze und Nelke.

Frauen empfehle ich immer, sich ein kleines Täschchen mit Lippenstift und diversen weiteren Schminkutensilien zu zulegen, damit diese sich nicht in der Tasche verteilen. So etwas passt immer auch gut in die Laptoptasche.

Grundsätzlich rate ich allen, nach der Anreise noch schnell einen Waschraum aufzusuchen, um sich entsprechend zurecht bzw. nochmal den letzten Check im Spiegel zu machen.

Wie ist das denn mit dem Outfit für Geschäftstermine bzw. Meetings. Was ist da besonders zu beachten und was empfehlen Sie?

Für Geschäftstermine muss das Outfit einfach stimmen. Die Kleidung drückt aus, wie ernst Sie den Termin und die Angelegenheit nehmen und Ihren Respekt vor dem Gegenüber. Schließlich ist man ja nicht zum Spaß da und möchte eine gewisse Ernsthaftigkeit an den Tag legen. Das Outfit für das Meeting sollte natürlich dem Anlass angepasst werden. Hier gibt es große Unterschiede je nach Anlass der Besprechung und Branche. Je formeller es wird, um so „korrekter“  möchte man erscheinen, denn es geht ja um etwas. Und das sollte sich dementsprechend auch in der Kleidung ausdrücken.

Dresscodes sind eigentlich Kleidervermerke, die man auf Einladungskarten findet. Oft wird aber im alltäglichen Sprachgebrauch auch die Geschäftskleidung, die getragen wird, mit dem entsprechenden Code benannt. Es ist aber darauf hinzuweisen, dass Geschäftskleidung unterschiedlich ausfallen kann. Die Geschäftskleidung eines Handwerkers ist der ordentliche „Blaumann“. Würde dieser eine Einladung erhalten, auf der der Dresscode „Business“ vermerkt wird, so erscheint er in Anzug mit Hemd und Krawatte und einem entsprechenden schicken Schuh, was eben dieser Code ausdrückt. Und würde er bei einer wichtigen Besprechung seines Unternehmens dabei sein, so wird er gewiss den Anzug vorziehen. Die Situation spielt eine Rolle. Hier einige Beispiele für Dresscodes:

Dresscode „Business“
In klassischen Branchen bei formellen Meetings ist der Dresscode „Business“ angesagt. Für den Herrn bedeutet es klassischerweise ein Anzug, Hemd, Krawatte. Für die Frau gilt Hosenanzug mit Bluse oder schickes Shirt, Kostüm oder ein Etuikleid. Ich bin der Meinung, dass man mit Accessoires wie Krawatten, Einstecktüchern, Schals und Gürteln ein Outfit, speziell in gedeckten Farben, aufpeppen kann. Achten Sie aber bei Farben und Accessoires auf den klassischen Rat „Weniger ist mehr“. Ein „Zuviel“ an Farben und Accessoires kann nämlich genau das Gegenteil bewirken, was man in einem klassischen Gespräch erzielen möchte, da Farben und Accessoires eine Signalwirkung haben. Turnschuhe sind bei diesem Dresscode tabu.

Dresscode „Business Casual“
Je nach Charakter der Besprechung kann auch ein lockerer Kleidungsstil angesagt sein. Hier gilt der Dresscode „Business Casual“. Wichtig ist, dass das Geschäftliche immer noch den Rahmen bildet. Der Dresscode bedeutet, dass die Jeanshose auch hier noch „fehl am Platz“ ist. Sie sollte durch eine schicke Stoffhose ersetzt werden. Jackett bzw. Blazer sowie Hemd beim Herrn gehören dazu. Ein Anzug beim Herrn mit entsprechendem Hemd wird immer noch gerne gesehen, allerdings darf die Krawatte fehlen, da dieser Kleidungsvermerk eine lockere geschäftliche Situation vermittelt. Gegen ein schickes farbiges Einstecktuch beim Herrn ist aber nichts einzuwenden. Die Frau trägt Kostüm, einen Hosenanzug oder ein Business-Kleid. Ein schickes Shirt unter einem Blazer ist hier möglich. Auch mit Rock und Bluse oder mit einer Stoffhose und einem Twinset kann „Frau“ in dieser Situation perfekt gekleidet sein. Turnschuhe oder Sandalen kommen bei diesem Dresscode nicht in Frage.

Dresscode „Smart casual“
In der Freizeit begegnet uns oft auch der Dresscode „Smart Casual“; er entspricht der gehobenen Freizeitkleidung. Ein „Must“ ist aber ein Jackett bzw. ein Blazer. Die Hose dazu darf aus einem edlen Jeansstoff bestehen. Eine Krawatte beim Herrn kann außen vor bleiben. Frauen können eine Stoffhose oder eine edle Jeans mit beispielsweise einer Bluse oder einem Shirt und einem Blazer kombinieren. Auch hier sind Turnschuhe ein „No Go“. Übrigens: Bei den Vermerken„smart casual“ und „business casual“ ist ein Mann mit einem Anzug und Hemd ohne Krawatte auch immer top gekleidet.

Ach, und noch ein Tipp, was die Farben betrifft: Früher galt immer die Regel „no brown in town“. Das stand für Kleidung aus dem Landleben (Naturtöne) und Braun als Farbe war nicht für Business-Termine in der Stadt geeignet. Ich persönlich finde aber, dass man sehr wohl auch Naturtöne im Business-Meeting tragen kann, wenn es die entsprechende Situation hergibt (z. B. bei alltäglichen Besprechungen) und das Business Outfit stimmt. Je förmlicher die Besprechung, desto eher sollte aber die klassische Businesskleidung mit gedeckten Farben gewählt werden.

Zum Schluss fehlt nur noch eine passende Jacke oder ein angemessener Mantel, damit der erste Eindruck sitzt. Er sollte wenig knittern und auch strapazierfähig sein. Ich denke da an die Ablage im Zug oder auch im Flugzeug über mir. Da wird die Jacke hineingelegt und der nächste packt seine Tasche darauf. Da kann es schon passieren, dass Kleidung verschmutzt wird oder auch Fäden zieht. Also, Obacht bei der Auswahl!

Gibt es kleine Helferlein, die beim Gegenüber einen sehr guten bleibenden Eindruck hinterlassen?

Ein sehr positiver erster Eindruck wird beeinflusst vom Äußeren, von der Haptik (mittelfester Händedruck, gut anfühlbare Visitenkarte), vom Duft sowie von der verbalen und nonverbalen Sprache. Da wir in den ersten Sekunden mit unserem Äußeren zu über 55 Prozent wirken, sollten wir das Augenmerk darauf legen. Neben der Wahl des richtigen Business Outfits sollten Sie dabei auf folgende stilsichere Accessoires setzen:

• Visitenkartenetui inklusive Visitenkarten
  Sie sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens und Ihrer Person und sollten gepflegt aussehen, d.h. keine Eselsohren haben. Schutz bietet das Visitenkartenetui. Diese kleinen Etuis gibt es in allen Preislagen und können eine sehr gute Wirkung erzielen, insbesondere für den aufkommenden Smalltalk vor dem Meeting.

• Schreibutensilien
  Sie notieren sich damit wichtige Inhalte aus dem Meeting; deshalb sollte auch der Stift eine gewisse Hochwertigkeit zum Ausdruck bringen. Ihre Mappe sollte gepflegt sein, ein klassischer Stift oder Kugelschreiber können dem ersten Eindruck gute Dienste erweisen.

• Business-Tasche
  Die Tasche sollte zum Anlass und zum Outfit passen. Sie sollte nicht verbeult sein und nicht aus allen Nähten platzen. Dennoch erwarten wir von einer Business-Tasche, dass alles hineingeht. Oftmals verstaue ich Geldbörse und Unterlagen in einer schönen größeren, gepolsterten Laptoptasche von Samsonite, so dass ich gar keine Handtasche mehr mitnehmen muss, oder ich nehme alternativ noch eine kleine Umhängetasche mit. 

Noch ein paar Fragen zum Meeting selbst. Gibt es so etwas wie einen Meeting-Knigge? Auf was sollte man grundsärtzlich achten?

Ja, gewiss, gibt es Dinge, auf die man im Meeting achten sollte, schließlich möchte man in einer Besprechung effizient zu einem erklärten Ziel kommen:

• Zur professionellen Vorbereitung gehört immer eine Agenda, die etwa ein- bis eineinhalb Wochen vorher verschickt wird. Den Punkt „Sonstiges“ bei den Tagungspunkten halte ich für überflüssig, da im Meeting all das zur Sprache kommen muss, was angedacht wird.
• Zur guten Vorbereitung gehört auch, dass Technik und Co. abgestimmt sind und funktionieren.
• Bei Meetings mit vielen auswärtigen Gästen und längeren Anfahrtszeiten bietet eine Bewirtung mit Getränken eine gute Atmosphäre. Es ist eine willkommene Geste. Damit einhergehend ist eine gute Platzierung immer von Vorteil. Ich habe es schon erlebt, dass Gastgeber bereits in Meetings die Plätze mit Tischkarten belegen.
• In einem größeren Meeting mit einem Moderator erwarte ich von eben diesem Neutralität und einen roten Faden.
• Da Meetings effektiv sein sollen, sollten auch zeitliche Aspekte beachtet werden. Insbesondere wenn weitere Termine an diesem Tage anstehen, ist gutes Zeitmanagement gefragt. Das gilt für Gastgeber und Gast. Daher folgend muss eine Besprechung immer ein Ergebnis haben, ein mindestens „Wer macht was bis wann“ muss auf jeden Fall herauskommen.
• Wichtig ist mir auch, dass jemand Protokoll führt oder man selbst auch noch mit schreibt. Das Protokoll sollte dann im Rahmen der Nachbearbeitung innerhalb der folgenden Woche nach der Besprechung zur Prüfung an alle Teilnehmer herumgeschickt werden.
• Dass im Nachhinein ein Meeting reflektiert wird, ist denke ich nur konsequent.

Gutes Zeitmanagement ist auch ein Stichwort. Es gibt Menschen, die planen die Abreise nicht ein, weil sie nicht wissen, wann Besprechungen beendet sind. Was raten Sie?

Ich versuche, mir auch für die Abreise Zeitpuffer einzubauen. Da es sein kann, dass Meetings immer mal etwas überzogen werden können, plane ich die Rückfahrt immer eine Stunde später ein. So hetzte ich mich nicht ab. Ich buche dann z. B. bei der Bahn den flexiblen Tarif. Bin ich mit via Flug unterwegs, buche ich immer den letzten Flug. Den aktuellen Fahrplan der öffentlichen Verkehrsmittel habe ich immer via App oder ausgedruckt parat, für den Fall, dass man sogar früher als geplant mit der Arbeit fertig ist. So ist auch die Rückreise entspannt.

Es menschelt überall. Wie geht man am besten mit „Pannen“ vor einem Meeting um?

Ja, Pannen können immer auftreten und sind menschlich. Hier mal eine kleine Auswahl an Situationen und wie man diesem möglicherweise begegnen kann:

Kaffeefleck oh Schreck
Da holt man sich noch vor einem Meeting zur Überbrückung der Wartezeit noch einen Coffee to go, setzt sich noch einige Minuten ins Auto, und dann passiert es: Der Kaffee schwappt über das Hemd oder die Bluse. Das ist ärgerlich, die Welt geht aber davon nicht unter. Sollte ein Waschraum in der Nähe sein oder sich im Gebäude in der Nähe der Rezeption befinden, so könnten Sie sich entweder schnell umziehen, sofern man eine Alternative zum Wechseln dabei hat. Ansonsten kann man versuchen, den Fleck etwas herauszuwaschen. Dennoch bleibt ein Fleck, und wenn es nur Wasser ist.
Wenn er auffällig ist und jeder darauf schauen könnte, dann werden Sie doch zum Storyteller: Sagen Sie doch ganz klar, am besten mit Humor – was Ihnen passiert ist. Und Sie haben die Kuh vom Eis.

Nicht einkalkulierte Verspätungen der öffentlichen Verkehrsmitteln
Das kann nervenaufreibend sein, insbesondere für Pünktlichkeitsfanatiker. Hier gilt: Ruhe bewahren, denn erstmal können Sie die Situation nicht ändern. Kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner für die Besprechung um zu avisieren, was passiert ist und dass Sie später kommen. So wissen Ihre Gastgeber schon einmal Bescheid und können sich danach richten.

Wie heißt nochmal diese Person?
Tritt die Situation ein, dass Sie einen Namen vergessen haben, dann stehen Sie doch einfach dazu. Geben Sie höflich zu, dass Ihnen leider der Name entfallen ist. Das kommt besser an, als die Person den ganzen Tag nicht mit Namen anzureden. Ich denke mir immer „Der Name ist das Wichtigste einer Person“.
Tipp: Um sich Namen besser zu merken, versuche ich mir Bilder zum Namen bezüglich einer Person vorzustellen. Beim Nachnamen Ostertag verbinde ich zu diesem Namen und zur Person einen schönen sonnigen Tag im Frühling.