Das All-in-one Buchungsportal HRS SmartTrip feiert Geburtstag! Vor über einem Jahr hat das neue Baby von HRS das Licht der Welt erblickt mit der Mission, Travel Arranger und Reisende zufriedener zu machen. Was schätzen diese eigentlich besonders an dem Portal? Wir haben den Jahrestag als Anlass genommen, den Usern genau diese Frage zu stellen. Lesen Sie, welche Funktionen sie am meisten lieben.

1. Zentrale Bezahlung

„Mir gefällt am besten, dass die Hotels zentral bezahlt werden.“

Dieser Aussage werden wohl die meisten Reisenden zustimmen. Gerade, wenn Sie häufig unterwegs sind, kann es zu einer Belastung werden, Kosten für Hotel und Anreise aus der eigenen Tasche auszulegen. Hinzu kommt der Arbeitsaufwand der Reisekostenabrechnung. Reisende schätzen sehr, dass durch eine zentrale Bezahlung aller Reisebausteine diese Arbeit komplett entfällt, falls keine zusätzlichen Kosten während der Reise anfallen.

In HRS SmartTrip kann Ihr Unternehmen eine individuelle Zahlungslösung einrichten. Es gibt die Möglichkeit, Firmenkreditkarten zu hinterlegen, über die die Bezahlung erfolgt. Eine Alternative sind virtuelle Kreditkarten. Dafür arbeitet HRS mit dem renommierten Partner AirPlus zusammen. Falls Ihr Unternehmen noch keine zentrale Zahlungslösung eingerichtet hat, sprechen Sie Ihren zuständigen Kollegen oder das HRS SmartTrip Support-Team unter +49 (0) 2077 7780 an.

2. Übersichtliche Kalenderansicht

„Mir gefällt am besten, dass ich nur noch einen Zugang benötige um Flug, Bahn, Hotel oder Mietwagen zu buchen und ich alles auf einen Blick habe.“

Travel Arranger und Reisende schätzen, dass Sie alle Reisebausteine in nur einem Portal verwalten können. In der Kalenderansicht auf der SmartTrip Startseite sind alle gebuchten Bausteine übersichtlich dargestellt. Aus dieser Kalenderansicht heraus, haben Sie die Möglichkeit Buchungen direkt zu bearbeiten oder zu stornieren – simpel und effizient!

3. Integrierte Reisekostenabrechnung

Die Funktion zur Reisekostenabrechnung wird bisher noch wenig genutzt, nur 20% der Befragten nutzen Sie häufig. Diese sind aber mehrheitlich sehr zufrieden damit. Ein Grund, sie einmal auszuprobieren! Besonders positiv bewerten die Befragten die einfache Bearbeitung und das Herunterladen als PDF – kein lästiger Papierkram mehr. Auch die Anpassung der Mehrwertsteuersätze heben Sie positiv hervor.

Alle Buchungen, die über HRS SmartTrip vorgenommen werden, erscheinen automatisch im Abrechnungs-Tool des Portals. Dort können Sie nach Bedarf weitere Belege für Ausgaben während der Reise hochladen. Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet. Diese können – falls notwendig – individuell bearbeitet werden, sollten einzelne Mahlzeiten bereits auf Unternehmenskosten stattgefunden haben. Anschließend laden Sie die Abrechnung als PDF herunter, versenden diese per E-Mail an den zuständigen Kollegen oder drucken sie aus.

Kennen und nutzen Sie schon alle Funktionen, die HRS SmartTrip bietet?

Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen, welche Reisebausteine die User am meisten nutzen: 

Bei der Hotelbuchung, die von 100% der Befragten genutzt wird, ist der gesamte Hotelbestand von HRS mit 600.000 Hotels weltweit verfügbar. Sie profitieren von speziell durch HRS verhandelte Firmenraten mit bis zu 30% Rabatt.

Für die Zugbuchung werden Sie zum Portal der Deutschen Bahn weitergeleitet. Positives bewerten die Befragten, dass die in HRS SmartTrip hinterlegten Daten automatisch ins Portal der Deutschen Bahn übertragen werden und so eine schnelle Buchung erfolgt. Die Buchung wird nach Abschluss in HRS SmartTrip angezeigt und steht für die Kalenderansicht sowie die Reisekostenabrechnung zur Verfügung.

Sie nutzen für Ihre Geschäftsreisen das Flugzeug, wie 60% der Befragten? Alle relevanten Airlines sind direkt in HRS SmartTrip buchbar. Mit unserem Partner Eurowings haben wir exklusive Sonderkonditionen vereinbart, durch die Sie von besseren Stornierungs- und Änderungsbedingungen profitieren. Denn wir wissen, dass Geschäftsreisen Flexibilität verlangen.

Wenn es um Mietwagen geht, sind alle großen europäischen Anbieter über HRS SmartTrip buchbar. Um noch mehr für Sie herauszuholen, haben wir mit unseren Partnern exklusive Rabatte für Buchungen über HRS SmartTrip vereinbart. Bei SIXT erhalten Sie 5% Rabatt auf Mietwagen-Buchungen und 10% Rabatt auf Buchungen des Limousinen-Services. Bei Hertz und Enterprise erhalten Sie 10% Rabatt auf den öffentlich verfügbaren Mietwagen-Preis. Hat Ihr Unternehmen bereits einen eigenen Firmenaccount bei einem oder mehreren Anbietern? Super! Wir hinterlegen Ihre Firmenkundennummer im System und Sie erhalten automatisch die verhandelten Preise über HRS SmartTrip.

Besondere Anforderungen – besondere Lösungen: Zusätzliche Funktionen für Travel Arranger

Travel Arranger organisieren Geschäftsreisen für ihre Kollegen. Da dieser Job besondere Anforderungen mit sich bringt, gibt es in HRS SmartTrip spezielle Funktionen, um diese optimal zu erfüllen. Als Benutzer benötigen Sie erweiterte Rechte, um diese Funktionen nutzen zu können. Falls Sie Travel Arranger sind und diese Funktionen noch nicht verwenden können, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Kollegen oder an das HRS SmartTrip Support-Team.   

1. Individualisierung des HRS SmartTrip Portals

„Mir gefällt gut, dass unsere Firmenraten bei Sixt und unsere AirPlus-Karte als Zahlungsmittel hinterlegt sind.“

Als Travel Arranger können Sie Ihr firmeneigenes Portal entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmens individualisieren lassen. Das umfasst neben Firmenstandorten und Kostenstellennummern die Einrichtung einer virtuellen Bezahlmethode, die Freischaltung von Corporate Accounts bei Partnern, sowie das Hinterlegen von Preislimits und speziell verhandelten Firmenraten, beispielsweise für häufig besuchte Hotels. All dies verwalten Travel Arranger über einen Einstellungs-Manager.

2. Kalenderansicht im Travel Arranger Dashboard

Für Travel Arranger gibt es nicht nur für die eigenen Reisen eine Kalenderansicht. Im Travel Arranger Dashboard sehen Sie den Kalender für alle Ihnen zugeordneten Reisenden. Hier können Sie ganz einfach nach Personen suchen und sich auch mehrere Profile gleichzeitig anzeigen lassen. Sie müssen für mehrere Kollegen einen Termin für eine gemeinsame Reise finden? Kein Problem! Wählen Sie die Profile der Kollegen in der Kalenderansicht aus und Sie sehen, wann wer bereits auf Reisen ist und wann ein gemeinsamer Slot frei ist.

3. People-Locator

„Mir gefällt gut, dass wir sehen können, wie viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit unterwegs sind.“

Wer für viele Kollegen Reisen bucht, sollte auch die Fürsorgepflicht des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern wahrnehmen. Das bedeutet, dass Sie Reisende auf mögliche Krisenfälle vorbereiten und im Notfall immer sofort wissen, wo sich welcher Reisende aufhält. So können Sie bei Bedarf schnell Notfallmaßnahmen einleiten. Dank des People Locators in HRS SmartTrip sehen Sie auf einer Weltkarte, welcher Reisende sich aktuell wo aufhält. Da alle Buchungen der Reise über ein zentrales System erfolgen, stehen Ihnen alle Informationen an einem Ort zur Verfügung. Sie finden den People-Locator unter „Extras“ im „Travel Manager Dashboard“.

4. Report-Funktion

Vielen Travel Arrangern obliegt die Budgetkalkulation und Budgetüberwachung. Gut, dass es dafür in HRS SmartTrip eine integrierte Report-Funktion gibt. Dort erhalten Sie vordefinierte Reports nach Bausteinen, die Sie exportieren und nach Bedarf weiterverarbeiten können, um Ihre Reisedaten sinnvoll zu nutzen. Sie finden die Report-Funktion unter „Extras“ und weiter unter „cytric enterprise reporting“.

Welche Funktionen gefallen Ihnen an HRS SmartTrip am besten? Haben Sie Tipps für andere User? Wir freuen uns auf Ihr Feedback in den Kommentaren.

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