Dos and Don’ts für Geschäftsreisende

Auf einer Geschäftsreise kann allerhand passieren. „Mal eben auf Geschäftsreise“ gehen ist ein kleiner Mythos, denn eine solche Reise erfordert viel Organisation und Management im Voraus sowie auf der Reise selbst. Was Sie beachten müssen, wenn Sie in der Firma abwesend sind und wie Sie sich auf einer Geschäftsreise zu verhalten haben, zeigen wir Ihnen heute in unserem Dos and Don’ts für Geschäftsreisende.

Die Bereitschaft zu reisen ist in den meisten Berufen von Vorteil. In fast jedem Job geht es früher oder später einmal darum, den Chef auf einer Reise zu begleiten oder selbst zum Kunden zu fahren. Mit einer solchen Reise können Sie Ihren Horizont erweitern, wenn Sie neue Mitarbeiter oder Firmensitze kennenlernen oder in ein fremdes Land reisen.

Wer nicht weiß, wie er sich zu benehmen hat, kann manchmal aber auch richtig daneben liegen. Wichtig vor der Abfahrt ist es deswegen, sich um eine automatische Abwesenheitsmeldung zu kümmern. Dies ist eine generierte Email, die automatisch auf ankommende Emails reagiert und den Schreiber darüber informiert, dass der zu Erreichende gerade nicht in der Firma zugegen ist.

Unterwegs auf der Geschäftsreise selbst sollten Sie Ihren Freunden, der Familie und den Verwandten mitteilen, dass Sie nicht im Urlaub, sondern geschäftlich unterwegs seid, sodass nicht ständig unwichtige Anrufe bei einem Geschäftstermin eintreffen. Ein Telefonat am Abend beim Essen gehen mit dem Chef sollte schon drin sein, aber am Tage sollten Sie sich voll und ganz auf Meetings und Verhandlungen konzentrieren können.

Wenn Sie von Ihrer Firma auf eine Geschäftsreise ins Ausland geschickt werdet, sollten Sie sich bereits einige Zeit im Vorfeld um Flug und Hotel kümmern, ein Visum beantragen und sich gegebenenfalls über notwendige Impfungen informieren. Die Kosten für Flug und Hotel werden immer von der Firma übernommen. Ihre Reisekosten können Sie direkt nach Ihrer Ankunft einreichen, damit sie mit dem nächsten Gehalt ausgeglichen werden.

Wichtig ist auch ein gültiger Personalausweis, gegebenenfalls auch ein Reisepass. Zwar kann vor Ort am Flughafen von der Polizei auch ein vorläufiger Personalausweis ausgestellt werden, dies kostet allerdings Zeit und Geld. Grundsätzlich ist es sinnvoll, dass Sie Ihre Wertpapiere am Körper tragen beziehungsweise nicht alles in einem Geldbeutel verstauen. Ein Totalverlust wäre die Katastrophe, da Sie nicht mehr ohen Probleme aus einem fremden Land ausreisen können. Kreditkarten, Bargeld, Ausweis und Reisepass sollten daher möglichst getrennt in verschiedenen Taschen verstaut werden. Notfallnummern von Kreditkarte und Bankkarte sollten Sie ebenfalls immer mitführen, vor allem wenn es sich um geschäftliche Konten handelt.

Generell gilt es bei kurzen Geschäftsreisen nur mit Handgepäck zu fliegen, denn so sind die Wartezeiten am Flughafen relativ kurz. Trotz Flug mit Handgepäck sollten Sie immer eine Stunde vorher am Flughafen sein, um einen Puffer zu haben, falls etwas schief gehen sollte. Bitte auch Staus oder Bahnausfälle bei der Anfahrt zum Flughafen einplanen.

Vor Ort ist es wichtig, mobil zu sein. Entweder Ihre Tagung findet in dem Hotel selbst statt, in dem Sie auch untergebracht sind oder Sie informieren sich bereits vorher über die möglichen Wege und Transportmittel. Gerade in Spanien und in eher dünn besiedelten Gebieten reicht es oft nicht aus, sich auf Taxis und Busse zu verlassen. Am besten nutzen Sie hier einen Mietwagen, um zuverlässig und ohne Verspätung an Ihr Ziel zu kommen.

Zu guter Letzt sollten Sie sich vor der Abreise zu den Gegebenheiten in dem jeweiligen Land informieren. Der Umgang mit Geschäftspartnern ist in vielen Ländern anders als hierzulande. Business-Etiketten sollten vor der Reise bekannt sein, um die größten Fauxpas geschickt zu umschiffen. Händeschütteln ist in China zum Beispiel undenkbar. In Russland wird immer Alkohol bei einem Geschäftsessen getrunken. In Finnland ist es unvorstellbar, unentschuldigt auf die Toilette zu gehen.

Hier noch einmal alle Fakts auf einen Blick

• Automatische Abwesenheitsmeldung einstellen
• Störende Anrufe von Freunden und der Familie im Vorfeld ausschließen
• Bereits im Vorfeld um Flug und Hotel kümmern
• Wenn nötig, ein Visum beantragen oder sich impfen lassen
• Gültigkeit von Personalausweis oder Reisepass prüfen
• Sich über die Gegebenheiten in dem jeweiligen Land informieren
• Die notwendigen Wege und Transportmittel im Vorfeld checken
• Zeitpuffer für die Fahrt zum Flughafen einplanen
• Bei kurzen Geschäftsreisen nur mit Handgepäck fliegen
• Wertpapiere möglichst am Körper tragen
• Notfallnummern von Kreditkarte und Bankkarte mitführen
• Reisekosten direkt nach der Rückkehr einreichen