Nicht alle Mitarbeiter halten sich immer an die Reisekostenrichtlinien. Als Folge sind die tatsächlichen Reisekosten in Unternehmen häufig höher als geplant.
Laut einer HRS Umfrage im April 2019 haben 93 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen Reisekostenrichtlinien. Allerdings ist einer Umfrage der Global Business Travel Association (GBTA) zufolge für fast 70 Prozent der Reiseverantwortlichen die Durchsetzung der Reiserichtlinien eine der größten Herausforderungen ihrer Arbeit. 28 Prozent der Reisenden buchen Flüge außerhalb der Richtlinien, bei Hotelbuchungen sind es sogar 60 Prozent. Verstoßen die Reisenden bewusst gegen die Richtlinien oder kennen sie sie nicht? So oder so: Wenn es ums geschäftliche Reisen geht, ist ein gewisser Anteil an Kontrolle unerlässlich, um die Kosten sauber zu kalkulieren und die Fürsorgepflicht von Unternehmen gegenüber reisenden Mitarbeitern zu erfüllen.
3 Gründe, warum Mitarbeiter die Reisekostenrichtlinien nicht einhalten:
1. Die Richtlinien sind unrealistisch
Wenn Mitarbeiter die Reisekostenrichtlinien absichtlich ignorieren, könnte es ein Protestakt sein. Gegebenenfalls sind die gesetzten Grenzen veraltet und somit nicht mehr einhaltbar? Preise für Unterkunft und Transport befinden sich vielleicht nicht mehr auf dem Level, auf dessen Grundlage die Reisekostenrichtlinie einst definiert wurde. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Richtlinien regelmäßig evaluieren und bei Bedarf anpassen sollten. Auch eine zu grobe Festsetzung der Richtlinien kann zu einer absichtlichen Missachtung führen. Ein Preislimit von 90 Euro mag für ein Hotelzimmer in Köln angebracht sein, für eine Übernachtung in London ist es aber nicht realistisch. Achten Sie als Verantwortlicher unbedingt auf regionale Unterschiede bei dem Festsetzen einer Reisekostenrichtlinie.
2. Die Buchenden kommen mit den Buchungstools nicht zurecht und buchen lieber woanders
Keiner möchte sich seine Reisebausteine mühsam auf verschiedenen Portalen zusammensuchen und in jedem dieser Portale seine persönlichen Daten und Bezahlinformationen aufs Neue eingeben. Es spart Zeit und Nerven, allen Mitarbeitern eine Komplettlösung wie HRS SmartTrip zur Verfügung zu stellen, mit der sie ihre komplette Geschäftsreise buchen können. Sie sollte einfach erreichbar und intuitiv bedienbar sein und somit die Buchung erleichtern. Darin können für alle Reisebausteine individuell definierte Kostenlimits hinterlegt werden, damit Buchende die Reisekostenrichtlinie leichter einhalten können.
3. Die Richtlinien sind den Buchenden nicht bekannt
Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen Geschäftsreisen buchen, desto häufiger passiert es, dass einzelne Mitarbeiter die Richtlinien schlicht nicht kennen. 93% der kleinen und mittelstädnischen Unternehmen haben Reisekostenrichtlinien. Es ist wichtig, die Richtlinien regelmäßig zu kommunizieren und die Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, dass eine Einhaltung für das Unternehmen wichtig ist.
In 9 Schritten zu guten Reisekostenrichtlinien für Ihre Mitarbeiter:
1. Definieren Sie einen Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen
Für einen reibungslosen Prozess sollten Ihre Mitarbeiter wissen, wer ihnen die geplante Geschäftsreise genehmigen muss. Ist das der/die direkte Vorgesetzte, Teamleiter/-in oder Abteilungsleiter/-in? Wer ist zuständig, falls diese Person verhindert ist? Gibt es ein Formular, das der Antragsteller für die Genehmigung ausfüllen muss und bei wem muss er dieses Formular einreichen? Ein genau definierter Prozess hilft, Geschäftsreisen effizienter zu organisieren.
2. Erstellen Sie Vorgaben, welche Verkehrsmittel die Mitarbeiter nutzen dürfen und wie sie diese buchen sollen
Wann dürfen Reisende ein Flugzeug nutzen, wann sollten sie auf die Bahn umsteigen? Ist bei der Wahl des Verkehrsmittels durch den Mitarbeiter immer der Preis entscheidend oder gilt es noch weitere Kriterien zu beachten? Und unter welchen Umständen kann ein Mitarbeiter seinen privaten PKW nutzen und sich die Kosten dafür erstatten lassen? Wichtig sind auch Vorgaben, über welche Anbieter eine Buchung erfolgen soll. In Portalen wie HRS SmartTrip können Preislimits für alle Verkehrsmittel hinterlegt werden. Ebenso können die Mitarbeiter darüber direkt buchen und mit der hinterlegten Firmenkreditkarte die Rechnung begleichen. So muss der Mitarbeiter nicht in Vorleistung treten. Komplizierter wird es, wenn Ihr Unternehmen unterschiedliche Portale für unterschiedliche Verkehrsmittel bereitstellt, in denen der Mitarbeiter keinen Hinweis auf Preislimits erhält und die Ausgaben vorstrecken muss.
3. Definieren Sie, wann eine Übernachtung auf Firmenkosten zulässig ist und wo sie gebucht werden soll
Wann ist es dem Mitarbeiter nicht mehr zuzumuten, am gleichen Tag noch zu seinem Wohnort zurückzufahren? Falls eine Übernachtung notwendig ist, geben Sie vor, wo der Mitarbeiter diese buchen soll. Auch hierbei empfiehlt es sich, ein zentrales Buchungsportal zu nutzen. Legen Sie zudem fest, ob Mitarbeiter privat übernachten dürfen und wie hoch die Kostenerstattung in diesem Fall ist.
4. Definieren Sie Preislimits für alle Reisebausteine
Wie hoch dürfen die Ausgaben für Hotels, Flüge, Züge und weitere Verkehrsmittel maximal sein? Bei einer Limitfestlegung ist es wichtig, regionale Preisunterschiede zu beachten. Für Übernachtungen beispielsweise ist ein einheitliches Limit überall auf der Welt wenig sinnvoll, da die Preise je nach Zielort stark unterschiedlich sind. Hier bietet es sich an, Kategorien mit unterschiedlichen Limits zu bilden, denen Sie die üblichen Reiseziele Ihres Unternehmens zuordnen können. In dem All-in-one Portal HRS SmartTrip können Sie für alle Reisebausteine individuelle Limits hinterlegen. Ihre Mitarbeiter sehen diese während der Buchung und können so direkt erkennen, ob sich die gewählte Rate innerhalb der Richtlinien befindet. Damit vereinfachen Sie es Ihren Mitarbeitern, gesetzte Limits einzuhalten.
5. Legen Sie Verpflegungspauschalen fest
In welcher Höhe erstattet Ihr Unternehmen Verpflegungsmehraufwendungen? Sie sollten hier differenzieren, in welches Land der Mitarbeiter reist, da in jedem Land andere Pauschalen gelten. Wie ändern sich diese, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter Verpflegung zur Verfügung stellt, beispielsweise bei Workshops oder Schulungen? Gibt es eine maximale Dauer, für die die Mitarbeiter Verpflegungspauschalen in Anspruch nehmen können? Und was passiert, wenn im Hotel das Frühstück im Zimmerpreis inkludiert ist?
6. Setzen Sie Regeln für Reisekostenvorschüsse auf
Wer darf einen Reisekostenvorschuss beantragen? Bei Mitarbeitern mit ständiger Reisetätigkeit kann ein Unternehmen kaum erwarten, dass diese permanent in Vorleistung treten. Nutzen Sie eine Buchungsplattform, über die die Bezahlung direkt durch das Unternehmen erfolgt. Ihre Mitarbeiter müssen dann nur noch die Reisenebenkosten privat abdecken und sparen Zeit bei der Reisekostenabrechnung.
7. Definieren Sie einen Prozess für die Reisekostenabrechnung
Setzen Sie ein Formular auf, das die Mitarbeiter für Reisekostenabrechnung verwenden sollen. Welche Belege werden zusätzlich zu diesem Dokument benötigt und wie ist das Vorgehen, falls ein Mitarbeiter eine Quittung verloren hat? Definieren Sie, bei wem die Reisekostenabrechnung einzureichen ist und auf welchem Weg. Dabei sollten Sie papierbewusst arbeiten und idealerweise einen elektronischen Weg vorgeben, beispielsweise ein Versenden der Dokumente per E-Mail an die zuständige Stelle im Unternehmen. Legen Sie fest, bis wann eine Abrechnung spätestens einzureichen ist und bis wann der Mitarbeiter seine Rückerstattung erhalten wird. Auch bei der Reisekostenabrechnung hilft Ihnen das Buchungsportal HRS SmartTrip. Es hat bereits eine Funktion zur digitalen Reisekostenabrechnung hinterlegt. So sparen Sie sich das Aufsetzen eigener Formulare und vereinfachen dem Mitarbeiter die Sammlung der Belege.
8. Legen Sie fest, welche Reisenebenkosten erstattet werden
Parkgebühren, Mautgebühren, Telefonkosten, Bankgebühren: Welche Kosten darf der Mitarbeiter bei der Reisekostenabrechnung einreichen? Eine genaue Definition in den Reisekostenrichtlinien hilft, den Aufwand der Abrechnung zu minimieren. Dadurch vermeiden Sie, dass der Mitarbeiter Zeit mit dem Einreichen unnötiger Belege verschwendet und die prüfende Stelle kann Abrechnungen einfacher genehmigen.
9. Werben Sie für die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien
Richtlinien, die niemand im Unternehmen kennt, finden auch keine Beachtung. Ebenso wichtig wie eine detaillierte, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmte Definition ist eine regelmäßige Kommunikation dieser Richtlinien. Stellen Sie die Richtlinien jedem neuen Mitarbeiter vor. Sorgen Sie dafür, dass die Richtlinien zusammen mit den notwendigen Dokumenten jederzeit für alle Mitarbeiter zugänglich sind, beispielsweise über das Intranet oder Laufwerke. Kommunizieren Sie Änderungen der Richtlinien schriftlich an alle Mitarbeiter. Sie sollten auch offen sein für Feedback. Wenn ein Reisender regelmäßig Probleme hat, die Richtlinien einzuhalten, fordern Sie Feedback ein, damit Sie sie anpassen können.
