Geschäftsreisen zu organisieren, sehen viele als notwendiges Übel zum Verwirklichen der Business-Ziele eines Unternehmens. „Prozessoptimierung“ ist ein ungeliebtes Wort. Doch oft wird bei mittelständischen Unternehmen viel mehr Zeit dafür investiert, als man auf den ersten Blick vermutet. Mitarbeiter halten sich mit langen Recherchen bei verschiedenen Anbietern auf. Reisen werden kurzfristig organisiert, da es keine definierten Prozesse gibt. Das erhöht den Aufwand und die Kosten. Zudem fällt die Entscheidung, welches Angebot genutzt wird, nicht immer optimal aus. Das ist verständlich, da es nicht die Kernaufgabe der Mitarbeiter ist.
Für Timo Beyer, verantwortlich für das Geschäftsreise-Portal HRS SmartTrip bei HRS, ist bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die Verbesserung von Prozessen ein wichtiges Thema.
So können Unternehmen Zeit und Geld im Zusammenhang mit Geschäftsreisen sparen, die bei ihnen oft einen hohen Anteil der Kosten ausmachen. Wir haben ihn gefragt, welche Möglichkeiten HRS für mittelständische Unternehmen bietet, um nicht zu viel Zeit mit Administration zu verschwenden.
HRS unterwegs: Herr Beyer, welche Herausforderungen sehen Sie für mittelständische Unternehmen, kurz KMUs, beim Thema Geschäftsreisen?
Timo Beyer: KMUs geben weit weniger für ihre Geschäftsreisen aus als große Firmen, absolut gesehen. Deshalb läuft die Organisation bei vielen dieser Unternehmen ungeregelt. Betrachtet man den Anteil der Kosten an den Gesamtkosten der Firma, verändert das aber den Blick. Dann wird deutlich, dass auch mittelständische Unternehmen von einer Optimierung ihrer Prozesse deutlich profitieren können. Allein eine korrekte Budget-Kalkulation und eine Einhaltung dieses Budgets ist für viele schon ein großer Schritt.
HRS unterwegs: Woran liegt es Ihrer Meinung nach, das Reise-Budgets nicht eingehalten werden?
Timo Beyer: Es fängt schon damit an, dass viele Unternehmen keinen Überblick über Ihre Reisekosten haben. Wie sollen sie ein Budget einhalten, das sie nicht einmal kalkulieren können? Oft buchen Mitarbeiter ihre Reisen selbst über unterschiedliche Anbieter zu unterschiedlichen Preisen. 93% der kleinen und mittelständischen Unternehmen haben zwar Reisekostenrichtlinien, wir wissen aber, dass es eine große Herausforderung ist, dass Mitarbeiter sie einhalten. 60% der Hotelbuchungen finden außerhalb der Richtlinien statt. Bei Flügen sind es 28%. Das Unternehmen erfährt dann oft erst mit der Reisekostenabrechnung von den tatsächlichen Kosten und kann sie deshalb schwer kalkulieren.
HRS unterwegs: Welche Herausforderungen neben hohen Prozesskosten und überzogenen Budgets sehen Sie noch?
Timo Beyer: Die Reisenden selbst und dass sie zufrieden sind, sollte für jedes Unternehmen wichtig sein. Dabei empfehle ich auch mal einen Blick in die Zukunft zu werfen. Die Generation der Millenials wird im Jahr 2020 für 52 Prozent der Reiseausgaben in Unternehmen verantwortlich sein. Diese neue Generation erwartet neue Erlebnisse auf ihren Geschäftsreisen und dass alles reibungslos verläuft. Als „Digital Natives“ wollen sie ihre Reisen flexibel und einfach organisieren. Da müssen mittelständische Unternehmen mithalten, um sich als Arbeitgeber attraktiv zu machen. Und nicht zuletzt wird es mit Blick auf das weltpolitische Klima für Unternehmen immer wichtiger, die Sicherheit ihrer Reisenden zu gewährleisten. Viele Unternehmen können nicht auf Anhieb sagen, welcher Mitarbeiter gerade wo geschäftlich unterwegs ist.
Die Reisenden selbst und dass sie zufrieden sind, sollte für jedes Unternehmen wichtig sein.
HRS unterwegs: Das klingt nach viel Arbeit! Was empfehlen Sie denn mittelständischen Unternehmen, um diese Herausforderungen anzugehen?
Timo Beyer: HRS hat langjährige Corporate Travel Erfahrung. Wir möchten, dass auch der Mittelstand davon profitiert. Deshalb haben wir eine ursprünglich für Großkonzerne entwickelte IT-Lösung auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen angepasst: HRS SmartTrip. Statt für jeden Teil einer Geschäftsreise einen anderen Anbieter zu nutzen, können Reisende mit HRS SmartTrip ihre komplette Reise planen, buchen und digital abrechnen. Das spart Zeit und damit Kosten.
HRS unterwegs: Welche Vorteile bietet das für Unternehmen?
Timo Beyer: Mit HRS SmartTrip haben die Verantwortlichen im Unternehmen eine bessere Kontrolle über Geschäftsreisen, da alles in einem Portal gemanagt wird. Sie haben die Möglichkeit, tagesaktuell Reports über Reiseziele und Kosten einzusehen. Zudem unterstützt HRS SmartTrip bei der Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. Das System warnt automatisch bei der Übersteigung von Preislimits. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Unternehmen damit ihrer Fürsorgepflicht gerecht werden. Entsprechend berechtigte Nutzer können mit wenigen Klicks sehen, welcher Kollege sich gerade wo aufhält. So können sie im Notfall schnell reagieren. Was ebenfalls zur Effizienzsteigerung beiträgt: Jedes Unternehmen erhält einen individuellen Portal-Zugang, in dem seine Firmenstandorte, Kostenstellen, Kreditkarten und weitere gewünschte Daten bereits für alle Nutzer hinterlegt sind.
HRS unterwegs: Sie sagten eben, wie wichtig zufriedene Mitarbeiter sind. Wie profitieren diese denn von HRS SmartTrip?
Timo Beyer: Mitarbeiter haben für Geschäftsreisen nur noch ein einziges Tool. Statt für jeden Baustein einer Geschäftsreise einen anderen Anbieter zu nutzen, buchen sie ihre komplette Geschäftsreise in einem Durchgang. Damit meine ich Hotel, Flug, Zug und Mietwagen, je nachdem was sie brauchen. Sie speichern einmalig ihre Daten und Präferenzen und sind so bei jeder Buchung schneller. In einem übersichtlichen Kalender sehen sie alle Buchungen auf einen Blick. Bei Bedarf können sie diese mit wenigen Klicks ändern oder stornieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass direkt über das System bezahlt wird. Das heißt die Mitarbeiter werden damit nicht belastet. Nach der Reise können sie ihre Reisekostenabrechnung digital erstellen – inklusive gespeicherten Belegen und automatisch berechneten Verpflegungspauschalen. Das macht den kompletten Prozess super einfach, egal ob Reisende für sich selbst buchen oder Kollegen Reisen für andere organisieren.
HRS unterwegs: Bietet HRS nicht eigentlich nur die Buchung von Hotels an?
Timo Beyer: Seit 1972 hat HRS weltweit Kompetenz rund um das Thema Hotel und die dazu gehörigen Prozesse aufgebaut. Darauf wird auch künftig der Fokus liegen. Damit es aber noch einfacher wird, Geschäftsreisen zu organisieren, haben wir in HRS SmartTrip führende Anbieter der Reisebranche über Schnittstellen angebunden.
HRS unterwegs: Wie genau funktioniert die Bezahlung über das System?
Timo Beyer: Wir hinterlegen im System eine oder mehrere Kreditkarten des Unternehmens (physisch oder virtuell). Alle anfallenden Kosten werden darüber dann zentral abgerechnet. Das freut Mitarbeiter, da sie Ausgaben nicht mehr aus der eigenen Tasche vorstrecken müssen. Auch für Reisekostenabrechnungen ist das von Vorteil, denn sie werden einfacher und weniger fehleranfällig.
HRS unterwegs: Was kostet ein Unternehmen die Einrichtung und Nutzung von HRS SmartTrip?
Timo Beyer: Das wichtigste zuerst: Die Online-Nutzung ist kostenfrei. Wir haben das für Großkunden ausgelegte Portal so weit angepasst, dass für kleine und mittelständische Unternehmen kein Aufwand und keine Kosten bei der Implementierung und Nutzung entstehen. Die Ersteinrichtung von HRS SmartTrip übernimmt unser Support-Team in Köln.
HRS unterwegs: Wie können sich Unternehmen für HRS SmartTrip registrieren?
Timo Beyer: Interessierte Unternehmen registrieren sich direkt online über die Website www.hrs.de/smarttrip. Sie erhalten daraufhin eine Rahmenvereinbarung zur Nutzung des Portals. Anschließend richtet unser Support-Team einen individuellen Portal-Zugang ein und informiert auf Wunsch auch alle Mitarbeiter des Unternehmens.
Über Timo Beyer: Er ist seit Anfang 2018 bei HRS als Senior Vice President Business Travel Solutions verantwortlich für die Weiterentwicklung der Services für Individual-Reisende sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Zu seiner Rolle gehört auch die Einführung und Weiterentwicklung des Portals HRS SmartTrip. Timo Beyer blickt auf langjährige Erfahrung im Bereich eCommerce und Travel zurück und genießt in der Branche große Bekanntheit.
