Fürsorgepflicht optimal erfüllen: 9 Tipps für erfolgreiche Reiseplaner

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Unter Reisemanagement verstehen viele eine optimale Planung und Durchführung von Geschäftsreisen sowie eine Optimierung des Reisebudgets. Professionelle Reiseplaner wissen, dass noch viel mehr dahinter steckt. Denn Arbeitgeber sind zur Fürsorge gegenüber ihren Beschäftigten verpflichtet. Gerade das Thema Sicherheit erhält in Zeiten von unsicheren politischen Lagen und Anschläge an Orten, die viele Reisende zuvor als „sicher“ eingestuft hätten, steigende Priorität und steht bei vielen Unternehmen bereits an oberster Stelle. Geschäftsreisende können sich, anders als bei privaten Reisen, ihre Reiseziele nicht aussuchen. Umso wichtiger ist es, dass Reiseplaner ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und Kollegen auf Geschäftsreise dabei unterstützen, sich jederzeit sicher und gut vorbereitet zu fühlen.

Die richtige Vorbereitung für den Fall einer Krise oder unvorhersehbare Ereignisse hilft Reiseplanern/-innen beim Krisenmanagement.

Diese wichtigen Fragen sollten Sie sich als Reiseplaner stellen:

  • Berücksichtigt die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens die veränderte Risikolage in Europa?
  • Wurde zum Umgang mit Notfällen geschult und können Sie in einer Stresssituation zweckmäßig handeln?
  • Gibt es ein nachhaltiges Reisesicherheitsmanagement?
  • Welche Notfallnummern müssen Sie und die reisenden Kollegen kennen?
  • Wer muss im Krisenfall informiert werden?

Mit diesen 9 Tipps erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht gegenüber Kollegen auf Geschäftsreise:

1. Klare Richtlinien kommunizieren: Lassen Sie die Mitarbeitern wissen, wie Sie sich im Notfall verhalten sollen, und geben Sie Ihnen damit eine Orientierungshilfe für Sicherheits- und Schutzmaßnahmen. Betonen Sie darin, dass jeder Mitarbeiter auch Eigenverantwortung trägt und sich darüber jederzeit und an jedem Ort bewusst sein sollte.

2. Krisenteams bilden: Schon vor größeren Reisen mit Relevanz für das Unternehmen sollten Krisenteams gebildet und den Reisenden die jeweilige Funktion der Mitglieder des Krisenstabes mitgeteilt werden. Sie als Reisemanager stellen idealerweise die Koordination des Krisenstabes sicher und bündeln die Informationen, die Sie an die entsprechenden Stellen weiterleiten (Behörden, Mitarbeiter, Angehörige, etc.).

3. Krisenprävention im Ausland: Als Reisemanager sollten Sie die aktuelle Situation in Ländern, in die Ihre Kollegen regelmäßig reisen, mitverfolgen. Kleinste Anzeichen einer Krise, wie zum Beispiel ein aufkommender Tropensturm oder sich anbahnende Tumulte, sollten Sie Ihren Kollegen schnellstmöglich kommunizieren. Sicherheitshinweise zu vielen relevanten Themen finden Sie im Web beim Auswärtigen Amt.

4. Buchungsportal mit Lokalisierungsfunktion nutzen: Buchen Sie die Reisen aller Mitarbeiter auf einer Plattform, die Sie dabei unterstützt Ihre Mitarbeiter jederzeit zu lokalisieren. Wenn Reisen auf unterschiedlichen Plattformen gebucht werden, ggf. auch noch mit individuellen Zugangsdaten der einzelnen Mitarbeiter, ist es für Sie als Reiseplaner fast unmöglich nachzuvollziehen, wo sich wer gerade aufhält. Im Buchungsportal HRS SmartTrip beispielweise gibt es speziell für solche Situationen ein „Travel Manager Dashboard“ in dem Sie auf nur einen Blick in einer Weltkarte sehen, wo sich welcher Mitarbeiter gerade befindet. So haben Sie eine optimale Übersicht, selbst wenn viele Kollegen gleichzeitig geschäftlich unterwegs sind.

Die HRS SmartTrip Sorgfaltspflicht im Video.
Die Sorgfaltspflicht erfüllen mit HRS SmartTrip: Sehen Sie im Video-Tutorial wie es geht.

5. Notfallnummer(n) bereithalten: Je nach Art des Notfalls und Reiseland können bestimmte Notrufnummern gewählt werden. Unabhängig vom Vorfall empfiehlt sich als zusätzliche Maßnahme immer auch die Information der jeweiligen deutschen Botschaft über den Vorfall. Auch die internationalen Nummern zur Sperrung von EC- und Kreditkarten (+49 116 116) sowie zur Sperrung von SIM-Karten (ebenfalls +49 116 116, bzw. die individuelle Nummer der Anbieter) sollten parat sein. Das Auswärtige Amt erreichen Reisende allgemein unter der Nummer +49 3018 17 0, die Notrufnummer lautet in den meisten Ländern 112.

6. Angehörige informieren: Sollten sich Ihre Kollegen in einer Notsituation befinden und Hilfe benötigen, gilt die erste Priorität natürlich der Kommunikation mit den entsprechenden Behörden und/oder den betreffenden Notfalldiensten. Nach Absprache mit den Behörden sollten Sie unter Umständen direkt die Angehörigen informieren und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Legen Sie dafür im Vorfeld Listen an mit den Kontakten der Angehörigen bzw. Notfallnummern der Ansprechpartner.

7. Rückführung im Krisenfall organisieren: Sollte der Ernstfall eingetreten sein und der reisende Kollege wurde verletzt, traumatisiert oder ist erkrankt, muss in Absprache mit der deutschen Botschaft oder der zuständigen Behörde der Rücktransport des Betroffenen organisiert werden. Entsprechende Reiseversicherungen nehmen Ihnen dabei einen Großteil der Arbeit ab.

8. Mitarbeiter zu Sitten und Gebräuchen schulen: Bestimmte Reiseländer gelten als Hochrisikoländer oder können spezifische Krankheitsrisiken bergen. In anderen Ländern gelten wiederum zum Teil strenge Gesetze oder besondere kulturelle Gebräuche. Ihre Aufgabe als Reisemanager besteht darin, mit den reisenden Mitarbeitern vorab ein Briefing zu den Reiserisiken, Sitten und Gebräuchen im Zielland durchzuführen. Zu diesem Zweck sollten Sie sich im Voraus ausgiebig mit dem Zielland befassen: Wie verhält es sich mit dem Alkoholkonsum in islamischen Ländern? Welche Gepflogenheiten gelten in China? Gibt man in Kolumbien Trinkgeld? Während des Briefings klären Sie alle Reisenden über das Zielland auf.

9. Analyse nach Rückkehr: Nach erfolgter Rückkehr des Geschäftsreisenden sollten Sie den gesamten Ablauf analysieren und gegebenenfalls Änderungen und Verbesserungen mit dem Krisenstab und/oder dem Reisenden besprechen. Was war gut? Was war nicht optimal? Wie kann die Effizienz erhöht werden?

 

Zu HRS SmartTrip: Mit dem ganzheitlichen Reisemanagement-System für mittelständische Unternehmen buchen Sie nicht nur alle Reisebausteine (Flug, Zug, Hotel und Mietwagen) in einem Tool. Als Reiseplaner haben Sie zudem mit dem „Travel Manager Dashboard“ die Möglichkeit, Kollegen, für die Sie Reisen gebucht haben, jederzeit einfach zu lokalisieren. Das ist eine wichtige Voraussetzung, um die Fürsorgepflicht Ihres Unternehmens gegenüber reisenden Mitarbeitern erfüllen und im Notfall schnell regaieren zu können.

 

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