Die Kosten einer Geschäftsreise fangen bei einer Flug- oder Zugbuchung an und enden nicht bei der Hotelübernachtung. Auf der Reise kommen vielfältige Ausgaben hinzu, beispielweise für öffentliche Verkehrsmittel, Car Sharing oder eScooter. Auch für Geschäftsessen, Event-Tickets, Tankfüllungen und Parkplatzkosten müssen Reisende meist zuerst in die eigene Tasche greifen. Welche Kosten Reisende geltend machen können, erfahren Sie in unserem Blogartikel Reisekostenabrechnung für Ihre Dienstreise: Alle Tipps & Tricks.

Nicht nur die entstandenen Ausgaben bedeuten Kosten für den Arbeitgeber, sondern auch die Zeit, die der Reisende damit verbringt, alle Belege zu sammeln, zu sortieren und zu einer Reisekostenabrechnung zusammenzustellen. Ebenfalls zu beachten sind die Kosten, die in der Buchhaltung für die Prüfung der Abrechnung und die Rückerstattung anfallen – eine Arbeit, die oft doppelt gemacht werden muss: 19% aller Reisekostenabrechnungen sind laut einer Studie der GBTA (Global Business Travel Association) fehlerhaft und müssen korrigiert werden. Das kostet durchschnittlich 18 Minuten zusätzliche Arbeitszeit. Versteht ein Unternehmen, welche Kosten der Prozess der Reisekostenabrechnung mit sich bringt, kann es wertvolle Zeit und Geld sparen.

Die folgenden Tipps vereinfachen Reisenden, Vorgesetzten und der Buchhaltung den Aufwand, den sie in Reisekostenabrechnungen stecken.

    1. Wickeln Sie die Erstellung der Abrechnung digital ab
    2. Nutzen Sie ein All-in-one-Tool für Buchung und Abrechnung
    3. Nutzen Sie digitale Bezahllösungen
    4. Speichern Sie Belege während der Reise elektronisch
    5. Kalkulieren Sie Verpflegungspauschalen automatisch
    6. Halten Sie Prüfungs- & Genehmigungsprozesse so schlank wie möglich

 

1. Wickeln Sie die Erstellung der Abrechnung digital ab

Im Jahr 2020 fast undenkbar, aber nur 13% der Unternehmen bis 500 Mitarbeiter haben laut VDR-Geschäftsreise-Analyse 2019 einen digitalen Prozess für die Reisekostenabrechnung. Bei Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es immerhin 36%.

Es klingt zeitraubend und fehleranfällig, ist bei der Mehrheit der mittelständischen Unternehmen aber immer noch geläufige Praxis: Reisende buchen Geschäftsreisen auf unterschiedlichen Wegen, sowohl online als auch offline. Nach der Reise sammeln sie alle Belege, die sie vor und während der Reise erhalten haben. Nach der Rückkehr starten sie den Prozess der Reisekostenabrechnung. Sie tragen ihre persönlichen Daten, Reisedaten und Ausgaben in eine Excel-Vorlage oder ein Papier-Formular ein. Darin rechnen sie auch aus, welche Verpflegungspauschale ihnen zusteht. Anschließend senden sie die Datei gemeinsam mit allen Belegen per E-Mail oder in Papierform an die Buchhaltung. Diese sichtet alle Belege, prüft die Abrechnung und meldet den Reisenden ggf. notwendige Korrekturen zurück. Anschließend wird die Abrechnung genehmigt und die Auszahlung veranlasst. Läuft der Prozess reibungslos, werden laut einer GBTA-Studie pro Abrechnung 20 Minuten Zeit aufgewendet. Ist eine Korrektur notwendig, fallen weitere 18 Minuten an – im Worstcase also 38 Minuten Zeitaufwand für eine Reisekostenabrechnung.

Nutzen Sie ein Online-Tool für die Erstellung von Reisekostenabrechnungen, verringern Sie den Aufwand der Dateneingabe deutlich. Profildaten, Kostenstellen und weitere individuelle Informationen sind bereits im System gespeichert. Oft liegen Reisedaten, idealerwiese sogar Rechnungsdaten, schon vor, wenn das System über Datenschnittstellen zu Buchungssystemen oder Abrechnungssystemen besteht. Auch das Fehlerrisiko sinkt deutlich, da keine veralteten Formulare im Umlauf sind.

 

2. Nutzen Sie ein All-in-one-Tool für Buchung und Abrechnung

In All-in-one-Tools wie HRS SmartTrip, das mittelständische Unternehmen kostenlos nutzen können, sind Buchung und Abrechnung in einem System vereint. Der große Vorteil: Buchungsdaten liegen für die Abrechnung direkt vor. Für den Reisenden macht es den Prozess sehr einfach: Er kann seine komplette Reise in einem Tool managen – von der Buchung bis zur Abrechnung. Nach seiner Reise findet er alle Reisedaten im Abrechnungs-Tool. Seine persönlichen Daten sind dort ebenfalls gespeichert. Der Arbeitsaufwand besteht nur noch darin, weitere Ausgaben, die während der Reise angefallen sind, zu ergänzen und die entsprechenden Belege hochzuladen, falls nicht schon von unterwegs geschehen. Dann versendet der Reisende seine Abrechnung entsprechend der Vorgaben des Unternehmens zur Genehmigung und Auszahlung.

 

3. Nutzen Sie digitale Bezahllösungen

Digitale Bezahllösungen bringen gleich zwei Vorteile für Reisekostenabrechnungen mit sich. Zum einen reduzieren sie den Aufwand der Abrechnung oder sparen ihn sogar ganz. Zum anderen verringern sie Fehler in Rechnungen. Der einfache Grund: Mit einer zentralen Bezahllösung für Geschäftsreisen werden Rechnungen direkt auf Unternehmenskosten bezahlt, sodass der Reisende nicht in Vorleistung treten muss.

Die Einrichtung einer zentralen Bezahlmöglichkeit ist bei HRS über HRS SmartTrip für Hotelbuchungen, Mietwagenbuchungen, Zugbuchungen und Flugbuchungen möglich. Somit müssen Reisende nur noch zusätzliche Ausgaben, die während der Reise angefallen sind, abrechnen. Fallen keine weiteren Kosten an, entfällt eine Abrechnung ganz. Noch einen Schritt weiter geht die HRS Bezahllösung Invisible Pay, bei der die Prüfung von Hotelrechnungen übernommen wird. Ihre Buchhaltung erhält 99% korrekte Rechnungen und hat mit Prüfung und Korrekturanforderung keinen Aufwand mehr. Das bedeutet für ein Unternehmen mit monatlich 100 Hotelübernachtungen 6 Stunden Zeitersparnis – und das jeden Monat.

 

4. Speichern Sie Belege während der Reise elektronisch

Wo bewahren Sie Ihre Belege auf, wenn Sie auf Reisen sind? Im Portemonnaie, der Jackentasche oder der Handtasche? Oftmals an unterschiedlichen Orten, je nachdem, wie eilig Sie es haben und was gerade zur Hand ist. Manchmal tauchen sie auch gar nicht mehr auf. Gerade wenn Sie viel unterwegs sind, hilft Ihnen eine App, in der Sie Belege sofort digital abspeichern, Ordnung ins Chaos zu bringen. Mit der App Cytric mobile von HRS SmartTrip machen Sie ein Foto Ihres Belegs und speichern ihn direkt im Abrechnungs-Tool. So haben Sie alle Belege am richtigen Ort, wenn Sie von Ihrer Reise zurückkehren.

Quittungen per App speichern

 

5. Kalkulieren Sie Verpflegungspauschalen automatisch

Die meisten digitalen Abrechnungstools haben eine automatische Kalkulation der Verpflegungspauschale integriert. Anhand von Startdatum und -uhrzeit sowie von Enddatum und -uhrzeit errechnet das System den auszuzahlenden Betrag. Eine individuelle Anpassung ist meist möglich, beispielsweise für Mahlzeiten, die bereits auf Unternehmenskosten stattgefunden haben. So verringern Sie den Arbeits- und Prüfaufwand deutlich.

 

6. Halten Sie Prüfungs- & Genehmigungsprozesse so schlank wie möglich

Ist in Ihrem Unternehmen ein formeller Genehmigungsprozess für Reisekostenabrechnungen notwendig, beispielsweise über eine zentrale Inbox oder ein Tool? Oder erfolgen Genehmigungen direkt vom Vorgesetzten? Wie viele Freigeber sind notwendig? Manche Unternehmen tendieren dazu, den Prozess aufwändig zu strukturieren, da es den Verantwortlichen das Gefühl von Kontrolle gibt. Reisende wünschen sich allerdings einen einfachen, klaren und einheitlichen Genehmigungsprozess. Achten Sie als darauf, ihn so schlank wie möglich zu halten.

Falls Sie schon einen Genehmigungsprozess haben, sammeln Sie Daten, wie viele Anfragen in der Vergangenheit abgelehnt wurden. Das gibt Ihnen einen Indikator, ob der Prozess, so wie er besteht, wirklich notwendig ist, oder ob Sie ihn vereinfachen können. Wenn nur ein geringer Anteil an Anfragen abgelehnt wird, kann es eine Alternative sein, dass nur Abrechnungen außerhalb der Richtlinien genehmigt werden müssen. Reisen innerhalb der Richtlinien können Reisende direkt an die Buchhaltung geben. Überlegen Sie, wie viele Freigeber wirklich sinnvoll sind. In vielen Fällen ist einer ausreichend.

Denken Sie daran, den Prozess klar an alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Idealerweise verankern Sie ihn in Ihren Reiserichtlinien. Lassen Sie möglichst wenige Ausnahmeregelungen zu, die den Prozess unnötig aufblähen.

Haben Sie Tipps, wie Sie Reisenden, Vorgesetzten oder der Buchhaltung Reisekostenabrechnungen vereinfachen? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.