Vom Workshop bis zum Teamevent: 8 Tipps, wie Sie erfolgreich Veranstaltungen planen

Es gibt viele gute Gründe für Veranstaltungen in Unternehmen. Seminare, Workshops, Offsite-Meetings oder Feiern sind eine Möglichkeit, die Kommunikation und den Zusammenhalt der Mitarbeiter eines Unternehmens zu stärken, sie fortzubilden oder das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Externe Veranstaltungen dienen der Knüpfung und Pflege von Kundenkontakten sowie der Unternehmens-Positionierung nach außen. Sie kosten ein Unternehmen aber auch Geld, Zeit und Nerven. Letzteres insbesondere diejenigen, die die Veranstaltung planen.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Organisation von Veranstaltungen oft von einzelnen oder mehreren Mitarbeitern on top zu Ihrer eigentlichen Aufgabe übernommen. Diese Aufgabe kann spannend und vielseitig sein. Sie kann aber auch schnell zum persönlichen Test für die eigene Belastbarkeit werden, gerade wenn Sie wenig Erfahrung darin haben und die Aufgabe zunächst unterschätzen.

Franziska Franke, Event Managerin bei der HRS Group, kennt die Herausforderungen, die es zu meistern gilt, wenn Sie erfolgreich Veranstaltungen planen möchten. Sie kümmert sich mit Leidenschaft Vollzeit darum, dass Seminare, Workshops und Meetings bei HRS ein Erfolg sind. Wir haben Sie nach Stolpersteinen und Tipps gefragt, die Ihr bei der täglichen Arbeit helfen.

5 Herausforderungen, die Sie bei der Organisation von Events meistern müssen

1. Knappe Budgets

In vielen Unternehmen sind Budgets für Veranstaltungen knapp kalkuliert. Das bedeutet, Sie müssen Angebote im Detail vergleichen, um das Beste herauszuholen. Das ist zeitaufwändig und anstrengend.

2. Eine riesige Auswahl an Anbietern & kein Überblick

Eine Veranstaltung in der eigenen Stadt zu organisieren ist einfach, weil Sie mögliche Locations und Anbieter kennen. Wenn es aber um Veranstaltungen an unbekannten Orten geht, vielleicht sogar weltweit, fehlt Ihnen meist ein Überblick, welche Locations den Ansprüchen und der Teilnehmerzahl gerecht werden. Eine aufwändige Recherche ist notwendig.

3. Unterschiedliche Angebots-Inhalte

Die Angebote verschiedener Anbieter sind oft nicht vergleichbar, wodurch Entscheidungen schwerfallen. Sie unterscheiden sich beispielsweise hinsichtlich Stornierungsbedingungen, Catering-Leistungen oder technischer Ausstattung, welche Sie bei jedem Anbieter einzeln anfragen und verhandeln müssen

4. Hohe Ansprüche der Teilnehmer

In der heutigen Zeit haben viele Eventteilnehmer hohe Ansprüche. Veranstaltungen sollen zum Erlebnis werden, um herauszustechen und im Gedächtnis zu bleiben. Ein reibungsloser Ablauf wird als selbstverständlich angesehen, bedeutet für den Organisator jedoch auch viel Arbeit.

5. Schwieriges Teilnehmermanagement

Obwohl Sie eine Veranstaltung gut geplant haben, kann es passieren, dass Sie schließlich mit 20 Leuten in einem Raum sitzen, der für 120 ausgelegt ist. In der schnelllebigen Gesellschaft von heute ändern sich Pläne ständig, Meetings und Workshops werden kurzfristig verschoben, weil wichtige Teilnehmer absagen. Flexibilität ist gefragt, gegebenen falls müssen Sie sogar Ihre zuvor gemachten Pläne noch einmal komplett überarbeiten oder an neue Anforderungen anpassen.

Je häufiger Sie Veranstaltungen planen, desto besser werden Sie diese Herausforderungen meistern. Um Sie zu unterstützen, geben wir Ihnen gemeinsam mit HRS Event Managerin Franziska hilfreiche Tipps für die Planung von Firmenevents zur Hand.

Diese 8 Tipps helfen Ihnen, die Nerven zu bewahren, wenn Sie Veranstaltungen planen

1. Transparenz: Informieren Sie alle Stakeholder regelmäßig

Für Franziska von HRS gibt es nichts Schlimmeres als nicht hinreichend informierte Stakeholder. Denn das führt zu Durcheinander.

„Wenn nicht alle Hand in Hand arbeiten, weil der Informationsfluss nicht klappt, kann einiges schief gehen.“

Idealerweise sorgt sie für zwei hauptverantwortliche Ansprechpartner – einen, der inhaltliche Entscheidung trifft und einen für logistische Entscheidungen. Teilen Sie regelmäßig Statusupdates, beispielsweise mit Arbeitsdokumenten in Google Docs, auf die alle zugreifen können.

2. Kostenübersicht: Erstellen Sie einen Budgetplan

Klären Sie bevor Sie mit der Planung beginnen, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Bestehen bereits hier unterschiedliche Vorstellungen der Stakeholder, befördern Sie Ihre erste Grobplanung direkt in den Papierkorb. Planen Sie grob, welche Bausteine Pflicht sind und welche optional und wie viel Budget Sie für jeden Baustein aufwenden können. Während beispielweise Anreise, Location und Verpflegung während der Veranstaltung für Sie Pflicht sind, kann eine Übernachtung der Teilnehmer am Veranstaltungsort optional sein. Wissen Sie das vor dem Start Ihrer Planungen, können Sie es direkt bei der Location-Wahl berücksichtigen.

3. Die richtige Location: Denken Sie über die Logistik nach

Der Veranstaltungsort sollte von allen Teilnehmern gut erreichbar sein. Ein idyllisches Tagungszentrum in der Natur mag genau die richtige Location für Ihren Zweck sein, wenn sie aber nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, oder die Anfahrt dadurch sehr lange dauert, verlieren Sie wertvolle Zeit vor Ort. Falls eine Anreise am Vortag aus Budgetgründen nicht möglich ist und die Zeit sowieso knapp kalkuliert ist, wählen Sie besser einen Veranstaltungsort, der für die Teilnehmer einfach erreichbar ist. Das wirkt sich positiv auf die Teilnahmequote und die Zeitplanung aus.

4. Überblick behalten: Erstellen Sie Checklisten

Checklisten helfen, den Überblick zu bewahren. Egal ob für das Budget, für Dinge, die vor Ort benötigt werden, oder die Zu- oder Absagen der Teilnehmer – halten Sie den aktuellen Staus in Checklisten fest. Pflegen Sie diese regelmäßig. Sie liefern Ihnen wichtigen Input, für das regelmäßige Status-Update der Stakeholder. Sobald sie eine Rechnung bezahlt hat, trägt Franziska den genauen Rechnungsbetrag direkt in eine Budget-Checkliste ein. So kann sie auf einen Blick sehen, wie viel budgetiert war, was es tatsächlich gekostet hat und welche Positionen noch offen sind.

5. Details planen: Gestalten Sie eine Veranstaltung persönlich

Achten Sie auf Details, sie machen ein Event erst persönlich. Berücksichtigen Sie Allergien, alternative Ernährungsformen, Jobpositionen oder Arbeitgeber, falls die Veranstaltung nicht nur innerhalb des Unternehmens stattfindet. Gehen Sie gezielt darauf ein. Zaubern Sie mit Kleinigkeiten wie einer personalisierten Einladung, einem herzlich gestalteten Willkommens-Schild, einer Süßigkeit auf dem Hotelzimmer, einem Motto oder einem Cappuccino mit dem Firmenlogo im Milchschaum ein Lächeln in das Gesicht der Teilnehmer. Wenn Sie genug Zeit und Energie haben – Machen Sie ein Event daraus! Erst durch Emotionen wird eine Veranstaltung zu einem Event.

„Umso persönlicher das Event zu den eigenen Interessen passt, desto wahrscheinlicher bleibt es im Gedächtnis.“

6. Zeit sparen: Ziehen Sie Rundum-Sorglos-Pakete in Betracht

Oft planen Sie Veranstaltungen kurzfristig. Franziska empfiehlt spätestens zwei Monate vor einem Event mit der Organisation zu beginnen. Falls weniger Zeit bleibt, oder Sie mit anderen Aufgaben ausgelastet sind, kann ein Rundum-Sorglos-Paket in einem Hotel die richtige Wahl sein. Das hält den Aufwand gering. Bei HRS gibt es 100.000 Hotels, die von Veranstaltungsräumen und -technik über das Catering bis zu den Übernachtungsmöglichkeiten alles anbieten, was Sie für eine Veranstaltung benötigen. Es spart wertvolle Zeit, wenn Sie diese Bausteine nicht bei verschiedenen Anbietern zusammensuchen und aufeinander abstimmen müssen.

7. Alles in einem planen: Verwenden Sie ein Online-Buchungstool

Die Nutzung eines Event Management Tools wie die in HRS SmartTrip integrierte Lösung „Meetings & Groups“ vereinfacht Ihnen viele Schritte bei der Angebotsanfrage, dem Angebotsvergleich und der Buchung von Veranstaltungen in Hotels. Sie nehmen den kompletten Prozess einfach und schnell online über ein einziges Tool vor. Dabei senden Sie eine individuelle Angebotsanfrage, die Sie im Tool zusammenstellen, an mehrere von Ihnen ausgewählte Hotels gleichzeitig. Innerhalb von 24 Stunden erhalten Sie vergleichbare Angebote zurück. Dabei fragen Sie Übernachtungsmöglichkeiten für Gruppen, Veranstaltungsräume, Veranstaltungstechnik und Catering in einem Vorgang an, oder auch nur einzelne gewünschte Bausteine. Der direkte Online-Preisvergleich vereinfacht Ihnen die Entscheidung für einen Anbieter, den Sie anschließend direkt online zum abgegebenen Angebot buchen. Auch Preisverhandlungen sind über das Tool möglich. Falls Sie bestimmte Veranstaltungen regelmäßig organisieren, können Sie einmal gespeicherte Angebotsanfragen immer wieder verwenden und sparen somit wertvolle Zeit. Und falls Sie einmal Unterstützung benötigen, steht Ihnen ein Support-Team zur Seite, das Sie im gesamten Prozessverlauf unterstützt. Für HRS SmartTrip User ist das Tool „Meetings & Groups“ kostenfrei im HRS SmartTrip Portal integriert. Auch ohne HRS SmartTrip können Sie das Tool nutzen. Wie Sie sich anmelden können, erfahren Sie beim HRS Gruppen- und Tagungsteam telefonisch unter +49 221 2077 300 oder per E-Mail an gruppe@hrs.de.

8. Feedback einholen: Bewerten Sie Ihr Event mithilfe einer Teilnehmer-Befragung

Nutzen Sie kostenfreie Umfrage-Anbieter wie beispielweise SurveyMonkey oder Google Formulare, um einfach und schnell Online-Befragungen aufzusetzen. Halten Sie diese kurz und knackig und versenden Sie eine persönliche Einladung zur Umfrage per E-Mail an die Teilnehmer. Erwähnen Sie in der E-Mail, wieviel Zeit für die Beantwortung benötigt wird. Sie werden staunen, wie viele Teilnehmer bereit sind, 5 Minuten ihrer Zeit zu investieren, um Ihnen Feedback zum Event zu geben. Aus den Ergebnisse werden Sie Verbesserungen für die nächste Veranstaltung ableiten und so schnell selbst zum Event-Profi.

Welche Stolpersteine liegen Ihnen bei der Organisation von Events im Weg? Und wie haben Sie diese gemeistert? Wir freuen uns, wenn Sie in den Kommentaren von Ihren Erfahrungen berichten.