Virtual Payment bedeutet die zentrale Bezahlung von Hotelaufenthalten und weiteren Reisebausteinen über virtuelle Kreditkarten. Der größte Vorteil virtueller Kreditkarten liegt aus Unternehmenssicht klar auf der Hand: Es reduziert Prozesskosten, weil manuelle Dateneingaben, Papierrechnungen und zeitintensive, fehleranfällige Reisekostenabrechnungen entfallen. Reiseverantwortliche in Unternehmen haben einen besseren Überblick über die Kosten und können Budgets besser planen.
Zudem ist es aus Sicht der Reisenden eine bequeme Lösung. Laut einer HRS Umfrage im April 2019 müssen immer noch 43% der Reisenden kleiner und mittelständischer Unternehmen für Reisekosten aus der eigenen Tasche in Vorleistung treten. Viel bequemer und zeitsparender ist es, wenn das Hotel direkt auf Unternehmenskosten abrechnet. Darüber hinaus sparen Reisende Zeit beim Check-out: Der Prozess läuft im Hintergrund automatisch.
Aber welche weiteren Auswirkungen hat eine zentrale Payment-Lösung auf die Hotelbuchungen eines Unternehmens? Dieser Frage ist HRS auf den Grund gegangen.
Wie wirkt sich eine zentrale Payment-Lösung auf die Buchungsdaten eines Unternehmens aus?
Zur Beantwortung dieser Frage haben Datenanalysten von HRS die Daten von einigen HRS Großkunden analysiert, die eine virtuelle Payment-Lösung eingeführt haben. Sie betrachteten 15.000 Hotelbuchungen vor und 15.000 Buchungen, nachdem das Unternehmen eine zentrale Zahlungslösung eingeführt hat. Die Ergebnisse zeigen, dass es neben den oben genannten direkten Vorteilen weitere Gründe für Unternehmen gibt, eine zentrale Payment-Lösung zu nutzen.
1) No-shows sinken
Die Vermutung liegt nahe, dass der Anteil an Reisenden, die ein Zimmer buchen und nicht erscheinen (No-show), durch Virtual Payment steigt. Grund: Der Reisende muss nicht mehr in Vorleistung treten. Erstattet ein Hotel somit nicht den kompletten Zimmerpreis, bleibt als Folge nicht der Reisende, sondern das Unternehmen auf den Kosten sitzen.
Das Gegenteil ist der Fall: Laut Daten sorgen Payment-Lösungen für eine 15 Prozent geringere No-show Rate (3,5 statt 4,1 Prozent). Dies macht sich unmittelbar auf der Ausgabenseite des Unternehmens bemerkbar. Denn immer mehr Hotels verlangen für kurzfristige Stornierungen hohe Gebühren. Eine geringere No-show Rate sorgt somit für weniger Kosten.
2) Vorausbuchungsfristen steigen
Statt 8,5 Tage vor Antritt ihrer Reise buchten Mitarbeiter der untersuchten Unternehmen nach Einführung einer Payment-Lösung durchschnittlich elf Tage im Voraus. Dies bringt nicht nur planerische Vorteile: Eine längere Vorausbuchungsfrist führt wahrscheinlich zu einer günstigeren Durchschnittsrate, da viele Hotels bei sinkender Verfügbarkeit die Preise anpassen.
3) Der Anteil an Privathotels steigt
Durch eine zentrale Zahlungslösung verschiebt sich das Buchungsverhältnis zwischen Ketten- und Privathotels. Reisende, die die Kosten aus eigener Tasche vorschießen und abrechnen mussten, buchten zu 70 Prozent Ketten- und nur zu 30 Prozent Individualhotels. Zentrale Zahlungslösungen sorgten dafür, dass sich das Verhältnis zu Gunsten der häufig preiswerteren Individualhotels auf 60:40 verschoben hat.
4) Durchschnittliche Zimmerpreise sinken
Resultierend aus der längeren Vorausbuchungsfrist und dem höheren Anteil an Privathotels senkt eine Payment-Lösung den durchschnittlichen Zimmerpreis – wie die Daten zeigen um satte zwölf Prozent. Lag die durchschnittliche Zimmerrate der untersuchten Buchungen vor Einführung der Zahlungslösung bei 112,30 Euro, sank sie danach auf 98,60 Euro.
Was sind die Gründe für das veränderte Buchungsverhalten?
Über diese Frage lässt sich viel diskutieren. Ein Grund könnte das transparentere System sein. Diverse psychologische Experimente belegen, dass sich Menschen – unbewusst – korrekter verhalten, wenn sie sich beobachtet fühlen. Bei virtuellen Zahlungslösungen können Unternehmen von Anfang an sehen, welche Buchung ein Mitarbeiter vorgenommen hat. Das könnte sich im Moment der Buchung unbewusst auf den Reisenden auswirken und ihn kostensensibler buchen lassen. Bei traditionellen Zahlungslösungen fällt erst bei der Reisekostenabrechnung auf, wenn der Reisende ein Preislimit nicht einhalten hat. Da ist der Hotelaufenthalt aber bereits vorbei. In der Regel übernimmt ein Unternehmen die höheren Kosten trotzdem für seinen Mitarbeiter. Dadurch steigt der durchschnittliche Zimmerpreis.
Darüber hinaus wirkt eine Buchung auf Unternehmenskosten für einen Reisenden verbindlicher als eine Buchung auf Privatkosten. Die emotionale Hürde eines No-shows ist in der Folge höher.
Einen positiven Einfluss auf die Vorausbuchungsfrist hat die Vereinfachung des Buchungsprozesses durch ein zentrales Buchungssystem, in dem eine Zahlungslösung hinterlegt ist. Mitarbeiter schieben die lästige Buchung einer anstehenden Geschäftsreise weniger lange hinaus und benötigen weniger Zeit dafür.
Wie können mittelständische Unternehmen Virtual Payment einführen?
In dem neuen All-in-one-Buchungsportal HRS SmartTrip können Unternehmen eine zentrale Zahlungslösung einrichten lassen und alle Vorteile von virtuellem Payment nutzen. HRS kooperiert dazu mit dem renommierten Partner AirPlus, der die Buchung und Abrechnung von Reisedienstleistungen über virtuelle Kreditkarten anbietet.
Was genau bedeutet das? Eine virtuelle Kreditkarte ist die digitale Version einer Plastik-Kreditkarte. Sie wird bei der Buchung automatisch generiert und ist nur einmalig für einen definierten Zeitraum und den Betrag des Aufenthalts (ggf. plus eines Puffers für Extra-Kosten vor Ort) gültig. Das verringert das Missbrauchsrisiko der Kreditkartendaten auf ein Minimum. Über diese Karte erfolgt die Buchung sowie die Bezahlung. Auf Wunsch übernimmt HRS den kompletten Aufwand der Rechnungsprüfung und Digitalisierung. Anschließend sendet HRS dem Unternehmen eine gebündelte Übersicht aller Leistungen, egal ob Hotel-, Flug-, Zug- oder Mietwagenbuchung. Der Abrechnungsaufwand entfällt komplett.
Für weitere Informationen zum All-in-one-Buchungsportal HRS SmartTrip und der virtuellen Payment-Lösung AirPlus hilft Ihnen das HRS SmartTrip Support-Team gerne weiter.
Telefon: +49 (0) 211 – 2077 7777 (wochentags von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr)
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