Es ist der Albtraum für jeden Reiseverantwortlichen: Ihr Unternehmen sendet einen Kollegen ins Ausland, der sich bei einem Unfall schwer verletzt und sofort operiert werden muss. Anschließend kann Ihr Kollege aufgrund seiner Verletzungen nicht mit einem regulären Linienflug nach Hause fliegen, sondern ist auf einen Spezial-Rücktransport angewiesen. Dieser Vorfall ist wahrlich ein Horror-Szenario, hat sich aber so zuletzt bei einem mittelständischen deutschen Unternehmen ereignet – und Kosten in 5-stelliger Höhe verursacht.
Unfälle können passieren – egal ob Ihre Kollegen beruflich handwerkliche Arbeiten ausführen oder in Meetingräumen sitzen. Nicht nur bei Unfällen, auch wenn Kollegen krank auf Geschäftsreisen werden, zählt es als Reiseverantwortlicher zu Ihrer Fürsorgepflicht, Ihren Kollegen best- und schnellstmöglich zu helfen. Gerade die aktuelle Corona-Krise verdeutlicht, wie wichtig es ist, innerhalb kurzer Zeit zu wissen, welcher Mitarbeiter sich wo aufhält oder aufgehalten hat. Ansonsten kann es gefährlich und teuer werden.
Was bedeutet „Fürsorgepflicht“?
Laut Arbeitsrecht unterliegen Arbeitgeber einer Fürsorgepflicht gegenüber ihren Arbeitnehmern (Sozialgesetzbuch V, §17). „Fürsorgepflicht“ beschreibt die Verpflichtung, für das Wohl einer anderen Person Sorge zu tragen, insbesondere die Pflicht des Arbeitgebers, für den Schutz seiner Angestellten zu sorgen. Wurde die Fürsorgepflicht verletzt und das Leben des Mitarbeiters gefährdet, hat der Geschädigte Anspruch auf Schadensersatz. Ist ein Mitarbeiter im Rahmen des Arbeitsverhältnisses unterwegs und es passiert etwas, sollte ihm sofort geholfen werden. Ist dies aufgrund fehlender Vorkehrungen nicht möglich, wurde die Fürsorgepflicht missachtet und der Reisende fahrlässig in Gefahr gebracht.
Die richtige Vorbereitung ist wichtig
1. Unterstützen Sie Reisenden bei der Vorbereitung
Zur Fürsorgepflicht zählt nicht nur, im Notfall zu helfen, sondern auch, Reisende bei der Vorbereitung zu unterstützen. Klären Sie Kollegen vor der Reise über notwenige Impfungen auf, um Krankheiten zu vermeiden. Liegen diese Impfungen noch nicht vor, sollten Sie auf Unternehmenskosten angeboten werden. Empfehlen Sie Medikamente, die mitgeführt werden sollten. Gerade in Ländern, in denen keine ausreichende medizinische Versorgung gewährleistet werden kann, ist dies wichtig. Behalten Sie Reisewarnungen des Auswärtigen Amts im Auge, um Reisende notfalls zu warnen. Liegt eine Warnung für ein Land vor, in das ein Kollege reisen muss, sollten Sie eine Entscheidung durch die Unternehmensleitung herbeiführen, ob diese Risiken getragen werden, oder die Reise abgesagt wird.
2. Sichern Sie Risiken mit Versicherungen ab
Zu einer guten Vorbereitung von Geschäftsreisen gehört es, die richtigen Versicherungen abzuschließen. Alle großen Reiseversicherer bieten passende Policen mit unterschiedlichen Zuschnitten und Leistungsumfängen an: Auslandskranken- und Notrufversicherungen, Reisegepäckversicherungen, Reisehaftpflichtversicherung, Dienstreiseversicherungen, Rücktransportversicherungen sowie Storno- und Abbruchversicherungen. Da stellt sich die Frage: Welche Versicherung brauchen Sie überhaupt? Die größten Risiken, also Krankheit oder Unfall und ein notwendiger Rücktransport, sollten auf jeden Fall abgesichert werden. Andere Leistungen können Sie je nach Bedarf des Unternehmens individuell abwägen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen die wichtigsten Versicherungen für Geschäftsreisen.
Auslandskrankenversicherung
Laut Sozialgesetzbuch (§17) muss die Krankenkasse des Reisenden im Rahmen einer Beschäftigung im Ausland Kosten bis zu der Höhe erstatten, in der sie im Inland entstanden wären. Das Problem: Ärztliche Standards sind in vielen Ländern oft deutlich geringer als in Deutschland. Besprechen Sie mit dem Reisenden vorab, ob zusätzlich eine private Auslandsreisekrankenversicherung besteht. Viele Arbeitgeber übernehmen die Prämiengebühren, falls extra für die Geschäftsreise eine private Zusatzversicherung abgeschlossen wird.
Unfallversicherung
Grundsätzlich sind Arbeitnehmer während Tätigkeiten, die sie im Auftrag ihres Arbeitgebers durchführen, sowie auf den damit verbundenen Wegen, gesetzlich unfallversichert. Das schließt auch offiziell genehmigte Diensteisen ein. Bei einer Dienstreise ins Ausland gelten die Zusatzbedingungen, dass der Arbeitnehmer ein deutsches Beschäftigungsverhältnis haben und die Reisedauer von vorneherein befristet sein muss. Wird ein Arbeitnehmer in einen Unfall verwickelt, haftet die gesetzliche Unfallversicherung für entstehende Kosten und kommt für Entschädigungen auf. Sie sollten für Mitarbeiter, die in Europa unterwegs sind, eine A1-Bescheinigung (Entsendebestätigung) beantragen. Diese Bescheinigung dient dafür, dass Behandlungskosten direkt über die Versicherung abgegolten werden. Auch ohne diese Bescheinigung sind Arbeitnehmer versichert, allerdings kann es sein, dass sie für Kosten in Vorleistung treten müssen. Diese können sie zwar anschließend von ihrem Arbeitgeber zurückfordern, allerdings wollen Arbeitnehmer dafür ungern in die eigene Tasche greifen.
Dienstreiseversicherung
Eine Dienstreiseversicherung ist eine besondere Form der privaten Unfallversicherung. Sie ist für die Absicherung von gefährlichen Montagearbeiten oder für nicht beruflich bedingte Unfälle während der Reise notwendig. Klassisches Beispiel für einen nicht beruflich bedingten Unfall: Eine Arbeitnehmerin auf Geschäftsreise geht zum Abendessen in ein Restaurant, stürzt auf der Eingangstreppe und bricht sich das Bein. Wäre sie im Rahmen eines Geschäftsessens unterwegs gewesen, hätte die gesetzliche Unfallversicherung gegolten. Da sie aber nach Arbeitsende privat unterwegs ist, besteht kein Versicherungsschutz. Gut zu wissen: Arbeitgeber, die mehrere Mitarbeiter entsenden, können Gruppenversicherungen abschließen und so Kosten und Aufwand geringhalten.
Rücktransportversicherung
Eine Rücktransportversicherung tritt in Kraft, wenn aufgrund eines Unfalls oder einer Krankheit keine reguläre Rückreise stattfinden kann. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur der medizinisch notwendige, sondern auch der medizinisch sinnvolle Rücktransport über die Versicherung abgedeckt ist. Gerade in Ländern oder Regionen mit mangelhafter medizinischer Versorgung ist eine solche Rücktransportversicherung enorm wichtig, um im Ernstfall eine angemessene Versorgung des Patienten sicherzustellen. Oftmals ist eine Rücktransportversicherung in Auslandskrankenversicherungen inkludiert, allerdings nur bis zu einem Maximalbetrag. Prüfen Sie Ihre bereits bestehenden Versicherungen und die abgesicherte Kostenhöhe, bevor Sie eine extra Rücktransportversicherung abschließen.
Die richtige Reaktion im Notfall
1. Wissen Sie zuverlässig, wo Ihre Reisen sich aufhalten
Ihre Reisenden buchen Reisen selbständig auf unterschiedlichen Buchungswegen und Sie haben im Notfall keinen Überblick, wer aktuell wo unterwegs ist – das ist der Worstcase, den Sie unbedingt vermeiden sollten. Mit dem richtigen Travel Management Tool ist es einfach, Ihre Kollegen schnell und zuverlässig zu lokalisieren. In HRS SmartTrip, dem Geschäftsreiseportal für mittelständische Unternehmen von HRS, sehen Sie in mit Hilfe eines People-Locators auf einen Blick, welcher Reisende sich aktuell wo aufhält. So können Sie im Notfall schnell reagieren und notwendige Maßnahmen einleiten.
2. Unterstützen Sie Ihre Kollegen vor Ort
Muss ein Kollege einen Arzt aufsuchen, sollten Sie ihn mit Empfehlungen unterstützen. Recherchieren Sie im Internet oder stellen Sie Kontakt her zu anderen Kollegen, die vor Ort sind und sich auskennen. Grundsätzlich gilt immer: Lassen Sie Ihren Kollegen mit seinem Problem nicht alleine.
3. Alarmieren Sie Versicherungen
Stellen Sie sicher, dass Sie als Reiseverantwortlicher mit den bestehenden Versicherungen Ihres Unternehmens vertraut sind. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Leistungen, die die Versicherungen abdecken und halten Sie Notfall-Nummern bereit. Falls ein Versicherungsfall eintritt, alarmieren Sie sofort die Versicherung. Melden Sie sich dort auch, falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre Versicherung den entsprechenden Fall abdeckt oder nicht.
Welche Erfahrungen haben Sie mit Krankheiten oder Unfällen auf Geschäftsreisen gemacht? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und wünschen sichere Reisen.
