Videokonferenzen ermöglichen eine standortunabhängige Kommunikation zwischen Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen. Voraussetzung für den reibungsfreien Ablauf eines virtuellen Meetings ist allerdings eine funktionierende Technik. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die fünf größten Technik-Fauxpas vermeiden und auf was Sie als Terminorganisator besonders achten sollten.
Falle #1: Sie sind nicht mit dem Tool vertraut
Es kann ziemlich unangenehm vor anderen sein, wenn Sie nicht wissen, wie Sie das jeweilige Tool benutzen müssen. Schließlich will niemand als Technik-Greenhorn dastehen, der es nicht schafft, sich einzuwählen oder auf „Mute“ zu gehen. Machen Sie sich deshalb vorab mit der genutzten Videokonferenz-Lösung genau vertraut. Jedes Tool funktioniert anders. Stellen Sie sich Fragen wie: Mit welchem Gerät trete ich einer Konferenz bei? Was muss ich tun, um meinen Bildschirm oder Dateien über die integrierten Kommunikationswerkzeuge zu teilen? Was sind die Grundfunktionen des Tools, die ich benötige, um zu sprechen und damit man mich per Video sieht?
Falle #2: Sie haben das Tool nicht richtig installiert
Sie erhalten eine Online-Meeting-Einladung per E-Mail mit einem Link? Dann versuchen Sie im Vorfeld diesen schon einmal testweise zu öffnen. Das geht nicht? Abhängig vom jeweiligen Anbieter ist vielen Fällen eine Registrierung oder ein Download der Software notwendig. Mit solch einem Test vermeiden Sie, dass Ihre Gesprächspartner nicht unnötig warten müssen, weil Sie während des Termins erst einmal alles technisch einrichten müssen.
Falle #3: Sie haben keine stabile Verbindung
Sich nicht in Ruhe online austauschen zu können, weil ständig Ihre Stimme verzerrt ist oder nicht jedes Wort übertragen wird? Oder sich alle paar Minuten neu einwählen müssen? Diese technischen Schwierigkeiten können in Ihrer instabilen Internetverbindung begründet sein. Stellen Sie deshalb sicher, dass sowohl die Internetverbindung beziehungsweise das Wlan als auch die Hardware stabil laufen.
Falle #4: Man sieht/hört Sie gar nicht
Überprüfen Sie Ihr Headset (Kopfhörer mit Mikrofon) sowie Ihre Webcam. Aktivieren Sie beides bei Bedarf, um entweder im Audiomodus teilzunehmen oder – noch persönlicher und besser – im kombinierten Audio- und Videomodus. Das signalisiert: Ich bin präsent und persönlich für mein Gegenüber dar. Bei technischen Problemen moderieren Sie und beschreiben Sie via Audio oder falls nichts funktioniert, via Chat, was das Problem ist und dass Sie dabei sind, es zu lösen.
Falle #5: Sie sind auf dem Bildschirm unvorteilhaft zu sehen
Ihr Gegenüber sieht sie kaum, weil ihr Sitzplatz schlecht beleuchtet ist oder viel zu nah?Dann setzen Sie sich in die Nähe einer Lampe und positionieren Sie die Webcam Ihres Laptops oder Computers auf Augenhöhe und mit ausreichend viel Abstand. Ansonsten könnte die Kamera Sie eventuell verzerren. Testen Sie gegebenenfalls vorab mit einem Selfie, wie Sie von anderen gesehen werden. Stellen Sie sich zudem einfach vor, Sie würden Ihrem Gesprächspartner an einem Tisch gegenüber setzen – genau diesen Bildausschnitt sollte Ihr Gegenüber auch auf dem Bildschirm sehen. Achten Sie zudem auf Ihre Mimik und Gestik und schauen Sie stets aufmerksam in die Kamera. Zwischendurch nicht aufs Handy blicken oder anfangen, den Schreibtisch aufzuräumen – man sieht Sie! Diese „Nebenbeschäftigung“ könnte beim Gegenüber als geringschätzend gewertet werden (siehe auch Business-Knigge-Tipps von Clemens Hoyos).
Besondere Anforderungen an den Konferenz-Organisator
Sind Sie selbst der Organisator einer Videokonferenz, obliegt Ihnen die Organisation des virtuellen Meetings. Dazu empfehlen wir Ihnen über die oben genannten Tipps hinaus weitere Maßnahmen:
- Verfügbarkeit: Finden Sie einen Termin, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind. Ein passender Zeitpunkt mit Kunden und Geschäftspartnern lässt sich am besten vorab per E-Mail abstimmen.
- Meetingdauer angemessen wählen: Grenzen Sie die Dauer der geplanten Videokonferenz ein, um die Besprechungsdauer sinnvoll zu begrenzen.
- Rechtzeitig einladen: Versenden Sie rechtzeitig einen Einladungslink an die Teilnehmer. Eventuell müssen diese erst die Software herunterladen, planen Sie das unbedingt mit ein.
- Ziel des Meetings vorab kommunizieren: Stellen Sie die die Tagesordnungspunkte für das Meeting nach der KISS-Methode (Keep It Short and Simple) zusammen und versenden Sie diese zusammen mit dem Einladungslink. So haben die Teilnehmer alles Notwendige parat.
Super gute information. Vielen Dank.
Super Artikel, vielen herzlichn Dank!
Gerade wenn es ein wichtiger Termin ist, brauche ich einen Plan-B.
Ich kann die gleiche Webkonferenz noch auf ein oder 2 anderen Plattformen vorbereitet haben (Teams, Zoom, edudip; Meeting gebucht, Einladung liegt vorgeschrieben bereit). Dann kann man bei anbieterseitigen, technischen Schwierigkeiten innerhalb von Minuten den Anbieter wechseln.
Ich habe auch bei wichtigen Präsenzveranstatungen immer einen Plan B (zweites Notebok, USB-Stick, Ausdrucke) dabei.
Eine Videokonferenz kann auch deutlich zielführender sein, wenn der Moderator die straff organisiert: Nach der Begrüßung und Bekanntgabe der Regeln (Agenda, Ablauf, es spricht bitte immer nur eine/r,…) die „Nur-Zuhörer“ zunächst stumm schalten und nur nach Meldung (Hand heben) wieder um einen Kommentar bitten. Kurze aber prägnante Agenda mit wenigen Punkten. Agenda (oder vorbereitete Präsentation) im Blick durch geteilten Bildschirm, usw.
Meine Erfahrung: ViKos sind nicht so „locker“ wie normale Besprechungen aber durchaus zielführend(er), da alle zuhören wollen und müssen. Wir werden die auch künftig nutzen 😉
Bleiben Sie alle gesund und munter! 😉
Danke für die super Tipps! Viele Grüße, Christina
Jede(r) kann die Zusammenarbeit virtuell verbessern, indem
– die „Mute“ Taste vollkommen selbstverständlich an- und ausgeschaltet wird wenn man spricht … oder eben nicht spricht. Konferenzraumtelefone haben deshalb dafür sogar einen eigenen Taster oder Knopf ;-D
– man in mindestens in so etwas wie das „Konftel Ego“ investiert um die Audioqualität massiv zu steigern.
Niemals mit den eingebauten Lautsprechern und Mikrofon loslegen. Sie sind nach einem Meetingmarathon fix und fertig, weil so viel Energie für die Aufmerksamkeit verloren geht.
– einen Timer in Blickweite hat um das Zeitgefühl nicht zu verlieren.
Und lasst einander aussprechen.
Eine Pause nach einem Wortbeitrag darf auch dazu dienen über das gesagt nachzudenken!
Im übrigen: Ein Meeting = Informationsaustausch. Ein Workshop = gemeinsame Arbeit an einer Lösung zur Aufgabenstellung. Nicht das eine mit dem anderen vermengen. Lieber einen neuen Termin für Workshop terminieren, wenn im Meeting die plötzlich nach Lösungen gesucht wird. Dieses Vorgehen hilft ungemein.
Ich teste neue Anwendungen für meine Videokonferenzen immer erst auch mit einem Familienmitglied (Ehefrau, Tochter oder Sohn), die in einem anderen Raum sitzen. So kann ich prüfen, wie es später in der Live show von anderen gesehen und erlebt wird.
Ich höre und sehe die anderen Teilnehmer, diese sehen mich, aber sie hören mich nicht.
Ich habe das Mikrofon getestet, es hat alles nichts genützt.
Ich kann die technischen Pannen gar nicht so schnell aufzählen, wie ich sie schon erlebt habe, angefangen von gescheiterten Einwahlversuchen bis hin zur Unverständlichkeit der Konferenz-Beiträge, weil sie durch das laut vernehmbare Luftholen von einigen Teilnehmern übertönt wurden (im Schlaf nennt man das wohl Schnarchen). Noch häufiger waren es natürlich Fehler in der Planung (fehlende oder ungeeignete Tagesordnung, fehlende Vorbereitung mit anschließend ausufernder Diskussion, bei der niemand mehr wusste, wer denn was gesagt hat, fehlende GEMEINSAME Zielsetzung), mangelnde Rededisziplin, schlechte Moderation durch die TK-Leitung, überladene Erwartungen (TK eignen sich nur sehr bedingt als Workshop) … Dennoch: mangelhafter Umgang mit einem Werkzeug darf kein Anlass sein, das Werkzeug als solches in Frage zu stellen, das kein vollständiger Ersatz für face-to-face sein kann, aber eine höchst sinnvolle Ergänzung und bisweiligen auch ein notwendiger Ersatz, wie uns diese Zeiten jetzt lehren.