Geschäftsessen: Was Sie bei der Abrechnung beachten sollten

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Geschäftsessen gelten als gute Gelegenheit, um geschäftliche Kontakte zu pflegen und bevorstehende Projekte zu planen. Die Wahl des Restaurants und der berufliche Zweck des Zusammentreffens sollten in der Regel in einem angemessenen Verhältnis stehen. Welche wesentlichen Aspekte Sie beachten sollten, um Ihr Geschäftsessen korrekt abrechnen zu können, haben wir in diesem Artikel zusammengetragen.

Unterschiede zwischen geschäftlichem und einem betrieblichem Anlass

Zunächst ist nach steuerlichen Bestimmungen die Differenzierung zwischen einem geschäftlichen und einem betrieblichen Anlass zu beachten.Je nach Anlass können Sie 100 Prozent oder 70 Prozent abrechnen.

100% abrechenbare Kosten:

  • Betrieblicher Anlass bei Bewirtung von Mitarbeitern im Restaurant oÄ
  • Geschäftlicher Anlass bei Verpflegung im Meeting

70% abrechenbare Kosten:

  • Geschäftlicher Anlass bei Bewirtung im Restaurant bis 150€
  • Geschäftlicher Anlass bei Bewirtung im Restaurant ab 150€ mit Bewirtungsbeleg

Nicht abrechenbare Kosten sind private Anlässe bspw. Verpflegung von Mitarbeitern im Hause des Chefs.

Es handelt sich dann um einen betrieblichen Anlass, wenn das Unternehmen bzw. der Chef des Betriebes seine Mitarbeitenden beispielsweise zum Essen einlädt. Diese Aufwendungen können vom Unternehmen zu 100 % steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie in einem Restaurant oder einer ähnlichen Lokalität erfolgen. Eine Einladung zur Geschäftsführung nach Hause wird als privater Anlass verstanden und kann nicht von der Steuer abgesetzt werden.

Geschäftliche Anlässe zeichnen sich dadurch aus, dass Betriebsfremde bewirtet werden. Das bedeutet, dass mindestens eine der anwesenden Personen, die die gastronomische Bewirtung in Anspruch nimmt, in einem anderen Betrieb angestellt, freiberuflich oder selbständig tätig sein muss. Werden bei einem Meeting Snacks, wie etwa Kuchen, Gebäck und Erfrischungsgetränke, gereicht, handelt es sich nicht um eine Bewirtung im eigentlichen Sinne. In diesem Fall können die Betriebsausgaben zu 100 % von der Steuer abgesetzt werden.

Ein Geschäftsessen, das in einem Restaurant stattfindet, kann zu 70 % von der Steuer abgesetzt werden. In der Theorie begründen sich die fehlenden 30 % für den Gesetzgeber darin, dass die Mahlzeit des Betriebsmitarbeiters auch ohne einen spezifisch geschäftlichen Hintergrund eingenommen werden müsse. Somit können mittels der 70 % die Verpflegungskosten der betriebsfremden Personen voll abgerechnet werden, während die Aufwendungen der betriebszugehörigen Personen nicht gänzlich abgesetzt werden können. In der praktischen Umsetzung bedeutet dies: Die Summe der Kosten für das Geschäftsessen wird gebildet und kann bis zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden.

Zudem ist für die Abrechnung eines Geschäftsessens entscheidend, dass das zwischenmenschliche Miteinander, die Lokalität und der Anlass der Zusammenkunft zueinander in einem angemessenen Verhältnis stehen. Der Grund des Geschäftsessens muss das Geschäft, also das gemeinsame berufliche Projekt, sein. Dies ist für das Finanzamt relevant.

Wesentlich ist dabei ebenfalls, dass die Bewirtung, also die Getränke, Speisen und gar Genussmittel, im Mittelpunkt des geschäftlichen Essens stehen. Dazugehörig sind zudem Ausgaben für die Garderobe. Die Kosten für entsprechende Trinkgelder können steuerlich ebenfalls geltend gemacht werden, wenn sie separat auf dem Bewirtungsbeleg gelistet werden. Sogar die Verpflegung einer privaten Begleitung der betriebsfremden Person kann steuerlich abgerechnet werden. Dies trifft jedoch nicht auf die private Begleitung des Betriebsmitarbeiters zu. Eintrittsgelder für Veranstaltungen, wie Konzerte und Theateraufführungen, und Übernachtungen können steuerlich nicht abgesetzt werden, da diese nicht als Bewirtungskosten verstanden werden.

Beläuft sich der Rechnungsbetrag für das Geschäftsessen auf einen Wert von bis zu 150 Euro inklusive der Umsatzsteuer handelt es sich aus steuerlicher Sicht um eine Kleinbetragsrechnung.

Die Quittung eines Restaurants reicht als Beleg aus, wenn folgende Informationen enthalten sind:

  • Name und Anschrift der gastronomischen Lokalität
  • Datum des Geschäftsessens
  • Auflistung verzehrter Speißen und Getränke zzgl. Steuer

Das Fundament für die steuerliche Abrechnung bei Ausgaben für ein Geschäftsessen von über 150 Euro ist der Bewirtungsbeleg.

In beiden Fällen können die Kosten bis zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden.

Bewirtungsbeleg: Diese Informationen benötigen Sie für die Abrechnung

Abrechnung von Geschäftsessen: auf den richtigen Beleg kommt es an

Mithilfe dieses Dokuments können die Ausgaben des geschäftlichen Anlasses zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden. Notwendig ist dazu vor allem der vollständig ausgefüllte Bewirtungsbeleg, da die korrekte und wahrheitsgemäße Vorgehensweise einer solchen Abrechnung vom Finanzamt geprüft wird.

Zu beachten ist dabei, dass der Beleg über die verzehrten Speisen und Getränke zwar in einigen Restaurants und anderen gastronomischen Lokalitäten gleichzeitig der Bewirtungsbeleg sein kann, aber nicht automatisch auch ist. Dies kann man problemlos in der entsprechenden Lokalität erfragen. Mit einem Bewirtungsbeleg werden neben der expliziten Listung der Aufwendungen, dem Datum und der genauen Ortsangabe auch die anwesenden Personen und der konkrete Anlass der Bewirtung ausgewiesen.

Entscheidend ist dabei, dass der Zweck des Geschäftsessens so präzise wie möglich auf dem Bewirtungsbeleg formuliert wird. Einfach „Geschäftsessen“ auf dem Bewirtungsbeleg zu verzeichnen, wird als nicht ausreichend gewertet. Eine exakte Dokumentierung des geschäftlichen Anlasses muss zudem inklusive der Unterschriften der anwesenden Personen bestätigt werden.

Die Höhe der Aufwendungen wird separat gelistet, indem die Rechnungssumme und die Höhe des Trinkgeldes einzeln gelistet und anschließend summiert werden. Die Rechnung des Geschäftsessens wird dem Bewirtungsbeleg in der Regel beigefügt.

Checkliste: So machen Sie Ihr Geschäftsessen steuerlich geltend

Diese Punkte müssen dafür erfüllt sein:

  • Es handelt sich um einen geschäftlichen Anlass mit Kundenbewirtung.
  • Mindestens eine der anwesenden Personen ist kein Mitarbeiter des eigenen Betriebes.
  • Die Aufwendungen des Geschäftsessens stehen mit dem geschäftlichen Anlass in einem angemessenen Verhältnis.
  • Bei Beträgen bis zu 150 Euro benötigen Sie einen Beleg:
    • Name und Anschrift des Restaurants,
    • Ausstellungsdatum,
    • Liste der Speisen und Getränke,
    • Rechnungshöhe zuzüglich der Steuerbeträge.
  • Bei Rechnungsbeträgen über 150 Euro benötigen Sie einen vollständig und exakt ausgefüllten Bewirtungsbeleg:
    • Tag der Bewirtung,
    • Genaue Ortsangabe der Bewirtung,
    • Name und Unterschrift der bewirtenden Person,
    • Namen der bewirteten Personen,
    • Explizite Formulierung des Anlasses der Bewirtung,
    • Separate Listung der Rechnungs- und Trinkgeldhöhe,
    • Summe der beiden Posten.
  • Dem Bewirtungsbeleg heften Sie gegebenenfalls die Rechnung für die Getränke und Speisen an.

Sie haben weiter Fragen zur Abrechnung? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Christina
Christina ist die HRS Expertin für berufliches Reisen. Sie kennt stets die neusten Businesshotels und Restaurants, hat immer die besten Travel Hacks parat und weiß, wie man auf dem Businesstrip am effektivsten seine knappe Freizeit nutzt. Christinas Lieblingshotels sind das Hotel Zoo Berlin, das QVEST in Köln, das Boutique-Hotel Constanza in Barcelona und das Design-Hotel Ekies all senses in der griechischen Region Chalkidiki. Was ihrer Meinung nach bei keiner Reise fehlen darf? Am Abend ein schönes Steak im Hotelrestaurant und ein Moscow Mule an der Hotelbar.