Hotel buchen für die Geschäftsreise: Geld, Zeit und Nerven sparen mit diesen 7 Tipps

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Eine Geschäftsreise kann stressig sein: Flüge verschieben sich, Termine sind eng getaktet und dann funktioniert auch noch die Kreditkarte nicht… Viele empfinden insbesondere die Organisation der Reise selbst als anstrengend: Planung, Hotel buchen für die Geschäftsreise, Buchung von Flug oder Bahn, Reisekostenabrechnung  –  all dies wird als anstrengend und belastend empfunden, bevor die Meetings und die eigentliche Arbeit überhaupt losgehen. Mit diesen 7 Tipps wird das Buchen Ihres Hotels einfacher, schneller und effektiver. So sparen Sie Zeit, Geld und jede Menge Nerven – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. 

1) Hotel buchen für die Geschäftsreise? Rahmenbedingungen klären… vorher!

Viele Unternehmen haben klar formulierte Reiserichtlinien aufgestellt mit denen Sie vor Ihrer Reiseplanung vertraut sein sollten. Sind Sie also neu im Unternehmen oder unternehmen Ihre erste  Geschäftsreise, sollten Sie Bescheid wissen über:

  • Genehmigung:  Gibt es leider immer noch: Arbeitnehmer, die wochenlang auf die Genehmigung Ihrer Geschäftsreise warten, weil nur der Vorstand diese abzeichnen kann. Das betrifft Sie hoffentlich nicht, aber klären Sie trotzdem vor Reise- oder Hotelbuchung, ob Sie sich Ihre Geschäftsreise genehmigen lassen müssen.
  • Budget: Gibt es ein Übernachtungs-Budget, welches einzuhalten ist oder ist Ihnen freigestellt, was Sie für Ihr Hotelzimmer ausgeben? Falls Kosten nur in begrenzter Höhe übernommen werden: gilt dies inkl. oder exkl. Frühstück und weiteren Zusatzkosten wie Parkplatz, WLAN, etc.? Oft sind vorgegebene Budgets auch je nach Reiseziel unterschiedlich, abhängig vom Kostenniveau vor Ort.
  • Hoteltyp: Gibt es Vorschriften, welche Art von Hotel Sie buchen können, beispielsweise nur 3- oder 4-Sterne-Hotels? Gibt es vielleicht explizite Partnerhotels in bestimmten Destinationen?
  • Bezahlung: Wer zahlt Ihre Übernachtung im ersten Schritt? Und wie? Zahlen Sie Ihr Zimmer vor Ort selber und rechnen das später mit Ihrem Arbeitgeber ab? Gibt es eine Firmenkreditkarte, die Sie nutzen können oder müssen? Welche Angaben müssen später auf der Rechnung stehen?

2) Location, Location, Location – damit Sie Geld und Zeit sparen

Eines der wichtigsten Kriterien für Ihrer Hotelbuchung sollte immer die Lage sein! Es gibt nichts Schlimmeres, als nach einem langen Arbeitstag noch durch die halbe Stadt fahren oder mehrere Stunden zum Bahnhof oder Flughafen einplanen zu müssen. Überlegen Sie also genau, damit Sie möglichst kurze Wege haben: Wo ist Ihr Termin und von wo reisen Sie an und ab? Wie werden Sie sich vor Ort fortbewegen? 

Oft lohne es sich sogar, für ein gut gelegenes Hotel tiefer in die Tasche zu greifen. Denn: Sie sollten immer die Ausgaben für den gesamten Aufenthalt im Blick behalten. Wenn Sie zwar nur 90 Euro für Ihr Hotelzimmer zahlt, aber dann pro Tag noch zusätzlich 50 Euro Taxikosten hat, ist das vermeintliche Hotelschnäppchen keines mehr. Dafür lohnt es sich gegebenenfalls auch, ein höheres Budget für die Übernachtung beim Chef anzufragen – immerhin denken Sie mit und im Sinne des Unternehmens, wenn Sie insgesamt günstiger und und ausgeruhter unterwegs sind!

3) Was sind Ihre Must Haves? Nehmen Sie diese ernst!

Auch auf einer geschäftlichen Reise sollten Ihre persönlichen Präferenzen eine Rolle spielen. Machen Sie sich klar, in welchem Umfeld Sie besonders gut arbeiten und produktiv sein können. Denn auch die Ausstattung des Hotels oder des Zimmers trägt zum Erfolg Ihrer Reise bei. Können Sie sich am besten auf den zweiten langen Messe-Tag vorbereiten wenn Sie in einem Hotel mit Wellnessbereich entspannen können? Sind Sie immer mit Mietwagen unterwegs und brauchen einen garantierten Parkplatz? Tanken Sie am besten Kraft bei einem guten, ausgiebigen Frühstück? Ist ein Park mit Laufstrecke in der Nähe wichtig? Oder ein gutes Steak-Restaurants zum Austausch mit dem wichtigen Kunden beim Dinner? Benötigen Sie im Hotel einen Arbeitsplatz im Business Center, um abends noch Unterlagen zu drucken?

Wenn Sie Ihrer persönlichen Must Haves kennen, dann nehmen Sie diese ernst. Wenn Sie wissen, dass Sie ohne Fitnessbereich nicht glücklich werden, dann macht das Buchen eines Hotels ohne eben keinen Sinn. Ein Hotel buchen für die Geschäftsreise bedeutet nicht, Ihre persönlichen Bedürfnisse hinten an zu stellen – ganz im Gegenteil.

Extra-Tipp: Ihr absolutes Wunschhotel liegt ein paar Euro über dem Budget Ihres Unternehmens? Splitten Sie die Rechnung und zahlen Sie die Differenz einfach privat. Am besten schon beim Check-In das Hotelpersonal informieren, dann bereitet die Rezeption Ihnen zwei Rechnungen vor.

4) Bleiben Sie flexibel: Angebote für Business-Reisende nutzen

Beim Hotel Buchen für die Geschäftsreise sollten Sie besonderen Wert auf eine flexible Stornierungsmöglichkeit legen. So ist bei  Terminverschiebungen eine unkomplizierte Umbuchung möglich. Nutzen Sie also am besten Angebote speziell für Geschäftsreisende und bleiben Sie flexibel bis zum Anreisetag. Mit einer kostenlosen My HRS Registrierung nutzen Sie als Geschäftsreisender u.A. folgende Vorteile:

  • Business Tarif: Bis zu 30% Ersparnis bei jeder Hotelbuchung in über 40.000 Hotels weltweit. Sparen Sie bei jeder Buchung, so bekommen Sie mehr Hotel für Ihr Budget!
  • Kostenlose Stornierung bis 18 Uhr: Bis 17:59 Uhr kann viel passieren. Im Business Tarif stornieren Sie Ihr Zimmer bis 18 Uhr am Anreistag kostenlos.
  • Zusatzleistungen: Bei vielen Hotels haben wir für Sie Gratis-Zusatzleitungen im Business Tarif verhandelt. WLAN, Parkplatz oder Frühstück sind so schon inklusive und Sie behalten Kontrolle über Ihr Budget.
  • Business Zimmer: Viele Business Hotels haben spezielle Zimmer für Business-Reisende, die Sie speziell zum Business Tarif anbieten. Hier haben Sie mehr Platz zum Arbeiten, garantiert einen Schreibtisch und eine zusätzliche Sitzecke sowie Internet. Manchmal sind sogar Extras wie das Aufbügeln eines Hemdes/ einer Bluse inklusive.

5) Daten clever verwalten – auch unterwegs!

Sind Sie häufig beruflich unterwegs, wiederholen sich manche Abläufe immer wieder. Sparen Sie also kostbare Zeit durch sinnvolles Verwalten Ihrer Daten. Legen Sie sich einen My HRS Account an und hinterlegen Sie hier Ihrer Buchungsvorlagen inkl. Rechnungsanschriften und Kontaktdaten.  Auch Ihre Kreditkartendaten oder Kundenummern für Bonusprogramme können Sie hier einmalig hinterlegen.

Sind Sie öfter in den gleichen Städten unterwegs, speichern Sie Lieblingshotels in Ihren Favoritenlisten. Mit einem Klick gelangen Sie dann direkt zur Buchungsmöglichkeit, ohne langes Suchen.

Auch Ihre Buchungsdaten und Ihre Buchungshistorie sind in Ihrem Account hinterlegt – besonders praktisch, wenn Sie unterwegs die HRS App nutzen. Sparen Sie sich das Ausdrucken von Hotelinfos, Buchungsbestätigungen und Wegbeschreibungen: mit  Ihrem My HRS Account in der HRS App haben Sie alle Buchungsdaten immer dabei!

6) Papierkram minimieren: Zeit sparen beim Check-In und Check-Out

Zeit sparen lässt sich auch beim Check-In und Check-Out an der Hotel-Rezeption: Der so genannte Meldeschein ist leider notwendig, aber Sie müssen Ihre Daten nicht jedes Mal händisch neu eintragen. Hinterlegen Sie für den automatischen Pre Check-in Ihre Daten einmalig in der HRS App und schon sind Sie nur noch eine Unterschrift von Ihrem Zimmer entfernt. Einmal anmelden, nie mehr Formulare ausfüllen.

Noch schneller geht es in den HRS Smarthotels: mit Express Check-in und Check-out holen Sie sich nur noch den Schlüssel an der Rezeption ab und schon geht es in Ihr Hotelzimmer.

7) Reisekostenabrechnung schnell und schmerzlos

Sind Sie nicht Freiberufler oder selbständig, müssen Sie nach Ihrer Rückkehr zumeist eine Reisekostenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber einreichen. Mit einer vollständigen und korrekten Hotelrechnung ersparen Sie sich Extra-Arbeit: Bei einer Erstattung über die Reisekostenabrechnung durch Ihr Unternehmen muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt werden. Beachten Sie hier, dass der vollständige Name des Unternehmens genutzt wird, also inkl. aller „GmbH & Co. KGs“.

Wichtig ist auch, dass in Deutschland wegen der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze Übernachtungs- und Frühstückskosten getrennt ausgewiesen sein müssen. Achten Sie also darauf, dass bei Übernachtung und Frühstück die korrekten Mehrwertsteuersätze enthalten sind: für die Übernachtungskosten gilt ein Mehrwertsteuersatz von 7%, während für alle anderen Leistungen – insbesondere für Mahlzeiten wie das Frühstück – der Satz von 19% gilt.

Zusätzliche Tipps für Ihre Reisekostenabrechnung finden Sie HIER.

Zusatztipp 8): Meilen und Punkte im Schlaf verdienen

Verdienen Sie sich bei Ihrer Geschäftsreise etwas nebenbei & belohnen Sie sich für den ganzen Stress: mit jeder Übernachtung sammeln Sie als My HRS Kunde Prämienmeilen oder Punkte bei Miles & More, bahn.bonus oder topbonus. Sie entscheiden, welches Bonusprogramm Sie nutzen wollen und kommen so Ihrer Wunschprämie quasi im Schlaf näher. Warum also nicht beim Hotel Buchen für die Geschäftsreise gleich noch etwas zurück bekommen?

Sparen Sie in Zukunft Zeit und Geld und schonen Sie Ihre Nerven: mit einem kostenlosen My HRS Account nutzen Sie exklusive Vorteile für Geschäftsreisende bei jeder hotelbuchung. Worauf warten Sie noch? Hier geht es zur Registrierung!  

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Juliane
Juliane kennt sich bestens im Bereich Geschäftsreisen aus und ist eine Expertin, was die Abläufe hinter den Kulissen von Hotels betrifft. Sie liebt es, auch auf Businesstrips kleine Sporteinheiten einzuplanen, kennt sich als gebürtige Berlinerin in der Kulturszene der großen deutschen Metropolen bestens aus und hat ein besonderes Faible für neu eröffnete Hotels und herausragenden Service. Julianes Lieblingshotels sind das Gewandhaus Dresden Autograph Collections und das moderne Grimm's Hotel am Potsdamer Platz in Berlin!