Die Reisekostenabrechnung einer Dienstreise ist für Reisende und Unternehmer ein schwieriges und zumeist aufwendiges Unterfangen. Unklarheiten über die einzelnen Richtlinien und Pauschalen sind an der Tagesordnung und sorgen dafür, dass man schnell im Rechte-Dschungel Deutschlands verloren geht. Wir helfen Ihnen, sich in Ihrer Spesenabrechnung zurechtzufinden und zeigen Ihnen, welche Nachweise benötigt werden.

Was sind Reisekosten und wann besteht ein Anspruch auf Kostenerstattung?

Reisekosten umfassen alle Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Der Begriff Dienstreise wird klar vom Gesetzgeber abgegrenzt: Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer dienstlich außerhalb der Wohnung und dem Arbeitsort vorübergehend tätig wird. Die Kosten werden dann über die Dauer von drei Monaten anerkannt. Darüber hinaus gilt der Einsatzort automatisch als „regelmäßige Arbeitsstätte“. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitnehmer innerhalb der drei Monate an mehreren unterschiedlichen Tätigkeitsorten beschäftigt ist. Außerdem ausgenommen sind Auswärtsaufenthalte, wenn diese im Vergleich zur Arbeit im Unternehmen untergeordnet sind.

Beispiel: Ist ein angestellter Architekt beispielsweise für längere Zeit auf einer Baustelle tätig, liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor und der Anspruch auf Reisekostenerstattung besteht unabhängig von der Beschäftigungsdauer.

1. Fahrtkosten

Neben den Fahrten zur sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“, die den Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte bezeichnet, zählen auch Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und Zwischenheimfahrten zu den Fahrtkosten. Allerdings lassen sich nur letztere auch als Reisekosten angeben. Dabei unterscheidet sich, ob diese Fahrten mit einem eigenen Auto, einem Dienst- oder Mietwagen oder anderen Verkehrsmitteln durchgeführt werden. Kosten, die aus der Benutzung eines Mietwagens entstehen sowie solche für Flugzeug, Bahn, Bus usw. können in voller Höhe erstattet werden und müssen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.

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Wird ein Privatfahrzeug für die Dienstreise genutzt, ergeben sich also drei Ansätze zur Abrechnung:

  1. Die Kosten werden in tatsächlicher Höhe mittels Einzelnachweis abgerechnet. Voraussetzung dafür ist eine genaue Führung eines Fahrtenbuches, das Auskunft über Gesamtkosten, Jahresfahrleistung und beruflich gefahrene Kilometer gibt.
  2. Mittels eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes können die Fahrtkosten in tatsächlicher und genauer Höhe abgerechnet werden. Auch dazu bedarf es der Führung eines Fahrtenbuches. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden.
  3. Die Abrechnung erfolgt anhand einer Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Auto-Kilometer, bei Mopeds und Motorrädern beträgt diese 20 Cent. Die Pauschale für Fahrräder und andere Fahrzeuge sowie die zusätzliche Vergütung von Mitfahrern wurde im Jahr 2015 abgeschafft.

Beispiel: Bei einer Gesamtjahreslaufzeit eines Autos von 27.000 Kilometer und Gesamtjahreskosten von 12.000 Euro, ergibt sich ein fahrzeugindividueller Satz von 0,44 Euro pro gefahrenem Kilometer. Bei einer Dienstreise von 130 Kilometer betragen die Fahrtkosten demnach 57,20 Euro. Zum Vergleich: setzt man die 30-Cent-Pauschale an, ergeben sich Fahrtkosten von lediglich 39 Euro. Anders herum kann der individuelle Kilometersatz aber auch geringer ausfallen, dann lohnt sich die Abrechnung mittels Pauschbetrag.

2. Übernachtungskosten

Übernachtungen im Hotel, Fremdenzimmer, Appartement oder ähnlichem können als Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung angegeben werden. Diese Kosten können in ihrer tatsächlichen Höhe abgerechnet werden. Abzugrenzen sind Hotelpreise inklusive Frühstück bei denen sich die anteiligen Kosten nicht eindeutig trennen lassen. In dem Fall ist der Gesamtbetrag der Verpflegungspauschale um 20 Prozent des 24-Stundenpauschbetrags (24€) für Reisen innerhalb Deutschlands zu kürzen. Im Ausland werden entsprechend 20 Prozent des dort geltenden Pauschbetrags abgezogen.

3. Verpflegungsmehraufwand

Die Verpflegungspauschale deckt die Kosten ab, die der Reisende zu tragen hat, weil er sich außerhalb der eigenen Wohnung aufhält und nicht so günstig verpflegen kann wie zuhause. Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung oder der Arbeitsstätte sowie nach dem An- und Abreisetag.

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Beispiel: Der Arbeitnehmer tritt seine Reise (Inland) um 17 Uhr an und kehrt am übernächsten Tag gegen 14 Uhr zurück. Er nimmt zweimal ein Frühstück im Hotel zu sich. Die Verpflegungspauschale beträgt dann insgesamt 38,40 Euro.

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Wird ein Arbeitnehmer zum Essen eingeladen oder anderweitig bewirtet, gelten die gleichen Regeln wie für den Abzug des Hotelfrühstücks. In dem Fall werden 20 Prozent des Pauschbetrages für Frühstück (4,80 Euro) sowie 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (9,60 Euro) von der zur Verfügung stehenden Verpflegungspauschale abgezogen.

Achtung: Für Dienstreisen im Ausland gelten andere Pauschalen: Verpflegungspauschalen im Ausland.

4. Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können sehr vielfältig sein und fallen bei nahezu jeder Dienstreise an. Auch diese können durch Rechnungen, Quittungen oder Eigenbelege angegeben werden.

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5. Gut zu wissen: Tipps & Tricks

  • Eine Reisekostenabrechnung ist formlos und bedarf daher keiner Unterschrift oder einer gesetzlichen Vorlage. Sie finden im Internet zahlreiche Beispiel-Formulare. Achtung: die gesetzlichen Pauschbeträge und Regelungen ändern sich schnell und werden meist für jedes Jahr neu berechnet..
  • Ob und in welcher Höhe die Reisekosten abgerechnet werden können, entscheidet sich auch nach den individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag. Informieren Sie sich also bereits vor Reiseantritt, inwieweit die Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden.
  • Generell sollten alle Rechnungen, Quittungen und Belege aufbewahrt werden während der Dienstreise. Ausnahme: Ist kein Beleg vorhanden, kann der Aufwand mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden, der eine genaue Aufstellung der Ausgaben, Datum und Dauer der Tätigkeit, eine Nennung involvierter Personen sowie eine Unterschrift enthält.
  • Schon bei der Organisation der Reise und der anschließenden Abrechnung sollte darauf geachtet werden, dass diese verhältnismäßig sind. Luxushotels und unnötige Ausgaben können vom Arbeitgeber in der Reisekostenabrechnung abgelehnt werden.
  • Auch zusätzliche Kosten für Mitreisende, müssen notwendig sein, damit diese Anerkennung finden. Reist ein Arbeitnehmer zum Beispiel mit einer zweiten Person, so reicht als Begründung bereits, dass diese als Dolmetscher fungiert. Gleiches gilt, wenn eine Begleitperson aufgrund von Krankheit oder Behinderung notwendig ist.

 

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8 Kommentare

  1. …im Abschnitt zu den Übernachtungskosten fehlt der Hinweis, dass auch die Abrechnung einer Übernachtungspauschale (statt Abrechung über Beleg) möglich ist. Wenn dies vielleicht auch nicht im Interesse von HRS ist, so sollte die Info doch vollständig sein!

    Ansonsten Danke für die Übersicht!

  2. Vielen Dank für Ihr reges Interesse an unserem Beitrag zum Thema Reisekostenabrechnung!
    Für den Anreise- und Abreisetag können je 12€ Verpflegungsmehraufwand unabhängig von der Abwesenheitsdauer angerechnet werden. Den entsprechenden Absatz haben wir im Beitrag korrigiert.
    Ihnen allen weiterhin erfolgreiche Geschäftsreisen!

  3. Das sind natürlich alles bekannte Fakten, die man überall nachlesen
    kann. Trotzdem vielen Dank.

    Wesentlich hilfreicher wäre eine Software für Reisekostenabrechnungen
    gewesen, die man herunterladen kann. Das wäre ein echter Service.

  4. Auch meiner Meinung nach wird immer der An- und Abreisetag pauschal mit 12 € vergütet. Die tatsächliche Abwesenheit spielt hier dann keine Rolle.

  5. Ich denke, Herr Bauer hat recht. Der Artikel von HRS ist schlecht recherchiert! Seit Gültigkeit des neuen Reisekostenrechtes (ab 2014) gelten neue Bedingungen für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Dienstreisen: Hier gewährt das EStG pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro, unabhängig von der Abwesenheitsdauer.

    Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag, einem anschließenden oder einem vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG).

    Schade, dass HRS mit diesem Artikel mehr Schaden anrichtet als Arbeitnehmern wirklich hilft. Ich hätte erwartet, dass man hier Infos von Profis im Reisebusiness bekommt.

    Schönes Wochenende!

  6. Meine Information ist auch die von Björn Bauer. Wenn es über Nacht geht, ist es egal, wann man anreist. Dann gibt es auch für das Inland generell 12 Euro. Auch wenn man erst um 23:00 Uhr die Reise antritt. Oder gilt das nur für Reisen ins Ausland? Wäre toll, wenn HRS dazu einmal recherchieren könnte und eine Erklärung in den obigen Text schreibt.

  7. Hallo,
    bei der Beispielrechnung für den Verpflegungsmehraufwand im Inland liegt m. E. ein Fehler vor. Für den Tag 1 (Anreise) gibt es eine Pauschale von 12€, da über Nacht!
    Mit der Bitte um Überprüfung und Richtigstellung!