Deutschland ist Messeland Nummer 1! Nirgendwo gibt es so viele Messen wie hier. Jahr für Jahr ziehen anuga, IAA, MEDICA & Co. Millionen Besucher an. Dabei stehen Messegäste häufig vor Fragen wie „Wie vermeide ich extrem hohe Kosten für meine Unterkunft?“, „Wann sollte ich buchen?“ und „Was sind normale Preiserhöhungen zu Messezeiten?“. Es ist wirklich manchmal nicht einfach, hier zur richtigen Zeit die passenden Zimmer zu einem guten Preis zu bekommen. Wir geben deshalb 6 wichtige Tipps für Sie zusammengestellt!
1. Stornofristen beachten
Zu Messezeiten passen Hotels gegebenenfalls Stornofristen an. Die verfügbare Zimmeranzahl kann dadurch grundsätzlich reduziert sein. Denn viele Unternehmen und Besucher reservieren schon nach Ende der letzten Messe ihre Kontingente und blocken damit Verfügbarkeiten. Veränderte Stornofristen bedeuten Sicherheiten für Hotels. Sollten Sie also ein Zimmer reservieren, lesen Sie sich genau die Stornobedingungen durch und wählen Sie Hotels, die Stornierungen flexibel handhaben.
2. Nicht vor der Messe und am ersten Tag anreisen
Erfahrungsgemäß reisen die meisten Besucher direkt zu Beginn der Messe an. Wenn Sie die Möglichkeit haben, eher zur Mitte oder zum Ende hin die Messe zu besuchen, raten wir Ihnen dazu. Hotelpreise nehmen dann oft eher ab.Die Übernachtungskosten schwanken zwischen den einzelnen Messetagen deutlich. Am teuersten ist die Übernachtung vom Tag vor der Messe auf den ersten Messetag und vom ersten auf den zweiten Messetag. Am günstigsten nächtigen Besucher oft in der Nacht auf den letzten Messetag.
3. Frühzeitig Zimmer reservieren
Für den Fall, dass Sie sich frühzeitig um ein Zimmer kümmern können, zwei gute Beispiele: die ITB und die IFA in Berlin. Zwar gibt es in der Hauptstadt genügend Zimmer, sodass die Preissteigerung nie so extrem ist wie etwa in Köln oder München. Dennoch gilt: Die Berliner Hotels erhöhen zur ITB-Zeit die Zimmerpreise um ca. 25 Prozent, zur IFA-Zeit um fast 50 Prozent im Mittel. Sollten Sie sehr kurzfristig ein paar Tage vorher buchen, müssen Sie vermutlich in den sauren Apfel beißen. Bei Messen etwa in Köln müssen Sie mit Preisaufschlägen von bis zu 150 Prozent rechnen.
4. Mit höheren Preisaufschläge bei 2- und 3-Sterne-Hotels rechnen
Unter Umständen kann es eine Lösung sein, auf Hotelkategorien im 2- und 3-Sterne-Bereich zu setzen. Doch Vorsicht: Erfahrungsgemäß erhöhen 2- und 3-Sterne-Hotels ihre Übernachtungspreise aufgrund ihres durchschnittlich geringeren Preislevels zu Messezeiten noch mehr als zum Beispiel 4-Sterne-Hotels. Gehen Sie hier ungefähr von einer Verdopplung der Preise aus. Falls nicht, sollten Sie das Zimmer reservieren… Sie haben hier unter Umständen ein seltenes Messeschnäppchen gemacht!
5. Bei der Lage des Hotels flexibel sein
Manchmal ist es besser, eine 20 Minuten längere Anfahrt via Bahn oder 20 Euro Taxikosten in Kauf zu nehmen. So spart man in großen Messestädten oft schon an die 100,00€ pro Zimmer/Nacht! Es lohnt sich also gegenzurechnen, welche Kosten durch die Übernachtung plus Transport vor Ort entstehen, um dann den günstigsten Gesamtpreis zu wählen. Die meisten Messe-Locations sind in der Regel immer optimal an den Nahverkehr angebunden. Deshalb empfehlen wir im Notfall auch mal eine Übernachtung in der Nachbarstadt in Erwägung zu ziehen.
6. Zimmerbelegung gut planen
Hotels bieten zur Messezeit teilweise nur Mindestaufenthalte an, gestatten innerhalb der gebuchten Nächte aber Personenwechsel. So können sich mehrere Kollegen, die nacheinander vor Ort sind, ein Zimmer „teilen“.D.h. wer gut plant, kann ungenutzte, aber zu zahlende Nächte verhindern!
Als meine Kollegin zur Messe in die andere Stadt musste, buchte sie sich das Hotel drei Monate im Voraus.
Und es lohnte sich wirklich, da gerade vor dem Messebeginn die Preise bis zu 150 Prozent stiegen. Diese Regel gilt eigentlich für die Reisen auch. Wer früher bucht, zahlt weniger.
Ich und eine Kollegin von mir möchten in einem Monat nach Frankreich fahren, weil dort eine sehr interessante Messe stattfindet, die wir uns gerne ansehen wollen. Wir wollten ein Zimmer buchen, aber für die ersten Tage sind die Preise sehr hoch. Gute Idee, nicht am 1. Tag anzureisen, sondern zur Mitte. So können wir bestimmt etwas sparen. Danke!
Die Hinweise sind sehr hilfreich. Die Vorbereitung einer Messe ist immer eine anstrengende Aufgabe. Man muss alles bis ins kleinste Detail planen, um den Erfolg zu erzielen. Meine letzte Teilnahme an der Messe wurde von proektainc.com organisiert. Ich habe mir viel Zeit und Nerven gespart.
Tolle Tipps!
Hallo,
für die IFAT empfehlen unsere Kollegen von Meetings & Events am besten immer sofort nach der letzten Messe Zimmer für die nächste Messe anzufragen. Hier ist die Stadt immer extrem schnell ausgebucht, weil es viele andere Messebesucher genau so machen.
Für die IFAT 2016 solltest du also so schnell wie möglich aktiv werden, solltest du Hotelzimmer benötigen. Die Verfügbarkeiten sind jetzt schon sehr gering, also schau auch in den umgrenzenden Orten mit guter Anbindung.
Solltest du mehr als 10 Zimmer benötigen sind dir die Kollegen von Meetings & Groups sehr gerne behilflich: +49 221 2077 300.
Für Einzelreservierungen erreichst du die Kollegen vom Kundenservice unter: +49 221 2077 600.
Wir helfen Dir gern, noch etwas Passendes zu finden.
Liebe Grüße, Juliane
Hallo Juliane,
gibt es schon Tipps für die IFAT in 2016?
Grüße
H.J. Schmidt