Buchungen außerhalb der Geschäftsreiserichtlinien sind ein wachsendes Problem für Unternehmen. Warum es für Reiseverantwortliche wichtig ist, dagegen anzukämpfen.
Was bedeutet „Maverick Buying“?
„Maverick Buying“ ist ein Begriff aus dem Beschaffungsmanagement und bedeutet so viel wie „wilder Einkauf“. Alternativ wird der Begriff „Leakage“ verwendet. Übersetzt heißt das „Leck“ oder „undichte Stelle“. In der Geschäftsreisebranche bezeichnet beides die Buchung von Geschäftsreisen außerhalb der vorgeschriebenen Tools und Richtlinien eines Unternehmens. Aber was genau umfasst der Begriff und warum stellt es für Travel Manager und Travel Arranger eine große Herausforderung dar? Eine Studie des Reisebranchen-Research-Unternehmens Phocuswright zeigt, dass 60% aller Geschäftsreisenden ihre Hotels außerhalb der vorgegebenen Buchungswege buchen. Diese Buchungen bleiben für das Unternehmen oft unsichtbar, bis der Mitarbeiter seine Reisekostenabrechnung einreicht oder seinem Vorgesetzten Details seiner Reise meldet.
Warum Geschäftsreisende lieber selbst entscheiden, wo und was sie buchen
Warum gibt es immer wieder Reisende die ihre Reiserichtlinien missachten? Dies liegt vor allem daran, dass Millennials – also Personen, die etwa zwischen 1980 und 1995 geboren wurden – bereits im digitalen Zeitalter aufgewachsen sind. Sie sind es gewohnt, mobile Apps oder Computer zu nutzen, um eigenständig online Reisevorbereitungen zu treffen. Sie sind es gewohnt, spontan zu entscheiden. Leider geht dieses Verhalten zunehmend auf Geschäftsreisebuchungen über, da viele Reisende die Bequemlichkeit ihnen vertrauter Webseiten und Buchungsportale schätzen, die sie bereits für Privatreisen nutzen.
Viele Reisende stellen Ihre persönlichen Interessen in den Vordergrund und nutzen andere Buchungswege, um an Loyalitätsprogrammen bestimmter Anbieter teilzunehmen und so einen persönlichen Vorteil aus den Buchungen zu ziehen.
Darüber hinaus fallen einige Reisende smarten, personalisierten Marketingkampagnen zum Opfer, sagte Travel Management Consultant Will Tate, Partner von der Beratungsfirma GoldSpring Consulting in einem Interview. „Die Hauptgründe für die Zunahme von Leakage sind verführerische Angebote im Direktvertrieb. Aber nicht immer werden die versprochenen niedrigeren Preise oder zusätzliche Vorteile wie kostenloses Wi-Fi eingehalten.“
Andere sind frustriert über die mangelnde Verfügbarkeit eines bestimmten Hotels in ihren Reisetools oder finden die Unternehmenstools zu einschränkend und umständlich zu bedienen. Einige Reisende bevorzugen alternative Unterkunftsdienste, wie Airbnb, die in ihrem Unternehmensportal möglicherweise nicht verfügbar sind.
Leider wissen viele nicht, dass sie damit ihrem Unternehmen schaden. Eine Erkenntnis der Phocuswright-Studie ist, dass „viele Reisende, die außerhalb ihrer Richtlinie buchen, glauben, dass sie ihrem Unternehmen Geld sparen, indem sie nach besseren Angeboten suchen.“ Und dies ist das fundamentale Missverständnis: Auch wenn die Buchung zu einem niedrigeren Preis erfolgt, sind die Gesamtkosten für das Unternehmen bei Umgehung der unternehmensinternen Prozesse letztendlich höher als die vermeintlichen direkten Preisvorteile.
Welche Auswirkungen Maverick Buying für Unternehmen hat
Die Auswirkungen sind in vielerlei Hinsicht negativ und führen zu steigenden Kosten für Unternehmen. Oftmals zahlen Reisende für Spontanbuchungen über andere Kanäle höhere Preise als in den vorgeschriebenen Kanälen.
In unternehmensinternen Buchungsportalen sind oft verhandelte Sonderkonditionen hinterlegt, die günstiger sind als die frei am Markt verfügbaren Preise. Zudem sind sich Maverick Buyer meist nicht bewusst, dass es Preislimits in Ihrem Unternehmen gibt. Für Hotelübernachtungen darf beispielsweise nur eine bestimmte Maximalrate pro Nacht ausgegeben werden. Buchen sie über ihren bevorzugten Weg im Internet, sind ihnen Preislimits nirgends ersichtlich. In guten Firmenbuchungsportalen werden diese Limits während der Buchung ausgewiesen und können dadurch von den Reisenden besser eingehalten werden.
Neben diesen direkten höheren Kosten führt ein erhöhter Zeitaufwand zu weiteren indirekten Kosten. Nicht nur die Reisenden verbringen oft mehr Zeit mit der Buchung, da sie auf verschiedenen Plattformen nach dem besten Angebot recherchieren, anstatt einfach den vorgeschriebenen Buchungsweg zu nutzen. Auch bei der Abrechnung der Reisen entsteht ein höherer Zeitaufwand: Belege liegen nicht an einem zentralen Ort vor, vorgegebene Zahlungswege wurden nicht genutzt, was eine Rückerstattung notwendig macht. Zudem entsteht ein höherer Zeitaufwand bei der Sammlung aller Reisedaten, was für eine korrekte Budgetkalkulation und -planung unerlässlich ist. Als Reiseverantwortlicher sollten Sie deshalb streng drauf achten, Maverick Buyern auf die Schliche zu kommen und sie auffordern, vorgeschriebene Reiserichtlinien Ihres Unternehmens einzuhalten. Doch mit welchen Argumenten können Sie punkten?
Was Reiseverantwortliche tun können, um Maverick Buying zu verhindern
1) Stellen Sie ein einfaches Buchungsportal zur Verfügung
Je einfacher der Buchungsweg ist, den Sie als Unternehmen vorgeben, umso weniger Mitarbeiter weigern sich, diesen zu nutzen. Idealerweise bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein Portal, über das sie die komplette Geschäftsreise möglichst einfach abwickeln können. Das beinhaltet alle möglichen Transportmittel sowie Übernachtungsmöglichkeiten von der Planung bis zur Abrechnung, wie beispielsweise im All-in-one-Portal HRS SmartTrip von HRS.
2) Bieten Sie eine zentrale Bezahlmethode an
Maverick Buyer ziehen eine komfortable Bezahlmöglichkeit vor. Ziel Ihres Unternehmens muss es daher sein, Ihren Mitarbeitern einfache Bezahlmethoden zu ermöglichen. Bei der Bezahlmethode HRS Invisible Pay sparen Reisende bei einer Hotelbuchung im Schnitt zwölf Minuten Zeit: Eine bessere Akzeptanz an der Rezeption beschleunigt das Einchecken, während die automatisierte Bezahlung das Warten beim Check-out eliminiert. Eine korrekte Rechnungsstellung erfolgt automatisch im Hintergrund und läuft direkt in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens. Dazu sagt HRS Geschäftsführer Tobias Ragge:
„Bei Kunden, die unsere Bezahllösungen nutzen, beobachten wir einen Anstieg der Hotel-Compliance (dem Buchen innerhalb der Reiserichtlinie) um durchschnittlich 23 Prozent.“
HRS Invisible Pay ist in allen Firmenbuchungsportalen von HRS nutzbar.
3) Machen Sie Loyalitätsprogramme zugänglich
Bonuspunkte der Deutschen Bahn, Meilen der Lufthansa – welcher Reisende nutzt nicht bekannte Loyalitätsprogramme, um so persönliche Vorteile aus Geschäftsreisen zu gewinnen. Solange sie dafür nicht die vorgeschriebenen Buchungswege verlassen, sollten Sie dies als Unternehmen unterstützen, um Ihre Reisenden zufriedener zu machen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Reisenden gängige Bonusprogramme bei den vorgeschriebenen Buchungswegen nutzen können. In HRS SmartTrip, dem Geschäftsreiseportal für mittelständische Unternehmen von HRS, sind beispielsweise viele der beliebtesten Loyalitätsprogramme nutzbar. Reisende erhalten Vorteile bei allen großen Mietwagen-Anbietern (Sixt, Europcar, National, Hertz, Avis), bei allen gängigen Flugprogrammen wie Miles and More, Boomerang Club und weiteren, sowie bei der Deutschen Bahn.
4) Kommunizieren Sie regelmäßig und stellen Sie Fragen
Damit Reisende Ihre Reiserichtlinie einhalten, sollten Sie diese regelmäßig kommunizieren und verdeutlichen, warum es im Interesse des Unternehmens ist, dass diese eingehalten werden. Machen Sie vorgeschriebene Buchungswege einfach zugänglich, beispielsweise über Ihr Intranet oder zentrale Informationsmöglichkeiten. Gute Anbieter unterstützen Sie dabei, Reisende zu informieren und Leakage zu minimieren. Fragen Sie Reisende, die besonders häufig die Reiserichtlinien missachten, nach ihren Gründen. Das hilft Ihnen, sie zu verstehen und Verbesserungen für beide Seiten zu bewirken.
5) Lassen Sie ausschließlich Travel Arranger buchen
Falls Sie eine schnelle Lösung dieser Herausforderung suchen und eine ausreichende Unternehmensgröße aufweisen, können Sie zentrale Travel Arranger bestimmen, die Buchungen für ausgewählte Gruppen von Reisenden zentral vornehmen. Schulen Sie diese detailliert in Ihren Reisekostenrichtlinien und anzuwendenden Tools. Eine geringe Anzahl an Buchern macht den Prozess übersichtlicher und kontrollierbarer. Tools wie HRS SmartTrip sind speziell für die Nutzung durch Travel Arranger ausgelegt. Sie können beispielweise auf Profilinformationen der Reisenden zugreifen und erhalten eine übersichtliche Darstellung aller Personen, für die sie zuständig sind. Für eine Installation von Travel Arrangern ist es allerdings notwendig, vorab einen Prozess zu definieren, wie genau die Kommunikation zwischen Reisenden und Travel Arrangern stattfinden sollte.
