Alles was Sie wissen sollten, um richtig abzurechnen
Wer beruflich viel unterwegs hat, hat einige Auslagen, die entweder beim Arbeitgeber oder bei der Einkommenssteuer geltend gemacht werden sollten. Hintergrund ist, dass der Gewinn des Unternehmens (entweder das, was sie angestellt hat oder ihr eigenes) geschmälert und damit die Steuerlast verringert wird. Was Sie dabei zu beachten haben, darüber haben wir uns für Sie schlau gemacht und folgende Themen zusammengetragen.
Das erwartetet Sie in diesem Artikel:
- Was sind Spesen?
- Welche Kosten dürfen abgerechnet werden?
- Warum ist es wichtig richtig abzurechnen?
- Wie rechne ich richtig ab?
Was sind Spesen?
Spesen entstehen auf Geschäftsreisen, denn diese verursachen einen sogenannten Mehraufwand, den Sie einfach nicht hätten, wenn Sie zuhause geblieben wären.
Dazu zählen die Beförderungskosten, die gesamte Verpflegung, Unterbringungskosten sowie kostenpflichtige Veranstaltungen, die Sie besuchen. Damit Sie – egal ob Sie Arbeitnehmer oder selbständig sind – diese Kosten nicht aus Ihrem privaten Portemonnaie bezahlen müssen, gibt es die Spesenabrechnung. Mit ihr werden genau diese Kosten abgerechnet.
Es werden dabei drei Abrechnungsarten unterschieden:
1. Reisekostenabrechnung
Hierunter fallen die Kosten, die Ihnen anfallen, um zum Einsatzort zu gelangen. Sie können dafür alle möglichen Verkehrsmittel nutzen. Während Sie beim Flug, mit der Bahn, dem Bus und sonstigen öffentlichen Verkehrsmitteln eine Rechnung bekommen, die Sie genau so einreichen können, ist es mit dem eigenen PKW etwas komplizierter Ihre Reise nachzuweisen. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:
| Fahrtenbuch | Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, dann können Sie alle beruflich gefahrenen Kilometer genau ausweisen. |
| Fahrzeugindividueller Kilometersatz | Hierbei brauchen Sie auch ein Fahrtenbuch, allerdings notieren Sie alle Ihre Fahrten. In diesem Fall werden die tatsächlichen Kosten berechnet, die entstanden sind. |
| Kilometerpauschale | Hierbei bekommen Sie 30 Cent pro Kilometer erstattet. |
Wer es einfacher mag, hält sich am besten an die Kilometerpauschale.
2. Verpflegungspauschale
Sobald Sie länger als 8 Stunden dienstlich verreisen, haben Sie Anspruch auf die Verpflegungspauschale. In Deutschland gilt:
| Dauer | Pauschale |
|---|---|
| 8-24 Stunden | 12 €uro |
| 24 Stunden | 24 €uro |
Im Ausland gelten andere Tagessätze, dazu finden Sie mehr Informationen in unserem Artikel zur Verpflegungspauschale im Ausland.
3. Übernachtungskosten
Dies sind die Kosten für Ihre Unterbringung. Diese können Sie 1 zu 1 absetzen, Sie bekommen darüber ja auch meist einen Beleg.
Achtung: Das vielleicht inkludierte Frühstück müssen Sie aus diesen Kosten herausrechnen. Wenn das nicht geht, müssen Sie 20% bei Ihrer Verpflegungspauschale abziehen.
Welche Kosten dürfen abgerechnet werden?
Sie dürfen bei der Spesenabrechnung nicht damit rechnen, dass Ihnen generell all Ihre Kosten erstattet werden. Es wird lediglich der Mehraufwand beglichen. Abgesehen von den Reisekosten, der Verpflegungspauschale und den Übernachtungskosten können auch noch „sonstige Kosten“ geltend gemacht werden. Darunter fallen beispielsweise die Kosten für Ihr Parkticket, Gepäck, Internetnutzung etc.
Was ebenfalls absetzbar ist, ist der sogenannte Bewirtungsbeleg. Darunter fallen Restaurantbesuche, bei denen Sie Kunden oder Mitarbeiter einladen. Um diese Kosten abzusetzen, reicht es nicht, einfach die Rechnung des Restaurants einzureichen, Sie brauchen den sogenannten Bewirtungsbeleg, auf dem folgende Angaben gemacht werden müssen:
- Alle Speisen und Getränke einzeln sowie der Gesamtpreis
- Anlass der Bewirtung
- Bewirtete Personen
- Die Rechnung muss mit Datum unterschrieben werden von Ihnen
- Angaben müssen innerhalb von 10 Tagen gemacht werden
Warum ist es wichtig richtig abzurechnen?
Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens muss niemand Ihnen etwas zurückerstatten, wenn Sie keine Spesenabrechnung gemacht haben. Der zweite, wichtigere Grund ist, dass eine falsche Spesenabrechnung für Sie eine fristlose Kündigung zur Folge haben kann. Deswegen würden wir Ihnen ans Herz legen, die Spesenabrechnung gewissenhaft zu erledigen. Informieren Sie sich darüber, welche Regeln darüber in Ihrem Unternehmen gelten.
Wie rechne ich richtig ab?
In dem Wust aus Zahlen, die zu beachten sind (Uhrzeiten, Datum, Kosten, Pauschalen, etc.), kann man schnell den Überblick verlieren. Deshalb haben viele kluge Köpfe Software für Ihre Unterstützung programmiert, die Sie nutzen können (finden Sie schnell im Internet). Falls es Ihnen lieber ist, selbst alles auszurechnen, empfehlen wir Ihnen, mit Excel zu arbeiten. Beachten Sie dabei folgendes:
| Wenn Sie geschäftlich im Ausland waren, legen Sie sich die aktuelle Tabelle über die Verpflegungspauschalen im Ausland zurecht, um zügig alles nachschauen zu können. |
| Achten Sie auf eventuelle Abzüge bei der Verpflegungspauschale. Wenn Ihr Arbeitgeber beispielsweise Frühstück oder ein Abendessen bezahlt, müssen Sie das prozentual von der Pauschale abrechen (20% für Frühstück, jeweils 40% für Mittag- und Abendessen). |
| Schauen Sie sich Ihren Arbeitsvertrag genau an, darin stehen mitunter Vorgaben, wie die Spesenabrechnung zu erstellen ist. |
| Sammeln Sie Belege für Ihre Reisen. Bei Belegen, die auf sehr weichem Papier gedruckt sind, verblasst die Druckerfarbe schnell. Scannen Sie diese ein oder fotografiere Sie sie ab. Sobald Belege nicht mehr lesbar sind, sind sie nichts mehr wert. |
Es gibt zwei Arten, wie die Spesenrückerstattung erfolgen kann: Entweder zahlt Ihnen Ihr Arbeitgeber diese aus oder Sie setzen sie als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung ab. Für Sie günstiger ist es, wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt, aber dieser ist dazu nicht verpflichtet. Sprechen Sie das am besten vorher genau mit der Personalabteilung durch.
Erinnerung frisch halten
Ein weiterer Tipp zum Schluss: erledigen Sie die Spesenabrechnung so zügig wie möglich nach der Reise. Sie können auch schon vor der Reise einiges zusammensammeln, um im Nachhinein nicht alles umständlich suchen zu müssen. Sie können sich nach einer Weile einfach nicht mehr richtig daran erinnern, wie alles abgelaufen ist. Wer sich früher daran setzt, hat einen Erinnerungsvorteil.
Haben Sie weitere Tipps oder Tricks für die richtige Spesenabrechnung? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!
