#BacktoBusiness – nur wie? Warum schnelleres, agileres Arbeiten Ihnen jetzt hilft

Sie wünschen sich „back to business“ – am liebsten sofort? Nur fragen Sie sich wie das gehen soll, da Ihr Team, Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen so flexibel auf die neue Situation reagiert wie ein Ozeantanker? Die Lösung heißt: agiles Arbeiten. Wir verraten Ihnen, wie es funktioniert und wie Sie so langfristig erfolgreicher durch Krisen und unsichere Zeiten mit unvorhersagbaren Geschehnissen kommen.

Bye, bye German Gründlichkeit: Wenn nichts nach rechts geht, gehen Sie einfach schnell nach links

Agiles Arbeiten bedeutet, sich schnell auf neue Situationen und geänderte Rahmenbedingungen einzustellen und darauf kreativ, innovativ und flexibel zu reagieren. Was charakterisiert die agile Arbeitsweise? Sie meint um Grunde genommen, dass es nicht so sehr darauf ankommt, hunderprozentig perfekte Arbeitsergebnisse zu präsentieren, sondern vielmehr schnell zu Lösungen zu kommen. Kennen Sie das Pareto-Prinzip, wonach Sie mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen? Genau um diese Flexibilität und Priorisierung in der Arbeitsweise geht es hier. Weitere Vorteile: Leerlauf-Zeiten und unnötiges Multitasking werden dank agilem Arbeiten vermieden und jeder weiß, woran jeder arbeitet. Fast selbsterklärend, dass agiles Arbeiten demnach auch ideal ist für das Nutzen von Synergien und für die extrem schnelle Weitergabe von Ideen. Um komplexe Projekte und Strukturen aufzubrechen, bedient sich das agile Arbeiten dabei insbesondere dieser Prinzipien:

• eine sehr offene, direkte Art der Kommunikation,
• eine Learning-by-doing-Mentalität,
• eine neue, offene Fehlerkultur (Fehler zu machen ist gut, weil man so schneller lernt)
• maximale Transparenz (z.B. von Informationen, Austausch von jeder Art von Learnings).

Der operative Rahmen: Die Scrum-Methode

Den operativen Rahmen einer agilen Arbeitsweise gibt die Scrum-Methode vor. Sie stammt ursprünglich aus der komplexen Softwareentwicklungswelt. Im Kern beinhaltet Sie die folgenden Elemente:

• Sprintplanung: Diese findet in Form eines Meetings, z.B. im ein- oder zweiwöchigen Rhythmus, statt, in dem die Aufgaben für jeden sichtbar verteilt werden. Voraussetzung für eine Sprintplanung ist die Definition der anstehenden Aufgaben oder sog. Tickets mit Abschätzung des zu erwartenden Zeitaufwands für jede Aufgabe. Außerdem muss jeder Teilnehmer realistisch abschätzen, wie viel Zeit er in dem kommenden Sprint hat.
• Stand-ups/Daily Scrums während des Sprints: Hier kommen die Projektteilnehmer zum Beispiel täglich persönlich oder per Videokonferenz zusammen. Ziel ist es, dass jeder ein Update seiner Tickets gibt, die für das Team relevant sein könnten. So lernt quasi das gesamte Team live mit und ist informiert.
• Sprint-Reviews: Hier werden die Fortschritte nach jedem Sprint überprüft und Key Learnings geteilt.
• Sprint Backlog: Dieses „Archiv“ enthält die Tickets bzw. Aufgaben, die im aktuellen Sprint nicht umgesetzt werden können und erst im nächsten Sprint erledigt werden.
• Scrum-Master: Diese Person ist für den Informationsaustausch im Team verantwortlich und verantwortet die Einhaltung des Scrum-Prozesses insgesamt.

Weitere Techniken des agilen Arbeitens: Kanban-Boards & Co.

Wer nicht sofort die Möglichkeiten hat, die komplette Scrum-Methode umzusetzen, dem sei die agilitätsfördernde Kanban-Technik zu empfehlen. Sie erfasst auf einer Übersichtsseite die Fortschritte aller anfallenden Arbeiten (pro Arbeit eine Karte). Dabei verwendet man mindestens die Spalten „To Do/ Zu tun“, „In Progress/ In Arbeit“ und „Done/ Erledigt“. Die Kanban-Karten werden von den am Projekt beteiligten Mitarbeitern auf der Tafel ständig von Spalte zu Spalte bewegt. Gute Online-Kanban-Tools sind Trello oder auch Monday.com, ansonsten tut es auch ein Whiteboard.

Als eine weitere ergänzende agile Technik ist das Design Thinking anzuführen. Design Thinking ist ein neuer Denkansatz, um kreative Ideen zu fördern und neue Produkte und Geschäftsfelder zu entwickeln – besonders hilfreich in Krisen wie dieser. Sie kann gut parallel zur ständigen Sprintplanung angewendet werden.
Was ist Design Thinking? Es beschreibt das Erlernen einer neuen Art und Weise, Lösungen für Probleme zu entwickeln. Diese ist geprägt vom Spaß am Testen, von Mut, Zuversicht, Neugierde, der oben beschriebenen neuen Fehler-Kultur, Offenheit und keiner Scheu, zu sagen und zu teilen, über was man gerade nachdenkt.
Was wird dafür benötigt? Am besten wird jemandem im Team die Rolle eines Design Thinkers zugeordnet und/oder werden regelmäßige Design-Thinking-Workshops abgehalten. Wichtig ist, dass dem Design Thinker und den Teilnehmern im Workshop maximaler kreativer Gedankenaustausch ermöglicht wird, d.h. ganz viel Raum für Ideen lassen, Spaß an Kreativität vermitteln, kein Druck durch Zeit machen und keine destruktive Bewertung von Ideen abgeben.

Sie haben schon auf agiles Arbeiten umgestellt? Was sind Ihre Erfahrungen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!