Häufig gestellte Fragen
Alle Antworten zu
HRS Smart Trip

FAQ - Frequently Asked Questions

Allgemeine Fragen zum Tool


Was ist HRS SmartTrip?

HRS SmartTrip ist ein kostenloses Travel Management System, das alle Elemente einer Geschäftsreise in nur einem Tool bündelt – von der ersten Planung bis zur fertigen Abrechnung. Speziell für mittelständische Kunden entwickelt, können somit sämtliche Elemente einer Reise, also Hotels, Flüge, Bahntickets und Mietwagen auf nur einem Tool gebucht und im Anschluss abgerechnet werden.


An wen richtet sich HRS SmartTrip?

Das Tool richtet sich speziell an mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen, die durch ihre Unternehmensstruktur und Arbeitsweise besondere Herausforderungen an Ihr Geschäftsreise-Management haben. Mittelständige Unternehmen profitieren bei HRS SmartTrip von 45 Jahren HRS Geschäftsreiseerfahrung gepaart mit einer führenden, für Großkonzerne entwickelten IT-Lösung.


Was kostet mich das Tool in der Implementierung und Nutzung?

Die Implementierung des Tools sowie alle Online-Services von HRS SmartTrip sind für Sie 100% kostenlos.


Wie kann ich mit HRS SmartTrip bis zu 20% der Kosten in meinem Unternehmen für Reisekosten sparen?

Wir helfen Ihnen gleich dreifach dabei, direkte und indirekte Kosten zu sparen:

  1. Sie sparen Kosten für Drittanbieter wie z.B. für Reisebüros die normalerweise immer einen fixen Betrag pro Vorgang berechnen
  2. Sie profitieren von durch uns verhandelte Unternehmens-Konditionen und erhalten dadurch exklusive Rabatte
  3. Durch nachgewiesene Zeitersparnis bei Planung, Buchung und Nachbereitung der Geschäftsreisen sparen Sie bares Geld für Ihr Unternehmen.

Wer steht hinter HRS SmartTrip?

HRS SmartTrip ist ein Produkt von HRS – Das Hotelportal, dem führenden Portal für Geschäftsreisen. 2018 wurde HRS SmartTrip speziell für den Mittelstand auf den Markt gebracht.


Fragen zur Administration


Wie kann ich mich als Unternehmen für HRS SmartTrip anmelden?

Interessierte Unternehmen können sich über unser Kontaktformular anmelden. Unsere HRS-SmartTrip-Experten begleiten Sie anschließend durch den Anmeldeprozess und helfen Ihnen bei der Einrichtung Ihres kostenlosen Accounts.


Wie kann ich Reisekostenrichtlinien im System hinterlegen?

Die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens werden bei Vertragsabschluss von unserem Support-Team für Sie im System hinterlegt. Dadurch gelten für jeden Reisenden im Unternehmen und auch für neue Benutzer garantiert dieselben Richtlinien für Hotel, Flug, etc. Buchungen, die außerhalb dieser Reisekostenrichtlinien liegen, werden anhand eines Ampelsystems angezeigt und gesondert rot markiert.


Wie erstelle ich Reportings zu den Buchungen meiner Mitarbeiter?

Sie können sich nach erfolgreichem Vertragsabschluss Zugangsrechte für die Erstellung von Reports erteilen lassen. Als Inhaber der Zugangsrechte können Sie anschauliche Analysen zu den Reiseaktivitäten und -kosten Ihrer Mitarbeiter herunterladen.


Wie wird bei HRS SmartTrip der Datenschutz für die Reisen der Mitarbeiter gewährleistet?

HRS verarbeitet Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere denen der DSGVO. Neben angemessenen technischen organisatorischen Maßnahmen, die für ein angemessenes Niveau an Datensicherheit sorgen, hat HRS seine Datenerhebungs- und –verarbeitungsprozesse so strukturiert, dass diese ausschließlich auf einer entsprechenden datenschutzrechtlichen Grundlage erfolgen. Dritte, an die HRS Daten zum Zwecke der vertraglichen Pflichten weitergibt, verpflichtet HRS auf entsprechender vertraglicher Basis. Einzelheiten zum Datenschutz bei HRS SmartTrip können Sie unserer Datenschutzerklärung entnehmen.


Wie werde ich durch das System meiner beruflichen Sorgfaltspflicht gerecht?

Wir möchten, dass Sie Ihrer beruflichen Sorgfaltspflicht als Unternehmen gerecht werden können. Daher haben wir das Travel Manager Dashboard im System entwickelt: hier werden Ihnen als Reiseplaner die gebuchten Reisen aller Kollegen auf einer Weltkarte übersichtlich angezeigt. Dadurch geht Ihnen kein Mitarbeiter mehr verloren und Sie können im Notfall schnell reagieren.


Fragen zum Kunden-Support


An wen kann ich mich bei Problemen wenden?

HRS SmartTrip möchte Ihnen nicht nur ein zentrales System für Ihre Geschäftsreise bieten, sondern auch zentraler Ansprechpartner bei Problemen oder Rückfragen sein. Bei Fragen zu Buchungen steht das Team per Email unter smarttrip-buchung@hrs.de oder telefonisch unter 0221 4555 8880 zur Verfügung. Technischer Support und Rückfragen zum System und dem Firmenaccount sind für Sie selbstverständlich kostenlos. Bei telefonischen Buchungen, Änderungen oder Stornierungen ihrer Reisen fallen jedoch Gebühren an.


Kreditkartendaten ändern

Die in Ihrem System hinterlegte Firmenkreditkarte wird beim Einrichten Ihres Firmen-Accounts von unserem Support-Team hinterlegt, so dass alle zukünftig getätigten Buchungen automatisch über diese Kreditkarte abgewickelt werden. Sollten Sie diese ändern wollen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf unter Angabe ihres Benutzernamens smarttrip@hrs.de oder telefonisch unter 0221-2077 7777.

Zusätzlich können Sie noch weitere persönliche Kreditkarten in Ihrem Profil hinterlegen. Klicken Sie nach dem Log-In rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Mein Benutzerprofil“: Hier können Sie unter dem Icon „Kreditkarten- und Bezahlkarten-Information“ weitere Kreditkarten hinterlegen.


Gültigkeit der Kreditkarte

Sollte die von Ihnen hinterlegte Kreditkarte in Kürze ablaufen, werden Sie nach dem Log-In automatisch mit einer kleinen Glocke rechts oben neben Ihrem Namen darauf hingewiesen. Sie können durch Klicken auf die Glocke direkt zu Ihren Kreditkartendaten gelangen und diese dort ändern.


Video-Tutorials

Um offene Fragen anschaulich zu beantworten und die einzelnen Schritte von Buchung, Abrechnung etc. besser nachvollziehbar zu machen, haben wir im System Video-Tutorials zu verschiedenen Themen für Sie hinterlegt. Diese können Sie nach Abschluss des Rahmenvertrags und erfolgreichem Log-In ansehen.


Fragen zu Buchungen allgemein


Kann ich Buchungspräferenzen im System speichern?

Um die Reisebuchung noch effizienter zu machen, können Sie im System Persönliche Buchungspräferenzen speichern. Dazu gehören Ihre Kontaktdaten, präferierte Flughäfen, Bahnhöfe etc., aber auch spezielle Wünsche wie Sitzplatzwahl, Verpflegung an Bord oder ähnliches.


Suchergebnis


Melden Sie sich hier kostenlos an

Unsere Geschäftsreise-Experten setzen sich umgehend mit Ihnen in Verbindung

Jetzt kostenlos anmelden

Bitte melden Sie sich hier für HRS SmartTrip an. Anschließend erhalten Sie eine Rahmenvereinbarung per E-Mail.

Bitte geben Sie Ihre Straße und Hausnummer an
Bitte geben Sie Ihre Postleitzahl an
Bitte geben Sie Ihre Stadt an
Bitte geben Sie die ein Land an
Bitte geben Sie Ihren UMSTID an
Bitte geben Sie die Branche Ihres Unternehmens an

Bestehen Rahmenvereinbarungen Ihres Unternehmens für Flug/Hotel/Bahn/Mietwagen?

Bitte geben Sie die an, ob Rahmenvereinbarungen bestehen

Mitarbeiteranzahl

Bitte geben Sie die Mitarbeiteranzahl an

Bitte beachten Sie, dass HRS SmartTrip erst ab einer Mitarbeiterzahl von mehr als 20 Personen relevant wird. Sollte Ihr Unternehmen weniger Mitarbeiter haben, empfehlen wir Ihnen, Ihre Reisen über www.hrs.de zu buchen. Mit einem myHRS Account profitieren Sie dort von vielen Premium-Services.

Jetzt zu myHRS wechseln

Anzahl der geschäftlich reisenden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen

Bitte geben Sie die die Anzahl der geschäftlich reisenden Mitarbeiter an
Ich akzeptiere die AGB und Datenschutzbestimmungen