FAQ - Frequently Asked Questions

Fragen zur Administration


Benutzerprofil anlegen

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In diesem Tutorial erklären wir Ihnen Step-by-Step, wie Sie ein neues Benutzerprofil anlegen können.


Benutzernamen oder Passwort vergessen

Ihr Benutzername ist immer deckungsgleich mit Ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse. Auf der Startseite können Sie unter dem Hinweis „Passwort vergessen“ eine neues Passwort per E-Mail anfragen. Sobald Sie die Mail mit dem neuen Passwort bekommen haben, können Sie dieses im Anschluss individualisieren.


Einstellungen für „Mein Benutzerprofil“ ändern

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In unserem übersichtlichen Tutorial zu den Themen „Benutzer anlegen und Benutzerprofil einrichten“ sehen Sie, wie Sie die Einstellungen für Ihr Benutzerprofil individualisieren können.

Quicktip:

Alternativ klicken Sie nach dem Log-In rechts oben auf Ihren Namen und wählen aus dem Dropdown-Menü „Mein Benutzerprofil“: Hier können Sie Persönliche Daten ändern, Kreditkarten hinterlegen, Persönliche Präferenzen anlegen etc.

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Zugangsrechte für die Benutzer

Ihre Zugangsrechte können nur vom HRS SmartTrip Support-Team eingerichtet und geändert werden. Sollten Sie Änderungswünsche haben, melden Sie sich gerne bei uns entweder per Mail unter smarttrip@hrs.de oder telefonisch unter 0221 - 4555 - 8880.


Frequent Traveller Karten / Bonuskartennummern

Klicken Sie nach dem Log-In rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Mein Benutzerprofil“: Hier können Sie „Vielreisendenprogramme“ eintragen, die im Anschluss bei jeder Buchung automatisch hinterlegt sind.


Reisekostenrichtlinien im System hinterlegen

Die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens werden bei Vertragsabschluss von unserem Support-Team für Sie im System hinterlegt. Dadurch gelten für jeden Reisenden im Unternehmen und auch für neue Benutzer garantiert dieselben Richtlinien für Hotel, Flug, etc. Buchungen, die außerhalb dieser Reisekostenrichtlinien liegen, werden anhand eines Ampelsystems angezeigt und gesondert rot markiert. Sollten Sie die Richtlinien für Ihr Unternehmen anpassen wollen, melden Sie sich bei unserem Support-Team unter smarttrip@hrs.de oder telefonisch unter 0221 - 4555 - 8880.


Reportings zu den Buchungen meiner Mitarbeiter

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Zugangsrechte für den Zugriff auf Reports können nur durch den HRS SmartTrip Support erteilt werden. Als Inhaber der Zugangsrechte können Sie anschauliche Analysen zu den Reiseaktivitäten und -kosten Ihrere Mitarbeiter herunterladen. Schauen Sie sich dazu unter Tutorial an.

Quicktip:

Klick Sie nach dem Log-In auf den Reiter „Extras“. Dort finden Sie den Unterpunkt „Enterprise Reporting“, von dort aus können Sie Reports ausführen oder bereits erstellte Reports erneut aufrufen.
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Gewährleistung des Datenschutzes für die Reisen der Mitarbeiter

HRS verarbeitet Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere denen der DSGVO. Neben angemessen technischen organisatorischen Maßnahmen, die für ein angemessenes Niveau an Dantesicherheit sorgen, hat HRS seine Datenerhebungs- und -verarbeitungsprozesse so strukturiert, dass diese ausschließlich auf einer entsprechenden datenschutzrechlichen Grundlage erfolgen. Dritte, an die HRS Daten zum Zwecke der vertraglichen Pflichten weitergibt, verpflichtet HRS auf entsprechende vertraglicher Basis. Einzelheiten zum Datencshutz bei HRS SmartTrip können Sie unserer Datenschutzerklärung entnehmen.


Mitarbeiterallokation - wo sich die Mitarbeiter gerade befinden

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Das Tutorial für Reiseplaner erklärt ihnen, wie Sie Ihrer Sorgfaltspflicht als Unternehmen nachkommen können.

Quicktip:

Sie können unter dem Menüpunkt „Extras“ auf das „Travel Manager Dashboard“ zugreifen, das nur ausgewählten Accounts zur Vefüfung steht.

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Unter dem Reiter „Buchungen“ wird Ihnen eine Weltkarte angezeigt, auf der Ihnen alle Mitarbeiter, für die Sie Reisen gebucht haben, in einer Übersicht angezeigt werden.

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Fragen zu Buchungen allgemein


Buchungspräferenzen speichern

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Sehen Sie sich zu dieser Frage gerne unser anschauliches Buchungs-Tutorial an.

QuickTipp:

Klicken Sie nach dem Log-In rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Mein Benutzerprofil“: Hier können Sie unter der Kachel „Persönliche Präferenzen“ Buchungspräferenzen ändern und für zukünftige Buchungen speichern.


Fragen zu Buchungen - Hotel


Hotel buchen

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Bezüglich aller Buchungsfragen sehen Sie sich gerne unser Tutorial an, in dem alle Buchungsschritte zum Thema Hotel übersichtlich und anschaulich aufgeführt sind.


Zusatzleistungen buchen z.B. Early-Check-In, Nichtraucherzimmer etc.?

Beim Buchungspunkt 4 „Buchung abschließen“ können Sie in dem Feld „Anmerkungen“ zusätzliche unverbindliche Wünsche an das Hotel richten.


Fragen zu Buchungen - Flug


Flug buchen

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Bezüglich aller Buchungsfragen sehen Sie sich gerne unser Tutorial an, in dem alle Buchungsschritte zum Thema Flug übersichtlich und anschaulich aufgeführt sind.


Zusatzleistungen buchen z.B. Gepäck etc.

Im Buchungspunkt 4 „Buchung abschließen“, können Sie Sitzplätze reservieren, spezielles Gepäck aufgeben oder weitere Leistungen der Fluggesellschaft erwerben.


Flug umbuchen oder stornieren

Sie erhalten auf Ihrer Buchungsbestätigung eine Information, wie Sie ihren Flug ändern oder stornieren können (telefonisch oder direkt online bei der Fluggesellschaft).

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Informationen bei Flugänderungen?

Bei Verspätungen oder Stornierungen Ihres Fluges werden Sie von der jeweiligen Airline informiert mit Hilfe der von Ihnen hinterlegten Kontaktdaten.


Fragen zu Buchungen - Zug


Zug buchen

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Bezüglich aller Buchungsfragen sehen Sie sich gerne unser Tutorial an, in dem alle Buchungsschritte zum Thema Zug übersichtlich und anschaulich aufgeführt sind.


Sitzplatz reservieren

Da die abschließende Zugbuchung direkt auf der Homepage der „Deutschen Bahn“ vorgenommen wird, können Sie dort auch den Sitzplatz reservieren. HRS SmartTrip bietet Ihnen aber die Möglichkeit, bereits in der Suchabfrage die nötigen Daten für eine Sitzplatzreservierung vorab einzugeben.

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Fragen zu Buchungen - Mietwagen


Mietwagen buchen

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Unser Tutorial erklärt Ihnen Schritt für Schritt wie Sie einen Mietwagen buchen können.


Buchungen ändern oder stornieren

Unter „Meine Reisen“ finden Sie alle zukünftigen und zurückliegenden Reisebuchungen. Diese können Sie einzeln aufrufen und ändern oder stornieren. Bitte achten Sie dabei auf etwaige Sonderregelungen beispielsweise bei Flügen.


Wie erhalte ich eine Buchungsübersicht über meinen Reiseverlauf?

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Unser Tutorial erklärt Ihnen Wie Sie eine Übersicht über die von Ihnen gebuchten Reiseelemente erhalten.

Quicktip:

Sie können über den Menüpunkt „Meine Reisen“ eine Übersicht über alle Buchungselemente Ihrer Reise abfragen. Zusätzlich werden Ihnen per Mail alle Buchungsbestätigungen und Flugtickets zugesandt.

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Fragen vom Reiseplaner


Reiseplaner im System anlegen bzw. zuordnen

Die Grundeinstellungen als Reiseplaner können nur vom HRS SmartTrip Support-Team eingerichtet und geändert werden. Sollten Sie Änderungswünsche haben, melden Sie sich gerne bei uns entweder per Mail unter smarttrip@hrs.de oder telefonisch unter 0221 - 4555 - 8880.


Als Reiseplaner neue Benutzer anlegen

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Unser Tutorial erklärt Ihnen Schritt für Schritt wie Sie als Reiseplaner neue Reisende bzw. Benutzer anlegen können.


Für Dritte Reise buchen

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Wie Sie für Dritte eine Geschäftsreise buchen, sehen Sie in unserem anschaulichen Reiseplaner-Tutorial.

QuickTipp:

Sie können nach dem Log-In auf der Startseite den Link „Travel Arranger Dashboard“ auswählen, das Ihnen eine Übersicht über alle Reisenden gibt, für die Sie buchen können. Nachdem Sie den entsprechenden Reisenden ausgewählt haben, können Sie die Buchung vornehmen.


Fragen zum Kunden-Support



Kunden-Center

Bei Rückfragen zum System oder zu Ihren Buchungen melden Sie sich bei unserem Support-Team unter 0221 - 4555 - 8880.


Kunden-Center Kosten

Technischer Support und Rückfragen zum System und zu Ihrem Firmen-Account sind für Sie selbstverständlich kostenlos.

Bei telefonischen Buchungen, Änderungen oder Stornierungen Ihrer Reisen fallen jedoch Gebühren an. Art und Umfang der Gebühren entnehmen Sie bitte dem Menüpunkt HRS Kundensupport oder Ihrer Rahmenvereinbarung.

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Bitte beachten Sie zudem, dass die Nutzung der Notfall-Hotline nach 18 Uhr immer kostenpflichtig ist.


Fragen zum Thema Reisekostenabrechnung / Zahlung allgemein


Reisekostenabrechnung erstellen

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Unser Tutorial erklärt Ihnen Schritt für Schritt alle Details der Reisekostenabrechnung.


Zusätzlich entstandene Kosten eintragen

Nach dem Log-In können Sie unter dem Reiter „Meine Reisekostenabrechnungen“ alle getätigten Reisekostenabrechnungen noch einmal aufrufen und bei Bedarf weitere Kosten eintragen oder Quittungen hochladen.


Reisekostenabrechnung im Nachhinein abrufen

Hier können Sie ebenfalls unter dem Reiter „Meine Reisekostenabrechnungen“ alle bislang getätigten Reisekostenabrechnungen noch einmal einsehen und bei Bedarf ausdrucken.

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Kreditkartendaten ändern

Die in Ihrem System hinterlegte Firmenkreditkarte wird beim Einrichten Ihres Firmen-Accounts von unserem Support-Team hinterlegt, so dass alle zukünftig getätigten Buchungen automatisch über diese Kreditkarte abgewickelt werden. Sollten Sie diese ändern wollen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf unter Angabe ihres Benutzernamens smarttrip@hrs.de oder telefonisch unter 0221 - 2077 - 7777.

Zusätzlich können Sie noch weitere persönliche Kreditkarten in Ihrem Profil hinterlegen. Klicken Sie nach dem Log-In rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Mein Benutzerprofil“: Hier können Sie unter dem Icon „Kreditkarten- und Bezahlkarten-Information“ weitere Kreditkarten hinterlegen.


Gültigkeit der Kreditkarte

Sollte die von Ihnen hinterlegte Kreditkarte in Kürze ablaufen, werden Sie nach dem Log-In automatisch mit einer kleinen Glocke rechts oben neben Ihrem Namen darauf hingewiesen. Sie können durch Klicken auf die Glocke direkt zu Ihren Kreditkartendaten gelangen und diese dort ändern.


Video Tutorials

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