Reisekostenabrechnung für Ihre Dienstreise: Alle Tipps & Tricks für 2023

Reisekosten umfassen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit, also einer Dienstreise, anfallen. Dazu zählen:

1. Fahrtkosten
2. Übernachtungskosten
3. Verpflegungsmehraufwand
4. Reisenebenkosten.

Übernimmt Ihr Arbeitgeber diese Kosten, ist es Ihnen nicht möglich, diese in Ihrer Einkommenssteuererklärung (Anlage N) geltend zu machen. Sind Ihnen allerdings durch eine Dienstreise Kosten entstanden, die Sie nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, können Sie sich zumindest einen Teil davon zurückholen.

Reisekosten können geltend gemacht werden, wenn ein Arbeitgeber vorübergehend beruflich außerhalb seines Wohnortes oder seiner Arbeitsstätte tätig ist. Gleiches gilt, wenn er für die Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit ständig an wechselnden Arbeitsorten oder in einem Fahrzeug tätig ist.

Befindet sich der Arbeitnehmer länger als drei Monate fernab seines eigentlichen Wohn- und Arbeitsortes, gilt der Einsatzort automatisch als regelmäßige Arbeitsstätte. Das gilt jedoch nicht, wenn  er während dieser Zeit an mehreren unterschiedlichen Tätigkeitsorten beschäftigt ist. Außerdem ausgenommen sind Auswärtsaufenthalte, wenn diese im Vergleich zur Arbeit im Unternehmen untergeordnet sind.

Beispiel: Ist ein angestellter Architekt für längere Zeit auf einer Baustelle tätig, liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor und der Anspruch auf Reisekostenerstattung besteht unabhängig von der Beschäftigungsdauer. Als Dienstreise gilt auch die Fahrt zu einem Kunden oder einer anderen Niederlassung ebenso wie der Besuch eines Seminars oder einer Messe.

Die Wahl des Verkehrsmittels steht einem Reisenden grundsätzlich frei. Allerdings unterscheidet sich die Art der Fahrtkostenabrechnung dadurch, ob die Fahrten beispielsweise mit dem eigenen Auto, einem Dienstwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt werden.

Kosten, die aus der Nutzung eines Mietwagens entstehen sowie solche für Flugzeug, Bahn, Bus usw. können in voller Höhe erstattet werden und müssen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Legen Sie den Weg mit dem Dienstwagen zurück, sind die Aufwendungen bereits in Ihren eigenen Betriebsausgaben (als Unternehmer) oder denen Ihres Arbeitgebers enthalten.

Wird ein Privatfahrzeug für die Dienstreise genutzt, ergeben sich drei Ansätze zur Abrechnung:

Neben der Hin- und Rückfahrt zu einem dienstlichen Termin zählen auch Aufwendungen für Fahrten am Reiseziel und Zwischenheimfahrten zu den Fahrtkosten.

Wichtig: Sie sollten alle Fahrten dokumentieren. Denn das Finanzamt kann verlangen, dass Sie die berufliche Veranlassung Ihrer Auswärtstätigkeit, die Reisedauer sowie den Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachweisen. Zu diesen Unterlagen zählen beispielsweise:

• ein Fahrtenbuch
• Tankquittungen
• Hotelrechnungen
• Schriftverkehr wie Teilnahmebestätigungen.

Das Fahrtenbuch muss häufig beim Dienstwagen geführt werden, aber Sie können es auch bei Ihrem privaten PKW anwenden, wenn Sie häufig berufliche Fahrten im Jahr mit dem Auto erledigen. Ein Fahrtenbuch zu führen ist einerseits aufwendig. Wenn Sie es aber dennoch machen, winken Ihnen höhere Rückzahlungsbeträge. In der Pauschale sind zwar alle Kosten von Kraftstoff, über Versicherung bis hin zur Instandhaltung enthalten, jedoch mit minimal angenommenem Faktor. Präziser wird es, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen. Darin müssen Sie festhalten:

1. Datum der Fahrt
2. Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
3. Reiseziel
4. Route
5. Zweck der Fahrt
6. Aufgesuchte Geschäftspartner.

Antworten  auf weitere, häufige Aspekte finden Sie nachfolgend:

Übernachtungen im Hotel, Fremdenzimmer, Appartement oder in einer anderen Unterkunft können Sie als Übernachtungskosten in Ihrer Spesenabrechnung angegeben. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Entweder Sie legen eine Rechnung über die tatsächlichen Kosten vor, diese werden dann in der vollen Höhe erstattet.
2. Oder Sie wenden die Pauschale an. Diese unterscheidet sich je nach dem Land, in dem Sie übernachtet haben. In Deutschland werden auch im Jahr 2020 pauschal 20 Euro gezahlt.

Haben Sie keine Übernachtungsbelege mehr, dürfen Sie in Ausnahmefällen auch Ihre Kosten schätzen, wenn diese Ihnen ohne Zweifel entstanden sind.

Mahlzeiten, die Sie in Ihrer Unterkunft eingenommen haben, gehören nicht zu den Übernachtungskosten. Sollte Ihre Hotelrechnung also den Preis für Frühstück, Mittag– oder Abendessen beinhalten, müssen Sie den jeweiligen Betrag abziehen. Weist die Hotelrechnung einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung aus, wird der Betrag pauschal gekürzt.

Für ein Frühstück in Deutschland ziehen Sie demnach 5,60 Euro ab (20 Prozent der 24-Stunden- Verpflegungspauschale), für ein Mittag- und Abendessen wird der Rechnungsbetrag um jeweils 11,20 Euro (40 Prozent der 24-Stunden-Verpflegungspauschale) gekürzt. Bei einer Vollpension bleibt bei einer 24-stündigen Dienstreise also nichts mehr von der Verpflegungspauschale in Höhe von 28 Euro übrig. Im Ausland wird die entsprechende Prozentzahl des dort geltenden Pauschbetrags abgezogen.

Beispiel: Bei einer Übernachtung in Deutschland wird auf der Hotelrechnung „Übernachtung mit Frühstück 85 Euro“ ausgewiesen. Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind demnach 20 Prozent von 28 Euro abzuziehen, also 5,60 Euro. Der abzusetzende Betrag beträgt demnach 79,40 Euro.

Nicht abziehbar sind hingegen Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung eines Zimmers durch eine Begleitperson entstehen, die in keinem Beschäftigungsverhältnis zu Ihrem Arbeitgeber steht. Sofern deswegen höhere Übernachtungskosten angefallen sind, können Sie nur die Aufwendungen ansetzen, die angefallen wären, wenn Sie die Unterkunft allein genutzt hätten.

Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers können Sie nur die Kosten ansetzen, die bei der Buchung eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Gleiches gilt für Übernachtungen in einem Doppelzimmer, dass Sie alleine genutzt haben.

Tipp: Fragen Sie in Ihrer Unterkunft nach, ob Sie eine Rechnung über ein Einzelzimmer erhalten können. Oder Sie errechnen die Differenz zwischen den Preisen für Einzel- und Doppelzimmer selbst und bewahren als Nachweis beispielsweise eine Preisliste des Hotels auf.

Während einer Dienstreise müssen Sie sich meistens selbst verpflegen. Die dadurch entstandenen Kosten werden mit der so genannten Verpflegungspauschale beglichen. Für eine Inlandsreise gilt:

1. Sind Sie zwischen acht und 24 Stunden von Ihrem privaten Wohnort abwesend, werden bei Inlandsreisen 14 Euro erstattet. Den gleichen Betrag erhalten Sie auch für Ihre Anreise- und Abreisetage, wenn Sie übernachten. In diesem Fall müssen dann nicht mindestens acht Stunden überschritten sein.
2. Die zweite Variante gilt für die ganztägige Abwesenheit, also wenn Sie 24 Stunden abwesend sind. Dafür werden auf Inlandsreisen 28 Euro gezahlt.

Die Tabelle fasst dies im Detail zusammen:

Beispiel: Der Arbeitnehmer tritt seine Reise (Inland) um 17 Uhr an und kehrt am übernächsten Tag gegen 14 Uhr zurück. Er nimmt zweimal ein Frühstück im Hotel zu sich. Die Verpflegungspauschale beträgt dann insgesamt 44,80 Euro (siehe Tabelle).

Wird ein Arbeitnehmer zum Essen eingeladen oder anderweitig bewirtet, gelten die gleichen Regeln wie für den Abzug des Hotelfrühstücks. In dem Fall werden 20 Prozent des Pauschbetrages für Frühstück (5,60 Euro) sowie 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (11,20 Euro) von der zur Verfügung stehenden Verpflegungspauschale abgezogen.

Achtung: Für Dienstreisen im Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen.

Bei einer Dienstreise sind eine Vielzahl an Reisenebenkosten denkbar. So können Sie beispielsweise Kosten ansetzen, die Ihnen durch die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, berufliche Korrespondenz sowie für Straßenbenutzung und Parken entstanden sind. Gleiches gilt für Wertverluste infolge eines Diebstahls Ihres Reisegepäcks oder einem Schaden, der Ihnen bei einem Verkehrsunfall entstanden ist. Bei allen Reisenebenkosten ist es ebenfalls wichtig, dass Sie alle Belege aufbewahren, damit Ihnen die Auslagen erstattet werden können. Zu den Reisenebenkosten zählen im Einzelnen:

• Mautgebühren
• Fährkosten
• Parkgebühren
• Eintrittskarten
• Kosten für das WLAN im Hotel
• Telefonkosten
• Trinkgelder
• Taxi
• Reisegepäckversicherungen
• Gepäckkosten
• Schließfachgebühren.

Nicht absetzbar sind hingegen Kosten für private Telefonate, Massagen, Minibar und Pay-TV. Gleiches gilt für Aufwendungen, die Ihnen durch die Anschaffung von Koffern oder sonstiger Reiseausrüstung entstanden sind. Als Privatvergnügen stuft das Finanzamt außerdem Freizeitbeschäftigungen während einer Geschäftsreise ein.

Gut zu wissen: Für Trinkgelder bekommen Sie in der Regel keine Quittung. Dafür können Sie jedoch einen Eigenbeleg erstellen. Dieser sollte das Datum, den Ort, die Art der Dienstleistung sowie den bezahlten Betrag beinhalten.

• Eine Reisekostenabrechnung ist formlos und bedarf daher keiner Unterschrift oder einer gesetzlichen Vorlage. Sie finden im Internet zahlreiche Beispiel-Formulare. Achtung: Die gesetzlichen Pauschalbeträge und Regelungen ändern sich schnell und werden meistens für jedes Jahr neu berechnet.
• Ob und in welcher Höhe die Reisekosten abgerechnet werden können, entscheidet sich auch nach den individuellen Regelungen in Ihrem Arbeitsvertrag. Informieren Sie sich also bereits vor Reiseantritt, inwieweit die Kosten von Ihrem Arbeitgeber übernommen werden.
• Generell sollten Sie während einer Dienstreise alle Rechnungen, Quittungen und Belege aufbewahren. Ausnahme: Ist kein Beleg vorhanden, kann der Aufwand mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden, der eine genaue Aufstellung der Ausgaben, Datum und Dauer der Tätigkeit, eine Nennung involvierter Personen sowie eine Unterschrift enthält.
• Schon bei der Organisation Ihrer Geschäftsreise sollten Sie darauf achten, dass diese verhältnismäßig ist. Luxushotels und unnötige Ausgaben können vom Arbeitgeber in der Reisekostenabrechnung abgelehnt werden.
• Auch zusätzliche Kosten für Mitreisende, müssen notwendig sein, damit diese Anerkennung finden. Reist ein Arbeitnehmer zum Beispiel mit einer zweiten Person, so reicht als Begründung bereits, dass diese als Dolmetscher fungiert. Gleiches gilt, wenn eine Begleitperson aufgrund von Krankheit oder Behinderung notwendig ist.

Haben Sie weitere Anregungen oder andere hilfreiche Tipps zum Thema Reisekostenabrechnung? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrung mit uns in den Kommentaren!