Häufig sind Geschäftsreisen mit viel Organisationsaufwand und Stress verbunden. Die Arbeit beginnt schon mit der Reiseplanung: Der Ablauf muss exakt organisiert sein, um die vereinbarten Termine und Treffen einhalten zu können. Sobald bekannt ist, wen Sie wann und wo treffen möchten, kann die Buchung der Verkehrsmittel und Hotels erfolgen. Abhängig vom Reiseziel, der Reisedauer und der Anzahl der Termine gilt es, eine sinnvolle Reiseroute festzulegen und womöglich mehrere Flüge, Bahnfahrten, Hotels oder Mietwagen zu buchen. Welche Verbindung ist die sinnvollste und wo bekommen Sie den besten Preis? All diese Fragen sind oftmals mit einem hohen Rechercheaufwand auf unterschiedlichen Webseiten verbunden. Oftmals müssen Reisende Kosten aus der eigenen Tasche vorlegen und Sie nach der Reise über eine Reisekostenabrechnung zurückfordern.
Das All-in-one-Portal HRS SmartTrip hilft beim Reisemanagement. Das Portal für mittelständische Unternehmen vereinfacht Abläufe wie die Auswahl der Verkehrsmittel und Unterkünfte, deren Buchung, Bezahlung und Abrechnung auf einer einzigen Plattform. So sparen Sie durch die Nutzung des Tools wertvolle Zeit und obendrein auch noch bares Geld.
Die wichtigsten Vorteile für Manager
Sie sind Manager eines mittelständischen Unternehmens und möchten dafür sorgen, dass Dienstreisen zu den gewünschten Resultaten führen? Bedeutsam für ergebnisorientierte Reisen ist der Zusammenhang von Reiseziel, Grund für die Reise und dem Zeitpunkt der Durchführung. In vielen Fällen mag ein einziges Treffen zum richtigen Zeitpunkt mit den ausgewählten Geschäftspartnern ausreichen, um einen Vertrag abzuschließen. In anderen Fällen sind mehrere Meetings an verschiedenen Orten notwendig, die sich aber zu einer mehrtägigen Geschäftsreise zusammenfassen lassen, um so die Reisekosten zu senken. Unabhängig von Art und Dauer der Reise Ihrer Mitarbeiter haben Sie es mit HRS SmartTrip in der Hand, den Überblick zu behalten und obendrein durchschnittlich 22 Prozent der Reisekosten einzusparen. Diese Ersparnis resultiert aus der Wahl des jeweils vorteilhaftesten Reisebausteins, exklusiver Unternehmenskonditionen und der konsequenten Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. Zusätzlich sparen Ihre Mitarbeiter mit der Nutzung von HRS SmartTrip wertvolle Zeit, die sie in ihre eigentliche Aufgabe investieren können.
Die wichtigsten Vorteile für Travel Arranger und Business Traveler
HRS SmartTrip erleichtert sowohl Travel Arrangern als auch geschäftlich Reisenden den Aufwand, der mit der Organisation von Geschäftsreisen verbunden ist. Hotel, Flug, Zug und Mietwagen, alles kann in einem einzigen intuitiven Portal gebucht werden. Durch einen übersichtlichen Kalender haben Sie alle Reisedaten immer im Blick. Die Bezahlung erfolgt direkt über die hinterlegte Bezahlmethode auf Firmenkosten, sodass kein Mitarbeiter mehr in Vorleistung treten muss. Auch individuelle Bonusprogramme können Reisende nutzen und über Ihr bevorzugtes Programm Meilen oder Punkte sammeln. Nach der Reise kann die Reisekostenabrechnung schnell und digital erstellt werden, ganz ohne Papierkram. Das umfasst auch Belege über weitere Reiseausgaben wie Bewirtungen oder Taxikosten, die in allen gängigen Formaten ergänzt werden können.
Individuelle Wünsche der Kollegen berücksichtigen
Falls Ihnen die Reiseplanung innerhalb eines Unternehmens obliegt, haben Sie mit HRS SmartTrip ein praktikables und zudem komplett kostenfreies Instrument zur Verfügung. So umständlich und zeitaufwendig das Suchen und Buchen der am besten geeigneten An-/Abreisemöglichkeiten und eines gut gelegenen Hotels für mehrere Kollegen bislang waren, umso besser funktioniert es jetzt. Nachdem Sie die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens sowie die Reiseprofile und individuellen Präferenzen der Reisenden einmalig online eingetragen haben, ist es jederzeit möglich, das Firmenprofil sowie Einzelprofile aufzurufen. Für jede künftige Geschäftsreise sucht HRS SmartTrip die zu den Profilen passenden Reiseverbindungen und Hotels heraus. Binnen weniger Minuten können Sie dank dieser automatischen Vorauswahl eine Geschäftsreise für Kollegen buchen.
Überblick über Daten und Kosten erhalten
Womöglich sind Sie ein bereits recht erfahrener Mitarbeiter in puncto Geschäftsreiseplanung, der aber bislang auf viele verschiedene Informationsquellen zurückgreifen musste. Das kostet unnötig Zeit, die Sie sinnvoller nutzen können. Ungleich einfacher ist die Nutzung von HRS SmartTrip, da Sie jederzeit einen Überblick über sämtliche Reisedaten und -ausgaben aller Kollegen auf nur einer einzigen Plattform haben. So wissen Sie auch im Notfall immer schnell und zuverlässig, wer sich gerade wo aufhält. Auch bei der Kostenkontrolle ist das zeitgemäße Travel Management System sehr hilfreich. Mithilfe von Reports können alle Reisen auf einen Blick nachvollzogen und Ausgaben immer im Blick behalten werden.
Fazit: HRS SmartTrip lohnt sich für Manager, Travel Arranger und Business Traveler
Unabhängig davon, ob Sie geschäftliche Reisen organisieren oder die Kontrolle über die Reisebuchungen Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen haben müssen, HRS SmartTrip ist eine wertvolle Unterstützung im Travel Management.
Die Vorteile der All-in-One-Lösung auf einen Blick:
- Alle Elemente einer Geschäftsreise (Hotel, Flug, Zug, Mietwagen) in nur einem Portal buchen
- Firmenspezifische Reisekostenrichtlinien und individuelle Wünsche der Reisenden hinterlegen
- Eine Vorauswahl der Angebote, den hinterlegten Präferenzen entsprechend
- Bezahlung direkt auf Unternehmenskosten, sodass Reisende nicht in Vorleistung treten müssen
- People-Locator, der für den Kristefall auf einen Blick zeigt, wer sich gerade wo aufhält
- Jederzeitige Kontrolle der Reisebuchungen und –ausgaben durch tagesaktuelle Reports
- Digitale Erstellung von Reisekostenabrechnung
Wenn auch Sie in einem mittelständischen Unternehmen arbeiten und Ihre geschäftliche Reiseplanung schneller und effizienter vornehmen möchten, ist HRS SmartTrip die perfekte Wahl.
Die Nutzung des Portals ist kostenfrei. Eine Anmeldung kann telefonisch unter +49 (0) 221-2077 7777 oder über ein Online-Formular erfolgen.
