Viele hilfreiche Tipps und alles Wissenswerte über mögliche Verlängerungen Ihrer Dienstreise!
Immer wieder berichten Dienstreisende: „Von München habe ich gar nichts gesehen.“ Warum? Vom Flieger aus geht es meist direkt zur Besprechung und oft sogar abends schon wieder zurück. Das geht allerdings auch anders: Wie Sie Ihre Dienstreise verlängern und einen privaten Urlaub dranhängen können, behandelt dieser Artikel. Dafür beantworten wir Fragen wie: Ab wann ist ein Tag eigentlich ein Geschäftsreisetag, ob Sie lieber vor oder nach der Dienstreise Urlaub machen sollten und ob Ihr Partner mit verreisen darf. Erfahren Sie anhand von praktischen Beispielen, was Sie für die Verlängerung Ihrer Dienstreise brauchen.
Dienstreise verlängern – ist das möglich?
Warum viele davor zurückschrecken hat meist damit zu tun, dass Unklarheit darüber herrscht, ob die Dienstreise in solchen Fällen noch absetzbar ist. Aber seit 2009 hat der Bundesfinanzhof das Go dafür gegeben, Privat- und Geschäftsreisen so zu kombinieren, dass der geschäftliche Teil absetzbar bleibt. Dafür müssen Sie allerdings das eine oder andere beachten:
- Wie rechne ich eine gemischte Reise ab?
- Was macht einen Geschäftstag aus?
- Sollte ich eine Privatreise vor oder nach der Dienstreise einplanen?
- Muss mein Arbeitgeber das genehmigen?
- Darf mein Partner mitverreisen?
- Unterschied Selbstständige und Angestellte
Wie rechne ich eine gemischte Reise ab?
Teilen Sie für sich die Kosten in privat und geschäftlich auf. Nur das, was unter geschäftlich fällt, darf auch abgerechnet werden. Sie können sich dafür auch unterschiedliche Rechnungen ausstellen lassen, beispielsweise bei den Hotelkosten: Lassen Sie einfach eine Rechnung für die geschäftlichen Tage ausstellen und eine für die privaten. So können Sie Ihre geschäftlichen Kosten zu 100% abrechnen.
Erfahren Sie hier mehr über die richtige Reisekostenabrechnung!
Beispiel: Sie verbringen 4 Tage geschäftlich in Köln und weil Sie schon immer mal den Dom bestaunen wollten, hängen Sie noch 2 Tage in Köln dran. Für die ersten vier Tage können Sie die Verpflegungspauschale sowie die Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Fahrtkosten sind allerdings nur zu 2/3 absetzbar. Es wird davon ausgegangen, dass 1/3 der Fahrtkosten privat entstehen. Falls Sie mit dem PKW reisen, halten Sie diese Aufwendungen auf jeden Fall in einem Fahrtenbuch fest, damit dies nachprüfbar ist.
Was macht einen Geschäftstag aus?
Sobald Sie 7-9 Stunden am Tag geschäftlich gebunden sind, zählt dieser Tag als Geschäftstag. Dadurch werden Hotelkosten und die Verpflegungspauschale absetzbar. Es kann auch sein, dass mitten in Ihrer Reise ein ungeplanter freier Tag entsteht (beispielsweise ist ein Geschäftspartner erkrankt, den Sie dringend für einen Tagestermin treffen wollten, aber auch ein Brückentag zählt dazu). Diese Tage gelten ebenfalls als Geschäftstage, selbst wenn Sie die Zeit dafür nutzen, um sich im Louvre umzusehen.
Sollte ich eine Privatreise vor oder nach der Dienstreise einplanen?
Das bleibt allein Ihnen überlassen. Beachten sollten Sie allerdings, dass Ihre private Zeit nicht länger als 5 Tage dauert. Ansonsten dürfen Hotelkosten und Verpflegungspauschalen nicht mehr abgerechnet werden, sondern nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten als Fahrtauslagen. Ihre Reise wird dann nämlich als privater Urlaub gewertet. Anteilig abgerechnet wird, wenn Ihre Reise mehr als 10 % privater Natur ist.
Beispiel: Sie sind 3 Tage auf einem Seminar und hängen 2 Tage privaten Urlaub an Ihre Reise an. Der private Anteil beträgt dann von der ganzen Reise 40 Prozent, weshalb nur 60 Prozent (der betriebliche Anteil) abrechenbar ist. Sind Sie allerdings 10 Tage unterwegs und einen Tag davon privat, sind das nur 10 % der Reise und die Reise bleibt 100 % dienstlich absetzbar.
Was muss mein Arbeitgeber genehmigen?
Es gibt Arbeitgeber, die offen dafür sind, an eine Dienstreise ein paar Urlaubstage anzuhängen und die die Flugkosten bezahlen, die sie ja ohnehin hätten bezahlen müssen. Andere möchten nur anteilig zahlen. Dafür müssten Sie die Reisekosten berechnen wie im Beispiel einen Absatz höher. Ist es allerdings so, dass sich durch Ihren längeren Aufenthalt die Kosten verringern, wird das Unternehmen dies sicherlich begrüßen.
Tipp: Sprechen Sie offen und ehrlich mit Ihrem Arbeitgeber, so erfahren Sie, wie er am liebsten mit Dienstreisen umgeht und es entstehen erst gar keine Missverständnisse.
Beispiel: Ihr regulärer Rückflug am Freitag würde 300 € kosten, ihr Rückflug bei längerem privaten Aufenthalt am Sonntag nur 70 € und die Hotelkosten würden 100 € betragen für die beiden zusätzlichen Nächte. Dadurch würde eine Ersparnis für das Unternehmen von 130 € entstehen und Ihr Arbeitgeber dem sicherlich zustimmen.
Darf mein Partner mit verreisen?
Ja, nur trennen Sie die Kosten strikt voneinander. Wird ein Doppelzimmer statt eines Einzelzimmers gebucht, sollten Sie sich eine Vergleichskostenaufstellung für ein Einzelzimmer ausstellen lassen, denn nur diese Kosten sind dann absetzbar. Dasselbe gilt für die Verpflegungspauschale.
Unterschied Selbstständige und Angestellte
Am Ende des Artikels soll noch gesagt sein, dass es einen Unterschied macht, ob Sie angestellt sind oder selbstständig. Selbstständige zahlen Ihre Dienstreisekosten sowieso selbst, es ist trotzdem wichtig, dass Sie Dienstreise und Privatreise voneinander trennen können, beispielsweise mit unterschiedlichen Konten. Angestellte können manchmal kaum bis gar nichts Ihrer Dienstfahrt absetzen, weil viele Kosten von vornherein vom Arbeitgeber übernommen werden.
Nutzen Sie die Gelegenheit und verlängern Sie Ihre Dienstreise, wenn Sie das nächste Mal beruflich unterwegs sind! Anregungen und Tipps können gerne in den Kommentaren geteilt werden!
Ein klarer Vorteil ist bei der Selbstständigkeit definitiv die steuerliche Absetzung. Ich bin zurzeit ebenfalls auf Dienstreise und bleibe nun länger als erwartet. Da ich mich noch um eine neue Unterkunft kümmern muss, hoffe ich in Graz ein schönes Seminarhotel zu finden.