Tipps und Tricks für die Steuererklärung:

Dienstreisen gehören zum Tagesgeschäft vieler Unternehmen. In diesem Artikel beschäftigten wir uns explizit damit, was Unternehmen beachten müssen, wenn Sie diese Kosten von der Steuer absetzen wollen. Dafür haben wir uns zu folgenden Themen umgesehen, die Sie in diesem Artikel finden:

Welche Kosten können Sie geltend machen?

Als Werbungskosten können Sie Reisekosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und „sonstige“ Kosten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern geltend machen.

• Reisekosten

Dienstreise absetzen_Reisekosten
Das sind alle Kosten, die für die An- und Abreise zum Ort des Diensteinsatzes entstehen. Solange mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn, Zug, Flugzeug) gereist wird, entsteht ein glasklarer Beleg, den Sie genau so einreichen können. Wird die Fahrt mit einem PKW bewältigt, wird es schon schwieriger. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

Entweder wird ein Fahrtenbuch genutzt, indem genau notiert wird, wann, wohin und weshalb gefahren wurde.
Oder Sie nutzen die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer (für Motoräder sind es nur 20 Cent).

• Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale hat die Aufgabe Ihren Verpflegungsmehraufwand aufzufangen. Weil Sie sich im Hotel nichts kochen können, werden Sie Essen gehen, was meist teuerer ist, wie wenn Sie Zuhause essen. Sobald Sie oder Ihre Mitarbeiter länger als 8 Stunden auf Dienstreise sind, greift die Verpflegungspauschale. Für Deutschland gilt folgendes:

DauerPauschale
8-24 Stunden12 €uro
24 Stunden24 €uro

Die Verpflegungspauschale kann allerdings gekürzt werden. Beispielsweise, wenn die Kosten fürs Frühstück in den Hotelkosten bereits enthalten sind oder wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter zum Lunch oder Abendessen eingeladen wurden. Wenn es ums Frühstück geht, ziehen Sie bitte 20% der Verpflegungspauschale ab, wenn es um Mittag- oder Abendessen geht, bitte jeweils 40%.

Fürs Ausland gelten meist höhere Tagessätze, die sehr unterschiedlich ausfallen und oft jährlich angepasst werden. Diese können Sie in unserem Artikel Verpflegungspauschale im Ausland nachsehen.

• Übernachtungskosten

Dienstreise absetzen_Übernachtungskosten
Wer über längere Zeit dienstlich verreist, nimmt meist auch eine Unterkunft in Anspruch. Auch diese Kosten sind absetzbar als Werbungskosten für Sie als Unternehmer. Auch hier erhalten Sie oder Ihre Mitarbeiter beim Check-out eine Rechnung über die entstandenen Kosten, die Sie einreichen können. Aber Vorsicht: Manche Hotels inkludieren beispielsweise das Frühstück. Entweder können Sie diese Kosten aus der Übernachtungsrechnung rausrechnen lassen oder – wenn das nicht geht – Sie müssen 20 % von der Verpflegungspauschale abziehen.

• Sonstige Kosten

Mehraufwendungen, die nicht in die Kategorien Reise, Übernachtung und Verpflegung fallen, können immer noch in der Kategorie „sonstige Kosten“ abgesetzt werden. Dazu gehören Parkgebühren, Eintrittspreise von Tickets zu Veranstaltungen, die besucht wurden, WLAN-Kosten im Hotel, Gepäck, das nicht im Flugticket inkludiert ist etc.

 

Welche Voraussetzungen müssen Sie dafür erfüllen?

Damit Sie die Dienstreise ordentlich absetzen können, brauchen Sie alle Belege, die diese „belegen“. Bewahren Sie diese sorgfältig auf, sie müssen dem Finanzamt nämlich als Kopie überlassen werden. Sie sind zusätzlich dazu verpflichtet, diese Belege im Original 10 Jahre aufzubewahren. Achten Sie bei weichem Papier darauf, dass der Druck schnell verschwindet (manchmal schon nach ein paar Wochen). Scannen Sie diese Belege ein oder fotografieren Sie diese ab.

Falls Ihnen ein Beleg verlorengegangen ist oder Sie keinen erhalten haben, können Sie einen Eigenbeleg anfertigen. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
Datum der Aufwendung
Art der Aufwendung (Trinkgeld, Gepäckmehrkosten, WLAN-Kosten, etc)
• Kosten (Einzelpreis sowie Gesamtkosten)
• Soweit möglich Beleg für die Höhe des Preises (z.B. Preislisten)
Grund für den Eigenbeleg
• Datum und Unterschrift

 

Wie wichtig sind Dokumentation und Nachweise?

Dienstreise absetzen_Belege
Die Dokumentation ist sehr wichtig. Wenn Sie nicht ordentlich dokumentieren und keine Nachweise haben, kann Ihnen das mehr Probleme einbringen, als wenn Sie das mit dem Absetzen gelassen hätten. Aber auch das können wir nicht empfehlen, Ihnen geht dabei zu viel Positives verloren einerseits, andererseits sind Sie dazu verpflichtet alle Kosten Ihres Unternehmens dem Finanzamt aufzuzeigen.

 

Welche Kosten, die auf Dienstreisen entstehen, können nicht geltend gemacht werden?

Im gesamten Artikel haben wir uns angesehen, was Sie alles absetzen können. Aber was geht nicht?

1. Weil es im vorherigen Absatz darum ging, möchten wir es nochmal kurz sagen: alle Kosten, für die keine Belege oder Eigenbelege vorgelegt werden, können faktisch nicht abgesetzt werden.

2. Sogenannte „private Repräsentationsaufwendungen“ können nicht abgesetzt werden. Dazu zählen gesellige Veranstaltungen, die Sie aus privaten Gründen aufsuchen müssen wie Hochzeiten oder Trauerfeiern, aber auch Vergnügen jeder Art wie Hobbies, Sportveranstaltungen etc.

3. Ebenfalls nicht abzusetzen sind private Kosten. Wenn Sie auf Ihrer Dienstreise eine Privatperson begleitet, müssen Sie alle Kosten strikt trennen, damit Sie Ihre Kosten absetzen können.

4. Geschenke für Geschäftspartner sind ebenfalls nicht absetzbar.

 

Werbungskosten geltend machen

Für die meisten Angestellten ist es Alltag abends ins eigene Bett zu klettern und morgens von Zuhause aus zur Arbeit zu starten. Für die, die viel unterwegs sein müssen, nachts im Hotel schlafen, auswärts essen und viele Stunden in öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto verbringen gibt es zumindest die Entschädigung all diese Kosten von der Steuer abzusetzen.

Wir wünschen Ihnen nun, wo Sie wichtige Informationen zum Thema gelesen haben, weitere erfolgreiche Dienstreisen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.